S/4 Hana Lessons Learned

Vielmehr definiert der digitale Wandel die Beziehungen in der Arbeitswelt völlig neu, sowohl innerhalb der Organisationen als auch zu Stakeholdern wie Kunden und Lieferanten. Es geht darum, die Abläufe in den Unternehmen neu zu denken und eine strategische Veränderungsbereitschaft bei allen Beteiligten zu erreichen.

Mut haben zum Paradigmenwechsel

Für ihre mittel- und langfristige Wettbewerbsfähigkeit müssen Unternehmen sehr agil auf Änderungen des Marktes reagieren und die Akteure auf jeder Ebene miteinander vernetzen, damit alles – vom Handeln der Mitarbeiter über die eingesetzten Technologien bis hin zu den Betriebsprozessen – dem Erreichen der strategischen Unternehmensziele dient. Dafür benötigen sie ein sehr leistungsfähiges ERP-System, wie etwa SAP S/4 Hana. Mittlerweile haben zahlreiche SAP-Kunden auf S/4 umgestellt. Arvato Systems hat viele von ihnen in diesem Transformationsprozess begleitet und umfangreiche Erfahrungen gesammelt, die sich in den nachfolgenden acht Tipps widerspiegeln.

Der digitale Wandel erschöpft sich keinesfalls in der Einführung entsprechender Softwaresysteme, sondern ordnet vor allem Geschäftsbeziehungen, Unternehmensabläufe und Wertschöpfungsketten völlig neu. Die entsprechende Software ­unterstützt beziehungsweise beschleunigt diesen Weg – ist jedoch in erster Linie Mittel zum Zweck. Die Business Transformation betrifft alle Funktionen, Handlungsweisen und Bereiche im Unternehmen. Firmen sind darum gefordert, nicht nur bewährte Strukturen und Geschäftsmodelle auf den Prüfstand zu stellen, sondern auch bestehende Prozesse, Technologien und Denkweisen zu hinterfragen.

Die Einführung von S/4 bietet dafür die beste Gelegenheit. Sie sollte daher keinesfalls als reines IT-Vorhaben verstanden werden, sondern als ein Change-Projekt, das das gesamte Unternehmen betrifft. Die Führungskräfte sind dabei gefordert, den Mitarbeitern Freiräume für kreative Ideen zu lassen. Das Management muss sich klar dazu bekennen, prinzipiell offen für neue Lösungsansätze zu sein. Nicht zuletzt muss jedes Silodenken im Unternehmen der Vergangenheit angehören.

Gerade in der Kommunikation lassen sich besonders viele Fehler machen: Es wird nicht ausreichend, zu spät oder auf falschem Weg kommuniziert. Change lässt sich nur dann effektiv und effizient umsetzen, wenn Unternehmen Mitarbeiter von Beginn an einbeziehen. Je transparenter dabei die interne Kommunikation erfolgt und Ziele wie Herausforderungen gleichermaßen vermittelt werden, desto größer ist die Bereitschaft der Arbeitnehmer, mitzuwirken.

Sowohl die Inhalte als auch die Formate müssen zur jeweiligen Zielgruppe passen. Um von den Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter umfassend zu profitieren, sollte man nicht nur auf eine Top-Down-Kommunikation setzen, sondern den vertikalen Informationsaustausch innerhalb der Belegschaft fördern.

Skepsis in Engagement wandeln

Die Einführung neuer Software ist fast immer mit Vorbehalten verbunden. Was habe ich im Arbeitsalltag wirklich davon? Wie kompliziert wird das Programm zu hand­haben sein? Muss ich mit zusätzlichem Arbeitsaufwand rechnen? Bei der digitalen Transformation und der damit verbundenen Automatisierung von Abläufen kommt bei manchem noch die Sorge um den eigenen Arbeitsplatz dazu. Mit Realismus und Transparenz lassen sich diese Befürchtungen jedoch zumeist ausräumen, indem man den Teams, aber auch dem Einzelnen aufzeigt, wie sich sein Arbeitsplatz konkret verändern wird und welche neuen Möglichkeiten sich ihm damit bieten.

Gerade, wenn es um S/4 Hana geht, profitieren eben auch die Fachbereiche von den standardisierten Prozessen und konsistenten Daten der Plattform. So kann etwa das Controlling sicher sein, mit einheitlichen und stets aktuellen Daten zu arbeiten. Auf der Habenseite stehen weiterhin flexible, hoch performante Analyse- und Reporting-Funktionen.

Zudem kann man nun Entscheidungen besser und schneller treffen, da die Informationen in Echtzeit vorliegen. Oder nimmt man als weiteres Beispiel Digital Manufacturing: Im Fertigungsbereich liegt der Fokus darauf, die Produk­tion zu flexibilisieren, damit man reaktionsschneller ist und die Produktionszyklen verkürzt. Das gelingt S/4, das dafür unter anderem die Produktionsplanung mit dem ERP-System verknüpft und über integrierte Funktionen zu Bestandsverwaltung, Materialbedarfs- und Terminplanung verfügt.

Insellösungen vermeiden

Aufgrund der umfangreichen Funktionalitäten zur Datenverarbeitung sind die Fach­abteilungen in der Lage, unterschiedlichste Anwendungen direkt auf der Hana-Plattform zu erstellen.

Das Rollout von S/4 Hana ist hochkomplex. Nicht nur, da sehr viele Nutzer betroffen sind und es strikte Zeit- und Budgetvorgaben sowie hohe Qualitätsanforderungen gibt, sondern auch, weil man die Störungen des laufenden Geschäftsbetriebs so gering wie möglich halten will. Zudem darf es in puncto ERP-Software keine Panne geben. Eine sehr gute strategische und organisatorische Vorbereitung ist deshalb gefragt.

So sind alle Grundsatzentscheidungen bereits im Vorfeld zu treffen, etwa die Frage „Make or Buy“: Schließlich muss man Prozesse, die outgesourct werden, gar nicht erst auf die neue Plattform migrieren. Weiterhin sollte man vorab jeden relevanten Vorgang, die gesamte Unternehmensstruktur und alle grundlegenden Richtlinien daraufhin prüfen, ob sie wirklich stringent auf die Unternehmensziele einzahlen und wo Optimierungspotenziale bestehen. Was möglich ist, sollte man bereits vor dem eigentlichen Umstieg abarbeiten. Dazu gehört unter anderem, die Stammdaten in Ordnung zu bringen und Altdatenbestände zu archivieren.

Dass es sich um eine innovative, gut durchdachte Lösung handelt, reicht als Kriterium, eine Cutting-Edge-Technologie wie KI (künstliche Intelligenz) einzuführen, nicht aus. Man muss sie für den Fachbereich mit realen Use Cases nutzbar machen. Zudem muss das Aufwand-Nutzen-Verhältnis stimmen. KI zum Beispiel kann die Buchhaltung von Routineaufgaben entlasten, etwa, wenn sie Kostenstellen auf Anomalien prüft oder die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung übernimmt, indem sie auf Basis von Vergangenheits­daten kontiert.

Die Anforderungen an die IT-Abteilung haben sich stark geändert. Sie ist nicht mehr nur interner technologischer Dienstleister, der dafür sorgt, dass die Informations- und Kommunikationstechnik reibungslos funktioniert, Effizienzgewinne durch IT erreicht werden und Datenschutz und -sicherheit gewährleistet sind.

Zunehmend findet sich das IT-Team in der Rolle als Ideengeber für neue, digitale Geschäftsmodelle wieder. Es soll sich als zentrales Gestaltungselement der Unternehmensentwicklung verstehen und Impulse für die strategische Ausrichtung geben. Dafür müssen die Mitarbeiter sensibilisiert und geschult werden. Ihr erweitertes Aufgabengebiet und seine Bedeutung sind innerhalb der Organisation klar zu kommunizieren.

Die Business Transformation hat sehr viele Dimensionen – von einem Change in der prinzipiellen Herangehensweise und in Arbeitsabläufen über ein geändertes Beziehungsgeflecht bis hin zum Rollout der Software-Systeme. Zahlreiche Komplexitätstreiber, wie die Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung oder die neuen Modelle für die Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen, machen den Transformationsprozess nicht einfacher. Da ist es hilfreich, ihn mithilfe einer Roadmap zu planen und gut zu strukturieren.