S/4-Hana-Transformation aus Lizenzsicht

Im Jahr 2030 schlägt die letzte Stunde für das in die Jahre gekommene, aber heute noch meistgenutzte SAP ERP. Bis dahin kann der entsprechende Support über zusätzliche Gebühren weiterhin in Anspruch genommen werden.

Unklar ist hierbei, ob die zusätzliche Zeit Unternehmen bei der Migration in die S/4-Hana-Welt ausreichend hilft. SAP jedenfalls zeigt sich bemüht, für die Zukunft ein simpleres Produktportfolio zu präsentieren, der Gleiswechsel wird deshalb aber mitnichten simpel sein.

Lizenznehmer sollten sich daher in jedem Fall zeitnah auf den anstehenden Wechsel vorbereiten, gibt es doch einiges an Änderungen zu beachten.

Die erste Vereinfachung erwartet die Unternehmen bei der Auswahl der Datenbank. Die innovative In-memory-Technologie kommt zwingend mit der Hana-Datenbank; Drittanbieter fallen weg.

Anstelle der 131 historisch gewachsenen ­Named- User-Lizenztypen (NUL) wartet S/4 mit vier Direct-User-Access-Lizenzen für den sogenannten ­Digital Core Use auf. Dabei handelt es sich um einen Developer-User und drei Enterprise-Management-User, welche wiederum hierarchisch aufsteigend mit mehr Funktionalitätsberechtigungen versehen sind.

Das kommerzielle Lizenzmanagement kann sich dadurch vereinfachen, jedoch dürfen weiterhin Zusatzvereinbarungen in die Verträge aufgenommen werden. Die vier neuen Lizenztypen sind dabei keinen natürlichen Personen mehr zuzuschreiben, sondern auf technischer Ebene an die Nutzer-­Accounts im System geknüpft.

Die Line of Business (LoB) Solutions wurden ebenfalls abgespeckt. Hier gibt es ein kleineres ­Engine-Portfolio mit weniger kunden- und branchenspezifischen Modifikationen als im traditionellen Konzept. Die Lizenzierung erfolgt dabei über wertbasierte Metriken.

Somit ist für die Benutzung in der Regel nur die jeweilige LoB-Lizenz erforderlich. In der Theorie lassen sich diese Applikationen folglich auch mit Accounts ohne User-Access-Lizenzen nutzen. In der Praxis gilt es jedoch nachzuweisen, dass User Accounts ausschließlich LoB-Funktionalitäten nutzen und nicht auf den Digital Core zugreifen.

Ein aufgeräumtes Portfolio ist eine willkommene Änderung, wie jedoch überführt man eine jahrelang zementierte Lizenzstruktur in die S/4-Hana-Welt? SAP gestaltet es simpel und bietet die Anrechnung bereits im Besitz befindlicher Lizenzen an. Die akkurate Zuordnung von bestehenden NUL zu den neuen S/4-Usern stellt jedoch viele Kunden vor Herausforderungen.

Vermeintlich gleiche NUL sind (abhängig vom Nutzungsverhalten) unterschiedlichen S/4-Hana-Usern zuzuordnen. Die Umwandlung sollte daher für jeden User Account evaluiert werden. Faktisch ist es möglich, dass einige NUL gar nutzlos werden, weil das passende Produkt-Pendant in S/4 nicht mehr existiert oder die Nutzung der Funktionalität keiner zusätzlichen Userlizenz bedarf.

Neben Sonderregelungen seitens SAP bieten zwei Transformationsmodelle methodische Ansätze zur Bewältigung. Die Greenfield- (Neuimplementierung) und Brownfield-Ansätze (Softwareupgrade und Datentransformation) bieten beide eine Reihe von Vor- und Nachteilen für verschiedenste Unternehmensszenarien und diese gilt es fallspezifisch zu evaluieren.

Auch bietet SAP eine Reihe von Tools (beispielsweise das S/4 Hana Migration Cockpit) an, die am besten mit der Hilfe von entsprechenden Experten zur Planungsumsetzung herangezogen werden sollten.

Wie könnte eine Lizenzzuteilung für User Accounts in S/4 Hana aussehen und welche Line of Business Solutions sollten strategisch ausgewählt werden? Wie könnten passende Lizenzwandlungen und eine Contract Conversion aussehen? Noch ist vieles ungewiss, zumal ja auch manche Optionen von den Entscheidungen der Anwender abhängen.

Nur wer seine Lizenzen optimiert hat und den Durchblick bewahrt, zahlt nicht mehr als notwendig und riskiert auch keine Nachzahlungen. Festzuhalten ist, dass der Job aller Lizenzmanager und Lizenzmanagerinnen wie immer spannend bleibt!