S/4 Migration Roadmap

Es ist mehr als ein technischer und funktionaler Releasewechsel. SAP hat in den vergangenen Monaten große Anstrengungen unternommen, um für ihre Bestandskunden den Umstieg von ERP/ECC 6.0 und der SAP’schen Business Suite 7 auf Hana und S/4 so transparent, eskalationsfrei und sicher wie möglich zu gestalten – aber die Herausforderung liegt weniger bei den technischen Werkzeugen als bei der Erfahrung mit solchen Transformationsprojekten und dem Datenvolumen.

Eine Hana- und S/4-Roadmap ohne erfahrenen SAP-Partner zu erstellen gilt in der Community als fast unmöglich – das mag nicht fair sein, ist aber die gelebte Realität. Die momentane Sympathie für die Walldorfer ist demnach nicht besonders hoch.

Der deutsche ERP-Anbieter steht somit seit Monaten unter Rechtfertigungsdruck. Helfer in der Not ist die internationale SAP-Partner-Community. Hier entstand in den vergangenen Jahren viel Erfahrung und Wissen, wie Hana und S/4 am besten zu customizen sind.

Mit eigenen IT-Werkzeugen aus der Partner-Community gelingen mittlerweile die meisten Migrationsprojekte fehlerfrei und stabil. Thomas Failer und Tobias Eberle von Data Migration Services geben die wichtigsten Parameter für eine erfolgreiche S/4-Transformation in dieser E-3 Coverstory wieder.

Deadline & Stammdaten

„Wann der richtige Zeitpunkt für einen Umstieg auf S/4 ist, muss letztendlich jedes Unternehmen für sich entscheiden“

meint Verwaltungsrat Thomas Failer gleich zu Beginn des Gesprächs.

„Zur Vorbereitung des Umstiegs ist die Bereinigung der erforderlichen Stammdaten und die Verbesserung von deren Qualität eine sinnvolle, wenn nicht sogar erforderliche Maßnahme, um die Digitalisierung mit S/4 optimal voranzutreiben“

betont er nachdrücklich und setzt somit den Fokus auf die zu migrierenden Daten aus dem SAP-System. Eine weitere sinnvolle Aufgabe bei der Vorbereitung ist die Reduzierung des Datenvolumens in den aktuellen SAP-Systemen mittels der Archivierung oder eines Rightsizing.

„So lassen sich die Datenvolumina von SAP-Systemen signifikant um circa 70 Prozent reduzieren, was den späteren Umstieg deutlich einfacher gestaltet“

weiß Failer aus zahlreichen erfolgreichen Projekten und er ergänzt:

„Noch eine Vorbereitungsmaßnahme ist aus unserer Sicht äußerst sinnvoll, und zwar die Stilllegung von bestehenden Altsystemen, auch Historisierung genannt – englisch Application Retirement. Diese werden oftmals weiterbetrieben, um den gesetzlichen Anforderungen für den Datenzugriff zu genügen.

Mit einer effizienten und effektiven Historisierung mittels unseres IT-Werkzeugs JiVS können die bestehenden Betriebskosten um bis zu 80 Prozent gesenkt werden, und das unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.“

Datenqualität für S/4

Data Migration Services setzt einen Schwerpunkt auf die Datenqualität und das Datenmanagement. Dazu CEO Tobias Eberle:

„Oftmals liegt der Fokus bei der S/4-Roadmap auf Funktionalitäten oder der Nutzung neuer Möglichkeiten mit S/4. Leicht übersehen wird, dass die Datenmenge und deren Qualität eine zen­trale Rolle bei der Einführung von S/4 spielen.

Zudem wird meist auch übersehen, dass nach der Einführung von S/4 die alten SAP-Systeme immer noch vorhanden sind und weiterbetrieben werden. Eine konsequente Hinzunahme der Historisierung in eine S/4-Roadmap ist hier ratsam.“

Somit stellt sich die Frage: Wie lassen sich im Rahmen der S/4-Migration Schwachstellen in Bezug auf Datenhaltung, Datenqualität, Datenwachstum, Fehlkonfigurationen identifizieren und beheben? Thomas Failer, Eigentümer der Data Migration Services, meint:

„Ja, der Wechsel nach S/4 bietet eine Chance, die Datenbestände in Bezug auf Datenhaltung, Datenqualität, Datenwachstum zu prüfen und Fehlkonfigurationen zu identifizieren und zu beheben. Hierzu eignet sich der Brownfield- oder Greenfield-Ansatz.

Dabei werden grundsätzlich nur diejenigen Daten migriert, die im Zielsystem erforderlich sind. Eine vorgängige Bereinigung der Datenbestände – speziell Stammdaten – bringt die Möglichkeit mit sich, Fehlkonfigurationen zu korrigieren und die Qualität der Daten zu verbessern.

Die JiVS-Plattform der Data Migration Services unterstützt dabei den Kunden, indem die Datenbestände einfach analysiert und so Schwachstellen aufgedeckt werden.“

Vor der Migration

„Die Aufbereitung von Stammdaten sollte zwingend vor der Migration nach S/4 erfolgen“, betont Tobias Eberle nochmals. Nach Erfahrung von Data Migration Services sollte die Anpassung der Stammdaten hinsichtlich der folgenden Punkte stattfinden:

Aussortierung nicht mehr benötigter Stammdaten, Bereinigung von Dubletten, Standardisierung und Normierung von Stammdaten sowie Anreicherung der Stammdaten um S/4-relevante Informationen.

„Die Aufbereitung der Stammdaten erfolgt idealerweise vor der Einführung von S/4 und kann getrennt davon heute und jederzeit gestartet werden“

erklärt Thomas Failer.

Ohne SolMan

Viele SAP-Bestandskunden könnten hier unmittelbar an das Standardwerkzeug SolMan denken, der in der Version 7.2 einen enormen Zuwachs an Funktionen und Möglichkeiten bekommen hat – aber: „Aus unserer Sicht ist der SolMan keine Option für die Datenpflege und -qualität.

Hier sehen wir eher den Einsatz des SAP Migration Cockpits für den konsistenten Import der Daten in die S/4-Umgebung“

weiß Eberle aufgrund vieler erfolgreicher Kundenprojekte. Bei jedem Migrationsprojekt wird auch der passende Infrastrukturansatz diskutiert: Vor- und Nachteile eines Greenfield- oder Brownfield-Ansatzes?

„Die beiden grundsätzlichen Migrationswege Greenfield und Brownfield haben spezifische Vor- und Nachteile, die jedoch für jeden SAP-Bestandskunden individuell zu bewerten sind“

ist Thomas Failer überzeugt und er erklärt im E-3 Gespräch:

„Während der Ansatz auf der grünen Wiese eine Neuimplementierung erfordert, verspricht die Sanierung der – laut Wörterbuch – braunen ,Altlasten‘ Investitionsschutz für die in der Regel umfangreichen und aufwändigen Anpassungen der SAP-Systeme durch die Bestandskunden.“

Greenfield oder Brownfield

CEO Tobias Eberle warnt jedoch: Wichtiger als eine Empfehlung für den einen oder den anderen Migrationspfad sei die Feststellung, dass bei beiden Varianten nicht sauber gerechnet werde.

„Denn in jedem Fall müssen die Unternehmen zusätzlich in SAP S/4 investieren, schließlich müssen sie neue Lizenzen erwerben und teure Hardware einkaufen oder Abonnements abschließen“

erklärt der CEO der Data Migration Services. Zwar reduziert sich das Datenvolumen aus den Altsystemen beim Umstieg auf die Hana-Datenbank, doch sind die Anforderungen an die Arbeitsspeicher ungleich größer, denn die Kombination aus klassischer Infrastruktur und Archivierungslösungen wird obsolet.

„Gerade die von der Mehrzahl der SAP- Bestandskunden bevorzugte Migration im eigenen Rechenzentrum – ob schrittweise oder einmalig – erweist sich folglich als massiver Kostentreiber“

betont Thomas Failer.

Aber die beiden Manager haben eine Lösung: Das Problem ist, dass die geplanten Budgetsteigerungen bei den SAP-Bestandskunden nicht ausreichen werden, die erforderlichen Mittel für die Modernisierung und weitergehende Digitalisierung bereitzustellen. Die Empfehlung heißt daher für beide Migrationspfade, Altsysteme, die durch die Migration obsolet werden, abzuschalten und dadurch massiv Betriebskosten einzusparen.

Bereinigen & stilllegen

In SAP-Systemen finden sich demnach immer wieder nicht mehr aktive Komponenten, das gilt für „vergessene“ Abap-Funktionen aus dem Z-Namensraum ebenso wie für Einstellungen im FI/CO-Bereich.

Welche Möglichkeiten gibt es, um nicht genutzte Buchungskreise zu identifizieren und stillzulegen?

„Nicht mehr benötigte Buchungskreise sind unnötiger Ballast in einem SAP-System und es ist wünschenswert, diese zu entfernen“

erklärt Tobias Eberle die Situation bei vielen Bestandskunden.

„Aus legalen Gründen ist das Löschen von Buchungskreisen nicht ohne Weiteres möglich. Mit der JiVS-Lösung kann ein sicheres Löschen in SAP jedoch ermöglicht werden. Hierzu werden in einem ersten Schritt die Daten von SAP nach JiVS kopiert und das JiVS-System für den Zugriff auf die Daten eingerichtet.

JiVS bietet hier 700 vordefinierte Business-Objekte für SAP FI, CO, MM, SD, HR etc., welche den Zugriff auf die Daten schnell einrichten lassen. Mit SAP oder anderen Mitteln kann nun der Buchungskreis in dem SAP-System gelöscht werden. Der Zugriff auf die Daten erfolgt anschließend über die JiVS-Web-Benutzeroberfläche.“

Schlanke Archive

Wie gelingt es, den Kostenfaktor „Altsysteme“ klein zu halten? Und das Archiv schlank und agil zu halten? Tobias Eberle:

„Der Kostenblock für den Betrieb der Altsysteme muss dauerhaft gesenkt werden. Das Mittel der Wahl heißt Konsolidierung und Stilllegung. Die Anwender wissen das seit Jahren. Doch sie scheuen wegen der dafür anfallenden Kosten davor zurück.“

Auch hier hat Thomas Failer eine logische Antwort für die SAP-Community:

„Voraussetzung dafür, dass eine für das Abschalten der Altsysteme geeignete Lösung die hierfür nötigen Investitionen in kurzer Zeit amortisiert und in der Folge für dauerhaft niedrigere Betriebskosten sorgt, sind Standardisierung und Automatisierung.“

Genau diese Eigenschaften weist die Lösung JiVS der Schweizer Data Migration Services auf. Diese Eigenschaften sind das Resultat einer Vielzahl von Projekten zu Datenmigration und Stilllegung von Altsystemen.

In der Praxis hat JiVS erwiesenermaßen nach der Stilllegung der Altsysteme die Betriebskosten um 80 bis 90 Prozent gesenkt. Mit den restlichen zehn bis 20 Prozent lassen sich die aus Compli­ance-Gründen aufzubewahrenden Altdaten inklusive SAP-Geschäftslogik weiterhin nutzen.

Tobias Eberle ergänzt:

„Vor der Historisierung der Daten und Dokumente erfolgt jedoch eine Dublettenbereinigung. Das führt in der Regel zu einer deutlichen Reduzierung des Speichervolumens. Gleichzeitig senkt das die Menge der in das Live-System zu übernehmenden Informationen.“

Aktuelle Stammdaten

Damit muss eine S/4-Roadmap auch dem Thema Infrastruktur gerecht werden – und welche Fragen müssen hinsichtlich Hardware-Sizing und Lizenzen bezüglich Hana und S/4 geklärt werden? Tobias Eberle:

„Es ist zu klären, welche Daten nach S/4 migriert werden müssen und welche Datenvolumen sich daraus ergeben. Konkret stellt sich die Frage, ob historische Daten in ein neues S/4-System migriert werden müssen.“

Idealerweise kann mit S/4 auf der grünen Wiese (engl. Greenfield, siehe oben) gestartet und nur die aktuellen Stammdaten nach S/4 geladen werden.

„So kann der ganze Ballast an historischen Daten der vergangenen Jahre abgeschüttelt werden, was sich positiv auf das Hardware-Sizing und Lizenzen auswirkt“

erklärt Failer. Eine Amortisierung der Investition in Lizenzen und Hardware sollte spätestens nach drei Jahren erfolgen, meint man bei Data Migration Services.

„Eine schnellere Amortisierung kann beispielsweise durch geringere Anschaffungskosten für Lizenzen und Hardware erzielt werden. Erzielen kann man dies durch die Reduktion des Datenvolumens mittels des Rightsizing und der Senkung der Betriebskosten für Altsysteme mit der erwähnten Historisierung“

beschreibt Tobias Eberle die Erfahrungen aus erfolgreichen Kundenprojekten.

Ein Vergleich mit den Kosten der SAP-Cloud-Plattform ist selbstverständlich zulässig – diesem muss sich jedes Unternehmen am Ende auch stellen bei der Frage On-premise oder Cloud. Hier sei noch zu erwähnen, dass beim Umstieg auf das Cloud-Modell noch mehr die Frage nach dem Datenvolumen, welches initial geladen wird, gestellt werden muss.

Datenschutz-Grundverordnung

Die S/4-Roadmap wird maßgeblich vom Datenmanagement beim SAP-Bestandskunden geprägt, somit wird unmittelbar auch die kommende Datenschutz-Grundverordnung relevant.

„Bei der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung legen wir als Spezialist für die Historisierung den Fokus auf die Altsysteme“

beschreibt Thomas Failer das Szenario.

Viele Kunden betreiben SAP-, aber noch nicht SAP-Altsysteme, um den gesetzlichen Rahmenbedingungen für den Datenzugriff zu genügen. Und Tobias Eberle betont, dass mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung hinzukommt, bestimmte Daten auf Verlangen auch zu löschen.

„Diese Anforderung ist speziell bei alten Systemen schwer oder gar nicht mehr möglich zu erfüllen“

weiß er aus seiner beruflichen Praxis.

„Entweder weil die alten Systeme das Löschen nicht unterstützen oder die Durchführung ex­trem aufwändig ist. Daher empfehlen wir von Data Migration Services die konsequente Historisierung aller Altsysteme mittels JiVS.

Damit werden sämtliche Daten auf einer Plattform gespeichert und können dort zentral bewirtschaftet werden. Mit dem JiVS-Retention-Management besteht nun die Möglichkeit, selektiv und gezielt Daten zu löschen und so den Anforderungen der neuen Datenschutz-Grundverordnung zu genügen.“

Nur jedes zweite Unternehmen in Deutschland hat sich bei der Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) bislang Hilfe von externen Experten geholt.

Gerade einmal 48 Prozent aller Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten geben demnach an, Spezialisten außerhalb des eigenen Hauses hinzugezogen zu haben. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Befragung unter mehr als 500 Unternehmen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.

Externe DSGVO-Hilfe

Am häufigsten wurden externe Anwälte eingeschaltet, die von rund jedem dritten Unternehmen (35 Prozent) mit Blick auf die DSGVO konsultiert wurden. Externe Prüfer oder Auditoren haben 29 Prozent aller Unternehmen hinzugezogen, eine externe Datenschutzberatung fand in jedem fünften Unternehmen (21 Prozent) statt.

„Nur rund jedes achte Unternehmen wird nach eigener Einschätzung bis zum Stichtag die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung vollständig umgesetzt haben. Angesichts dieses geringen Anteils und der Höhe der möglichen Bußgelder ist die eher geringe Inanspruchnahme von externer Hilfe bei der Umsetzung eher überraschend“

sagte Susanne Dehmel, Mitglied der Bitkom-Geschäftsführung für Recht und Sicherheit.

„Von den EU-Vorgaben sind praktisch alle Unternehmen betroffen, da sie für alle Unternehmen gelten, die personenbezogene Daten verarbeiten. Für Unternehmen, die noch gar nichts getan haben, wird allmählich die Zeit knapp.“

Am 25. Mai 2018 ist es so weit und die zweijährige Übergangsfrist zur Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung endet. Laut einer Umfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG) unter ihren Mitgliedern haben bisher gerade einmal etwas mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen eine Vorgehensweise (Roadmap) zur Umsetzung der EU-DSGVO in ihrem Unternehmen entwickelt.

Nur Live-Daten für S/4

Wie sieht man beim Datenmanagement die Situation in der deutschsprachigen SAP-Community? Thomas Failer:

„Wir denken, dass die Ergebnisse der Befragung in der Tat repräsentativ für die Situation sind. Es wird schwer werden, die Bestimmung der Verordnung einzuhalten, wenn die Unternehmen nicht den Wildwuchs in ihrer Applikationslandschaft beenden und die Datenhaltung zentralisieren.

Beides zusammengenommen bedeutet Zentralisierung sowohl auf der Ebene der Systeme als auch der Informationen. Nur die Live-Daten sind in die neue zentrale Applikationsplattform zu übernehmen, der Rest gehört in die Datenplattform.

Dieses Denken in Plattformen ist die Voraussetzung dafür, die Situation grundlegend zu ändern. So können die erforderliche Modernisierung und die gestiegenen Compliance-Anforderungen miteinander in Einklang gebracht werden.

Auch wenn die neue Verordnung auf den ersten Blick wie eine neue, schwere Bürde der Behörden erscheint, kann sie sich am Ende als segensreicher Beschleuniger der Innovation in der IT-Landschaft der SAP-Bestandskunden erweisen.“

Speichern & löschen

Welche Bedeutung hat das erwähnte Thema Datenlöschung im Allgemeinen und im Speziellen bei der Datenschutz-Grundverordnung?

„Die Fähigkeit, Informationen nicht nur sicher ablegen und aufbewahren, sondern auch löschen zu können, ist entscheidend für ein Stammdatenmanagement, das diesen Namen verdient“

definiert Thomas Failer im E-3 Gespräch und ergänzt:

„Nur wer die doppelt vorhandenen Datensätze, oft mit kleinen Abweichungen voneinander, bereinigen und die redundanten oder falschen Datensätze löschen kann, sorgt für eine gleichbleibend hohe Qualität in seinen Stammdaten.“

Und CEO Tobias Eberle betont, dass es immer mehr Auflagen, die diese Fähigkeit zum Löschen explizit verlangen, gibt.

„So dürfen schon seit Längerem Bewerbungen bei Unternehmen nicht mehr unbegrenzt aufbewahrt werden, sondern müssen nach einigen Jahren unwiederbringlich gelöscht werden. Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung leitet hier eine entscheidende Wende ein.

Denn ab jetzt müssen die Unternehmen in der Lage sein, jeden personenbezogenen Datensatz zu identifizieren und zu löschen. Und das nicht erst mit Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, die selbstverständlich weiter zu beachten sind.

Vielmehr müssen nach der neuen Verordnung diejenigen Daten entfernt werden, für deren Aufbewahrung ein Unternehmen keinen legitimen Zweck mehr nachweisen kann. Diese Flexibilität, individuelle Datensätze auf Knopfdruck ermitteln und löschen zu können, bietet am besten eine zentrale Plattform für das Datenmanagement mit eingebauten Funktionalitäten für Retention Management inklusive Löschfunktion“

erklärt Eberle das kommende Szenario.