Lizenzkosten im Griff: Wie gezielte Analysen SAP-Budgets entlasten

SAP-Lizenzen gehören zu den teuersten IT-Ausgaben vieler Unternehmen – und gerade deshalb sollten sie regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden. Doch in der Praxis passiert das selten systematisch. Stattdessen verlassen sich viele Firmen auf einmalige Bereinigungen beim Systemwechsel oder auf die Hoffnung, „schon compliant zu sein“. Das birgt Risiken – und verschenkt Einsparpotenziale in sechs- bis siebenstelliger Höhe.

„Viele Unternehmen zahlen 10 bis 20 Prozent zu viel für SAP-Lizenzen, die sie gar nicht nutzen.“

Dabei wäre es so einfach: Mit gezielten, datenbasierten Analysen können Unternehmen ihre SAP-Lizenzlandschaft transparent machen, ungenutzte Lizenzen identifizieren und ihre Berechtigungen so feinjustieren, dass sie optimal zu den tatsächlichen Anforderungen passen. Voraussetzung dafür ist ein ganzheitlicher, kontinuierlicher Optimierungsprozess – und nicht nur ein Aufräumen im Rahmen eines Migrationsprojekts.

Lizenzoptimierung: Manuell oder mit Tools?

Spätestens im Rahmen der Migration auf SAP S/4HANA – idealerweise aber schon deutlich früher – stellt sich die zentrale Frage: Wie kann Lizenzoptimierung im Unternehmen sinnvoll umgesetzt werden? Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze: die manuelle Analyse durch Experten oder die Optimierung mit spezialisierten Tools.

Manuelle Lizenzoptimierung – zwischen Expertise und Aufwand

Die manuelle Lizenzoptimierung beruht auf der Expertise interner SAP- und Lizenzmanager, die Benutzerprofile analysieren und mit deren tatsächlicher Nutzung abgleichen. Das kann durchaus funktionieren, hat jedoch klare Grenzen:

• Zeitintensiv und ressourcenaufwendig: Die Prüfung tausender Benutzerrollen ist in großen Systemlandschaften ohne ein dediziertes Team kaum zu bewältigen.

• Hohe Komplexität der Lizenzregeln: Die Zuordnung der richtigen Lizenztypen zu einzelnen Berechtigungen setzt tiefes Know-how und aktuelle Kenntnis der SAP-Messmethoden voraus.

• Fehlerrisiko: Menschliche Fehler bei der Bewertung von Nutzung und Lizenzbedarfen können zu falscher Klassifizierung führen – mit finanziellen oder compli­ance-relevanten Folgen.

• Reaktiver Ansatz: Ohne permanente Kontrolle schleichen sich schnell neue Diskrepanzen ein, die erst bei der nächsten Audit-Vorbereitung sichtbar werden.

„Manuelle Optimierung kostet Zeit – und birgt das Risiko, Einsparpotenziale zu übersehen.“

Lizenzoptimierung mit Tools – präzise, schnell, zuverlässig

Spezialisierte Softwarelösungen wie Xiting XAMS oder XSP bieten eine automatisierte, umfassende Sicht auf die SAP-Lizenzlandschaft. Sie analysieren in Echtzeit Nutzungsdaten, rollenbasierte Berechtigungen und Lizenztypen – und zeigen Abweichungen sowie Optimierungsmöglichkeiten sofort auf:

• Automatisierte, fortlaufende Analyse: Tools erkennen sofort, wenn z. B. ein Productivity-User plötzlich eine Transaktion ausführt, die eine Professional-Lizenz erfordert – und schlagen Maßnahmen vor.

• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Lizenzmanager können sich auf Entscheidungen konzentrieren, anstatt Daten mühsam zusammenzutragen.

• Revisionssichere Compliance: Aktuelle Lizenzregeln sind hinterlegt und werden regelmäßig gepflegt – so lassen sich Verstöße zuverlässig erkennen und proaktiv vermeiden.

• Bessere Verhandlungsbasis: Exakte Lizenzberichte stärken die Position gegenüber SAP bei True-Ups oder Vertragsverhandlungen.

• Erkennung inaktiver Nutzer: Die Tools identifizieren verwaiste Accounts, doppelte Lizenzen oder temporäre Nutzerkonten, die stillgelegt werden können.

• Simulationsmöglichkeiten: „Was wäre wenn?“-Analysen ermöglichen es, potenzielle Änderungen vorab zu testen – etwa die Herabstufung ganzer Usergruppen – und deren finanzielle Auswirkung transparent zu machen.

„Tools machen aus Lizenzmanagement eine planbare, strategische Disziplin.“

Xiting-Lösungen: Tiefenanalyse statt Oberflächenkontrolle

Die Lösungen von Xiting – XAMS (Xiting Authorizations Management Suite) und XSP (Xiting Security Platform) – bauen genau auf diesen Automatisierungsvorteilen auf und unterstützen Unternehmen dabei, ihre Lizenzkosten dauerhaft im Griff zu behalten:

XAMS analysiert Berechtigungen und Nutzung, warnt vor teuren oder riskanten Rollenzuschnitten und bietet Tools zur rollenscharfen Optimierung. Der integrierte Role Profiler zeigt z. B., welche Transaktionen in Rollen überflüssig sind – mit direkter Auswirkung auf den Lizenzbedarf.

XSP sorgt für konzernweite Transparenz: Es konsolidiert Lizenzdaten aus verschiedenen Systemen, visualisiert Trends und gibt Entscheidungshilfen für Management und Audit-Vorbereitung.

Im Rahmen einer Lizenzanalyse erhalten Unternehmen eine fundierte Auswertung ihrer SAP-Lizenzsituation. Ziel ist es, durch eine systematische Analyse Transparenz über den tatsächlichen Lizenzbedarf zu schaffen und Einsparpotenziale zu identifizieren. Mithilfe von XAMS erfolgen berechtigungs- und nutzungsbasierte Auswertungen nach dem aktuellen SAP-Lizenzregelwerk – insbesondere mit Blick auf den Umstieg auf S/4HANA. Die Ergebnisse werden in einem Abschlussbericht dokumentiert und von erfahrenen SAP Security Consultants erläutert. So erhalten Unternehmen Klarheit über ihre Lizenzlandschaft und konkrete Empfehlungen zur effizienten Lizenznutzung.

Erfolgsfaktoren für nachhaltiges Lizenzmanagement

Ein funktionierendes Lizenzmanagement in der Ära von SAP S/4HANA basiert auf drei Säulen: Transparenz, Kontinuität und Technologie. Wer diese drei Aspekte berücksichtigt, hat gute Chancen, sein Lizenzbudget spürbar zu entlasten – und gleichzeitig audit-ready zu bleiben.

„Lizenzkosten sind kein Fixum – sie sind eine Stellgröße, die man aktiv steuern kann.“

Das sollten Unternehmen beachten:

• Frühzeitige Planung im S/4HANA-Projekt: Lizenzexperten gehören von Anfang an ins Boot, nicht erst kurz vor dem Go-live.

• Berechtigungskonzept aufräumen: Historische Rollenstrukturen kritisch prüfen und vereinfachen – das spart nicht nur Kosten, sondern erhöht auch die Sicherheit.

• Monitoring als Daueraufgabe etablieren: Nur wer seine Lizenznutzung kontinuierlich überwacht, bleibt flexibel und kann schnell auf Veränderungen reagieren.

• Management-Sensibilisierung: SAP-Lizenzen sind ein strategischer Kostenblock – vergleichbar mit Personal oder Infrastruktur. Ohne aktives Management droht Ineffizienz.

Fazit: Einsparungen mit System

Die Lizenzierung in SAP ist komplex – aber auch voller Potenziale. Unternehmen, die ihre Lizenzlandschaft datenbasiert analysieren und kontinuierlich optimieren, können nicht nur massive Einsparungen erzielen, sondern sich auch strategisch besser aufstellen. Der Einsatz von Tools wie XAMS und XSP macht diesen Weg nicht nur gangbar, sondern messbar erfolgreich.

„Die beste Lizenz ist die, die genau passt – nicht die, die einfach nur verfügbar war.“

In Zeiten steigender IT-Kosten und wachsender Compliance-Anforderungen wird ein professionelles Lizenzmanagement zum Wettbewerbsfaktor. Wer Transparenz schafft, kann gezielt steuern – und zahlt am Ende nur noch für das, was wirklich gebraucht wird.

Xiting: Ihr Trusted Expert für SAP-Sicherheit

Xiting ist SAP Gold Partner und spezialisiert auf SAP-Berechtigungen, Identity & Access Management, Governance, Risk and Compliance, Security Monitoring und Cloud Security. Mit über 140 Experten weltweit und SAP-zertifizierten Softwarelösungen unterstützen wir als vertrauenswürdiger Security-Provider Unternehmen dabei, Sicherheitsprozesse sowie Lizenzkosten zu optimieren, die Compliance zu verbessern und Risiken zu minimieren – effizient und automatisiert.

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