Modernes Finance und Controlling in der SAP-Community als S/4-Option: Mit Composable Enterprise die Zukunft gestalten

Die Grenzen brechen auf: SAP-Bestandskunden suchen ERP-Lösungen auch jenseits der SAP-Preis- und -Konditionenliste (PKL). Eine langjährige Kernkompetenz von SAP ist das Finanzwesen mit den traditionellen R/3-Modulen FI, AM und CO – als Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung und Controlling. Modernes Supply Chain Planning, Human Capital Management und Customer Relationship Management sowie weitere ERP-Funktionen erfordern aber einen neuen Ansatz für die Finanzplanung. Der Chief Financial Officer ist aktuell mehr Steuermann als Buchhalter. Der CFO ist auch Vermögensverwalter und oberster Controller, dafür braucht er neue Instrumente. Cloud-native-Anbieter Workday hat auf viele Herausforderungen des modernen Finanzwesens eine Antwort gefunden.

Das E3-Magazin bat zum Gespräch am runden Tisch, um über die Möglichkeiten und Chancen der Finance Suite von Workday für SAP-Bestandskunden zu diskutieren. Der virtuelle Round Table fand am 3. Juli statt und wurde live über YouTube und LinkedIn ausgestrahlt. Teilnehmer waren Frank Mens, Partner Executive Workday, ­Alexander Rauchstädt, Senior Manager im Bereich Digital Performance Management bei De­loitte, Jörg Waschkowitz, Management Consulting Finance bei PWC, und als Anwender und damit Proof-of-Concept in der E3-Runde Johannes Hiemer, CEO Germany von Evoila. Eine Aufzeichnung ist kostenfrei auf dem E3-YouTube-Kanal verfügbar.

Warum Workday? „Wir sind mittlerweile eine echte Alternative auf dem deutschsprachigen Markt und werden von vielen Unternehmen aktiv nachgefragt“, erklärt zu Beginn des E3-Gesprächs Workday-Manager Frank Mens. „Kunden stehen oft vor der Entscheidung: Machen sie weiter wie bisher oder suchen sie nach Alternativen? Und mittlerweile kommt keiner mehr an Workday vorbei.“

Natürlich muss jedes Finanzsystem die grundlegenden Funktionen wie Buchhaltung und Abschluss bieten. Aber das war für Workday als US-amerikanischen Anbieter anfangs eine Herausforderung in Deutschland. „Wir haben diese Hürde jedoch erfolgreich gemeistert und verfügen über Zertifikate in Deutschland, Österreich und der Schweiz“, erklärt Frank Mens. „Der entscheidende Punkt ist jedoch, wie wir Fi­nance auf einer strategischeren Ebene positionieren. Wir ermöglichen es Finanzabteilungen, einen Platz am Tisch zu bekommen, wenn es um wichtige Entscheidungen geht, die Zukunft zu gestalten und Veränderungen voranzutreiben. Das ist der Hauptgrund, warum Unternehmen Workday wählen. Es geht nicht nur um Buchhaltung – das kann jeder.“

Strategisch planen und denken

Eine Finanzsoftware der nächsten Generation soll helfen, strategischer zu planen und in die Zukunft zu blicken. „Unser Ziel ist es, mehr Transparenz und Agilität zu bieten, sodass Unternehmen schneller auf Veränderungen reagieren und ihre Prozesse anpassen können“, bestätigt Workday-Manager Frank Mens. Die Finanzabteilungen, nicht nur bei den SAP-Bestandskunden, treiben diese Agilität voran. Damit liefern sie dem C-Level wertvolle Einblicke.

Für ERP-Innovationen wie eine strategische Finance Suite stellt sich für einen eta­blierten SAP-Bestandskunden naturgemäß die Frage: Wie gelingt der Wandel, die digitale Transformation? „Change Management ist ein entscheidender Aspekt und ich glaube, dass es im Wesentlichen darum geht, die Menschen im Unternehmen nicht nur zu informieren, sondern wirklich mitzunehmen“, betont Deloitte-Manager Ale­xander Rauchstädt im E3-Livegespräch. „Es geht darum, Vertrauen zu schaffen und die Mitarbeitenden Schritt für Schritt durch den Veränderungsprozess zu führen.“

Jörg Waschkowitz, Management Con­sulting Finance bei PWC, bestätigt die Aussage seines Kollegen von Deloitte: „Es geht darum, eine klare Kommunikation zu eta­blieren, sicherzustellen, dass jeder versteht, warum diese Veränderungen notwendig sind. Ein zentraler Bestandteil ist es, die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess einzubeziehen und ihre Perspektiven zu berücksichtigen. Das hilft, Widerstände abzubauen und eine positive Einstellung gegenüber den Veränderungen zu fördern.“ Und noch einmal Alexander Rauchstädt: „Unsere Aufgabe als Berater ist es, nicht nur die technische Implementierung zu unterstützen, sondern auch sicherzustellen, dass die Menschen im Unternehmen die Veränderungen verstehen und sich damit wohlfühlen. Oft arbeiten wir eng mit den Führungskräften zusammen, um sicherzustellen, dass sie die Veränderungen im Unternehmen glaubwürdig vermitteln und vorleben.“

Wichtig erscheint ein strukturierter Ansatz. Workshops sind ein sehr wichtiger Bestandteil, weil sie es den Beratern von Deloitte und PWC ermöglichen, direkt mit den Mitarbeitenden zu arbeiten und auf ihre spezifischen Fragen und Bedenken einzugehen. „Wir bringen dabei auch Modelle und bewährte Ansätze mit, die wir in vielen Projekten bereits erfolgreich angewendet haben“, erklärt Jörg Waschkowitz und er ergänzt: „Es geht aber nicht nur um Workshops. Wir haben auch verschiedene Tools und Methoden, die wir einsetzen, um den gesamten Prozess zu begleiten.

Z. B. arbeiten wir mit Change-Management- und Transformationsmanagement-An­sätzen, die speziell auf die Anforderungen der Workday-Plattform zugeschnitten sind. So stellen wir sicher, dass der gesamte Prozess reibungslos abläuft und dass die Veränderungen im Unternehmen nachhaltig sind.“

Workday-Manager Frank Mens präzisiert im E3-Round-Table die Aussagen der Berater von Deloitte und PWC: „Unsere Plattform ist sehr gut darin, sich an den Bedürfnissen der Menschen zu orientieren, Themen wie New Work, also hybriden und Remote-Arbeitsmodellen, und der Zusammenarbeit von Teams weltweit über die Cloud. Aber auch Themen wie künstlicher Intelligenz, die wir breit verfügbar machen, um einen Mehrwert zu schaffen, ohne dabei die Menschen aus den Augen zu verlieren. Das betrifft sowohl die Datensicherheit als auch die Nutzung und Qualität der Daten für Entscheidungen. Es geht auch um die Abbildung und Automatisierung von Prozessen im Unternehmen. Das ist etwas, das unsere Software mitbringt.“

Deutlich wird in der E3-YouTube-Diskussion, dass eine prozesshafte Lösungskompetenz zum Ziel führt. Die Workday-Fi­nance-Suite ist hier meistens in ein übergeordnetes ERP-System eingebettet, sodass eine ganzheitliche Analyse von den Workday-Partnern Deloitte und PWC gefordert ist, dazu präzisiert PWC-Berater Jörg Waschkowitz: „Wenn wir über eine ERP-Implementierung sprechen, setzen wir voraus, dass wir die richtige ERP-Lösung ausgewählt haben. Dabei begleiten wir unsere Kunden. So kam ich 2017 in das Workday-Ökosystem. Viele Unternehmen haben uns angesprochen, weil sie Alternativen zu ihrem bestehenden ERP-Anbieter suchten. Workday haben wir dann als passende Lösung für den deutschen Markt identifiziert.“

Alle Teilnehmer der E3-Gesprächsrunde sind sich einig, dass es eine große Entscheidung darstellt, ein neues ERP-Projekt zu starten. Es geht nicht nur um Lizenz- oder Deploymentkosten, sondern auch um einen großen internen Aufwand. Man muss Personen und Ressourcen bereitstellen, und das in der Regel zusätzlich zu deren regulärer Arbeit. „Transparenz ist hier entscheidend, um die richtige Lösung auszuwählen und das Projekt sauber zu planen. Ein ambitionierter Zeitplan ist wichtig, aber auch, dass die Mitarbeitenden gut in das Projekt eingebunden werden“, betont Jörg Waschkowitz.

Alexander Rauchstädt von Deloitte weiß aus zahlreichen Kundenprojekten, dass es die Aufgabe von Beratern ist, Best Practices mitzubringen, zu wissen, wie sie in Workday umgesetzt sind, und den Kunden zu helfen, alte, ineffiziente Prozesse hinter sich zu lassen. „Natürlich gibt es Widerstände“, sagt Rauchstädt, „aber wir als Berater moderieren den Prozess und sorgen dafür, dass das System nicht zu stark customized wird. So bleibt es upgradefähig und kann weiterentwickelt werden.“ Jörg Waschkowitz von PWC ergänzt: „Ein ERP-Projekt betrifft viele Menschen im Unternehmen. Das Veränderungsmanagement beginnt bereits bei der Auswahl der Lösung. Wir müssen die Teams von Anfang an mitnehmen, ihnen die Ängste nehmen und sie schrittweise in den Prozess einbinden.“

Finance Suite mit KI

Künstliche Intelligenz ist in allen Workday-Cloud-Produkten ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal. Für die Finanzabteilungen heißt das konkret, Entscheidungen schneller und besser vorbereiten zu können. Z. B. im klassischen Finanzabschlussprozess. „Oft wird bis zum letzten Tag gebucht, dann werden die Bücher geschlossen und man beginnt zu überprüfen, ob alles korrekt war“, definiert Workday-Manager Frank Mens die Herausforderung. „Man sucht nach Buchungsausreißern und -fehlern, um einen sauberen Abschluss zu gewährleisten. Das kann schon mal drei bis vier Tage dauern. Was wir tun, ist, dass wir kontinuierlich das System auf Buchungsanomalien überprüfen, mithilfe eines KI-Algorithmus. Dieser Algorithmus analysiert über 10.000 Transaktionen und erkennt, was ein Buchungsausreißer oder ein Buchungsfehler ist. So können Buchhaltungsabteilungen Fehler in Echtzeit identifizieren und korrigieren, was die Zeit für den Monatsabschluss erheblich verkürzt.“

KI-Modelle funktionieren allerdings nur, wenn genügend Daten vorhanden sind, um die Algorithmen zu trainieren. Ein Mittelständler in Deutschland hat oft nicht die Datenbasis, um KI effektiv einzusetzen. „Bei Workday haben wir täglich Millionen von Transaktionen und viele unserer Kunden erlauben uns, anonymisierte und geschützte Daten für das Training der Algorithmen zu nutzen. Das ist die Stärke von Workday im Bereich KI“, betont Frank Mens.

Es gibt Gerüchte, dass das Handelsgesetzbuch (HGB) bei Workday weniger bekannt ist. Ist das ein Thema oder kann bestätigt werden, dass Workday die lokalen rechtlichen Anforderungen in den jeweiligen Ländern erfüllt? Frank Mens: „Das ist absolut kein Thema. Sonst hätten wir nicht die Vielzahl an Kunden in verschiedenen Ländern, wie z. B. Johannes mit Evoila. Wenn wir das nicht könnten, gäbe es keine Kunden und die Partnerschaft mit Beratern wie Deloitte oder PWC wäre auch schwierig. Wir unterstützen die lokale Rechtsprechung in den jeweiligen Ländern und die Anzahl unserer Kunden sowie unser Partnernetzwerk belegen eindeutig, dass diese Gerüchte unbegründet sind.“

Ein Proof-of-Concept liefert Johannes Hiemer, CEO Germany bei Evoila: „Wir sind vergangenes Jahr im November live gegangen und beschäftigen uns derzeit mit dem Roll-out in verschiedenen Ländern. Momentan nutzen wir die KI-Funktionen vor allem für die Buchungsvalidierung. Die Kollegen aus der Buchhaltung nutzen das bereits sehr aktiv. In diesem Jahr beobachten wir die Entwicklungen der KI-Unterstützung und planen, im nächsten Jahr, wenn alle Länder auf der Plattform sind, diese Funktionen im größeren Maßstab auszurollen.“

ERP-Ausrollungen sind in der SAP-Community von Beginn an eine tägliche He­rausforderung, dazu präzisiert Johannes Hiemer: „Wir haben zu Beginn einen cleve­ren Schachzug gewählt, indem wir nicht nur in Deutschland, sondern auch in Österreich live gegangen sind. Das ermöglicht uns ein internationales Set-up. Die Unterschiede zwischen den Ländern, wie z. B. im Arbeitsrecht, haben wir dabei berücksichtigt. Aktuell sind wir dabei, Polen und Bosnien auszurollen. Die Implementierungszeiten sind kürzer als bei den anfänglichen Roll-outs in Deutschland und Österreich, da wir bereits einheitliche Prozesse und eine gute Basis entwickelt haben.“ Und besonders stolz ist Johannes Hiemer auf die kurzen Implementierungszeiten: „Es ist eine Mischung aus allem. Wir haben versucht, die Prozesse zu verschlanken und auf internationalem Niveau zu standardisieren. Zusammen mit PWC haben wir in der Anfangsphase kritisch analysiert, welche Prozesse verbessert werden können. Eine einheitliche Plattform, die auf Grundkonfigurationen basiert und auf die Deltas fokussiert, erleichtert die Roll-outs erheblich.“

Auch ohne Modifikationen

Wie weit werden die Aufbau- und Ablauforganisation eines Unternehmens angepasst, wenn Workday Finance ins Haus kommt? Das ist eine gute Frage, meint Alexander Rauchstädt und erklärt: „Wir verfolgen heutzutage einen anderen Ansatz. Wir starten in der Regel nicht mehr bei null, indem wir die bestehenden Prozesse des Kunden jahrelang dokumentieren und dann aufwendig neue Soll-Prozesse entwickeln. Stattdessen bringen wir unsere bewährten Prozesse mit, die wir als effizient, stark automatisiert und compliant erachten. Unser Ziel ist es, möglichst nahe am Standard zu bleiben, weil das viele Vorteile bietet, wie z. B. zukünftige Updates und eine höhere Effizienz. Bei der Implementierung von Workday Finance schauen wir uns die Prozesse des Kunden an und prüfen, wie unsere Standardprozesse darauf angewendet werden können. Wir stellen dann die Frage, warum diese Standardprozesse bei diesem speziellen Kunden nicht funktionieren könnten, und passen sie gegebenenfalls an.“
Die Entscheidung darüber, wie weit Workday Finance an bestehende Prozesse angepasst wird oder umgekehrt, wird in der Regel im Deployment-Projektteam getroffen.

Dazu Frank Mens: „Das Team arbeitet eng mit dem Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass wir die beste Lösung finden. Die Kosten für Anpassungen sind ein wichtiger Punkt und es ist entscheidend, dass alle Beteiligten ein klares Verständnis davon haben, was nötig ist und welche Kosten damit verbunden sind.“

PWC empfiehlt, dass die Kunden möglichst nah am Standard bleiben sollten, um die Vorteile des Systems voll auszuschöpfen und die Implementierung effizient zu gestalten. „Natürlich berücksichtigen wir auch die spezifischen Bedürfnisse des Kunden und arbeiten partnerschaftlich zusammen, um die richtige Balance zu finden“, beschreibt Jörg Waschkowitz abschließend. „Zusammengefasst bedeutet das, dass die Anpassung von Prozessen und Systemen ein gemeinsamer Prozess ist, bei dem wir unsere Expertise einbringen und gleichzeitig die Anforderungen des Kunden berücksichtigen. Es geht darum, die bestmögliche Lösung zu finden, die sowohl den Standardprozess integriert als auch den spezifischen Bedürfnissen des Kunden gerecht wird.“

workday.com

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

YouTube immer entsperren