Nach dem Homeoffice kommt das Aufräumen

Digitalisierung und Remote Work haben drastisch an Akzeptanz gewonnen: Nach einer aktuellen Bitkom-Studie haben im ersten Quartal 2020 neun Millionen Arbeitnehmer erstmals von zuhause aus gearbeitet.

Die schiere Zahl legt nahe, dass nicht alle darauf vorbereitet waren: Die meisten Unternehmen haben übergangsweise auf Cloud-Dienste gesetzt. Das könnte erheblichen Zusatzaufwand für die Unternehmen bedeuten: nach sechs Wochen improvisierter Heimarbeit geschätzt neun Millionen Manntage für das Suchen, Ablegen und korrekte Archivieren der im Homeoffice bearbeiteten Dateien.

Die Einrichtung entsprechender Lösungen braucht Zeit: Wer die nicht hat, hat oft ein Problem. Vielleicht nicht sofort:

„Ich würde vermuten, dass dort, wo ein Ablage- und Dokumentenmanagement fehlt, mit halblegalen Mitteln, also kostenlosen Cloud- Diensten, gearbeitet wurde, damit es vorwärtsgeht“

sagt Norbert Gronau, Professor am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, Prozesse und Systeme der Universität Potsdam.

„Wir sprechen hier von rund anderthalb Millionen Unternehmen, die auf solche Ad-hoc-Lösungen angewiesen sind – oder schlimmer noch: sich die Dokumente per E-Mail hin- und herschicken. Da kann man sie dann auch gleich am Marktplatz aushängen.“

Einen nachvollziehbaren Dokumentenfluss im Nachgang – mit der Rückkehr zum Büroalltag – wieder händisch herzustellen könnte zusätzliche Lasten aufbürden.

„Neun Millionen Arbeitnehmer, die kurzfristig ins Homeoffice wechseln mussten, haben in sechs Wochen 270 Millionen Manntage gearbeitet“

rechnet Sven Kaiser, Marketingleiter bei Optimal Systems, vor.

„Zehn Prozent dieser Zeit für die Nachbearbeitung entsprächen 216 Millionen Arbeitsstunden. Selbst wenn nur ein Drittel der spontan ins Homeoffice verlegten Mitarbeiter tatsächlich improvisiert hat, wären das noch immer fast neun Millionen Manntage oder 72 Millionen Arbeitsstunden – eine gigantische Kostenlast im Vergleich zu der Investition in ein ECM.“