Costes de licencias bajo control: cómo los análisis específicos pueden reducir los presupuestos de SAP

Las licencias SAP son uno de los gastos informáticos más caros para muchas empresas, precisamente por eso deberían revisarse periódicamente. En la práctica, sin embargo, esto rara vez ocurre de forma sistemática. En su lugar, muchas empresas confían en limpiezas puntuales cuando cambian de sistema o con la esperanza de "estar ya en conformidad". Esto entraña riesgos y desperdicia ahorros potenciales de seis a siete cifras.

"Muchas empresas pagan entre un 10% y un 20% de más por licencias SAP que ni siquiera utilizan".

Podría ser muy sencillo: con análisis específicos basados en datos, las empresas pueden hacer transparente su panorama de licencias SAP, identificar las licencias no utilizadas y ajustar sus autorizaciones para que se adapten de forma óptima a los requisitos reales. El requisito para ello es un proceso de optimización holístico y continuo, y no sólo una puesta a punto en el marco de un proyecto de migración.

Optimización de licencias: ¿manual o con herramientas?

Al migrar a SAP S/4HANA como muy tarde -aunque lo ideal sería mucho antes- se plantea la pregunta central: ¿cómo puede aplicarse la optimización de licencias en la empresa de forma significativa? Existen básicamente dos enfoques: el análisis manual por parte de expertos o la optimización con herramientas especializadas.

Optimización manual de licencias: entre experiencia y esfuerzo

La optimización manual de licencias se basa en la experiencia de los gestores internos de SAP y de licencias, que analizan los perfiles de los usuarios y los comparan con su uso real. Esto puede funcionar, pero tiene límites claros:

• Requiere mucho tiempo y recursosLa comprobación de miles de funciones de usuario en grandes entornos de sistemas es casi imposible de gestionar sin un equipo especializado.

• Elevada complejidad de las normas de concesión de licenciasAsignar los tipos de licencia correctos a las autorizaciones individuales requiere una gran experiencia y un conocimiento actualizado de los métodos de medición de SAP.

• Riesgo de errorLos errores humanos en la evaluación de los requisitos de uso y licencia pueden llevar a una clasificación incorrecta, con consecuencias financieras o para el cumplimiento de la normativa.

• Enfoque reactivoSin una supervisión permanente, rápidamente aparecen nuevas discrepancias, que sólo se ponen de manifiesto durante la siguiente preparación de la auditoría.

"La optimización manual cuesta tiempo, y conlleva el riesgo de pasar por alto posibles ahorros".

Optimización de licencias con herramientas: precisa, rápida y fiable

Las soluciones de software especializadas, como Xiting XAMS o XSP, ofrecen una visión completa y automatizada del entorno de licencias de SAP. Analizan los datos de uso, las autorizaciones basadas en roles y los tipos de licencia en tiempo real, y destacan inmediatamente las desviaciones y las oportunidades de optimización:

• Análisis automatizado y continuo: Las herramientas reconocen inmediatamente si, por ejemplo, un usuario de productividad realiza de repente una operación que requiere una licencia profesional, y sugieren medidas.

• Reducción del esfuerzo administrativoLos gestores de licencias pueden concentrarse en tomar decisiones en lugar de cotejar datos laboriosamente.

• Cumplimiento a prueba de auditoríasLas normas vigentes en materia de licencias se almacenan y actualizan periódicamente, lo que permite detectar con fiabilidad las infracciones y evitarlas de forma proactiva.

• Mejor base para la negociaciónUnos informes de licencias precisos refuerzan la posición frente a SAP durante las compensaciones o las negociaciones contractuales.

• Reconocimiento de usuarios inactivosLas herramientas identifican cuentas huérfanas, licencias duplicadas o cuentas de usuario temporales que pueden desactivarse.

• Opciones de simulaciónLos análisis "¿Y si...?" permiten probar por adelantado posibles cambios -como el descenso de categoría de grupos enteros de usuarios- y hacer transparente su impacto financiero.

"Las herramientas convierten la gestión de licencias en una disciplina planificable y estratégica".

Soluciones Xiting: Análisis en profundidad en lugar de inspección superficial

Las soluciones de Xiting -XAMS (Xiting Authorisations Management Suite) y XSP (Xiting Security Platform)- se basan precisamente en estas ventajas de automatización y ayudan a las empresas a mantener bajo control sus costes de licencias a largo plazo:

XAMS analiza las autorizaciones y el uso, advierte de asignaciones de funciones caras o arriesgadas y ofrece herramientas para la optimización específica de funciones. El perfilador de funciones integrado muestra, por ejemplo, qué transacciones de las funciones son superfluas, lo que repercute directamente en los requisitos de licencia.

XSP garantiza la transparencia de todo el grupo: consolida los datos sobre licencias procedentes de diversos sistemas, visualiza las tendencias y proporciona ayudas a la toma de decisiones para la gestión y la preparación de auditorías.

En el marco de un análisis de licencias, las empresas reciben una evaluación fundamentada de su situación en materia de licencias SAP. El objetivo es crear transparencia sobre los requisitos de licencia reales e identificar posibles ahorros mediante un análisis sistemático. Con la ayuda de XAMS, se llevan a cabo evaluaciones basadas en la autorización y el uso de acuerdo con la normativa actual de licencias de SAP, especialmente con vistas al cambio a S/4HANA. Los resultados se documentan en un informe final y son explicados por experimentados consultores de seguridad de SAP. Esto proporciona a las empresas claridad sobre su panorama de licencias y recomendaciones específicas para un uso eficiente de las mismas.

Factores de éxito para una gestión sostenible de las licencias

La gestión eficaz de licencias en la era de SAP S/4HANA se basa en tres pilares: transparencia, continuidad y tecnología. Quienes tengan en cuenta estos tres aspectos tendrán muchas posibilidades de reducir notablemente su presupuesto para licencias y, al mismo tiempo, estar preparados para las auditorías.

"Los costes de las licencias no son una cantidad fija: son una variable que puede controlarse activamente".

Las empresas deben tenerlo en cuenta:

• Planificación temprana en el proyecto S/4HANA: Los expertos en licencias deben participar desde el principio, no sólo poco antes de la puesta en marcha.

• Ordenar el concepto de autorizaciónRevisar críticamente y simplificar las estructuras históricas de roles: esto no sólo ahorra costes, sino que también aumenta la seguridad.

• Establecer la supervisión como una tarea permanenteSólo quienes controlan continuamente el uso de sus licencias se mantienen flexibles y pueden reaccionar con rapidez a los cambios.

• Sensibilización de la direcciónLas licencias SAP son un bloque de costes estratégicos, comparable al personal o las infraestructuras. Sin una gestión activa, existe el riesgo de ineficiencia.

Conclusión: Ahorrar con un sistema

La concesión de licencias en SAP es compleja, pero también está llena de potencial. Las empresas que analizan y optimizan continuamente su entorno de licencias basándose en datos no sólo pueden conseguir ahorros masivos, sino también posicionarse mejor estratégicamente. El uso de herramientas como XAMS y XSP hace que este enfoque no sólo sea factible, sino que también tenga un éxito mensurable.

"La mejor licencia es la que encaja perfectamente, no la que simplemente estaba disponible".

En tiempos de aumento de los costes informáticos y de mayores exigencias de cumplimiento, la gestión profesional de licencias se está convirtiendo en un factor competitivo. Si se crea transparencia, se puede gestionar de forma selectiva y, en última instancia, pagar solo por lo que realmente se necesita.

Xiting: Su experto de confianza para la seguridad de SAP

Xiting es Gold Partner de SAP y está especializado en autorizaciones SAP, gestión de identidades y accesos, gobernanza, riesgos y cumplimiento, supervisión de la seguridad y seguridad en la nube. Con más de 140 expertos en todo el mundo y soluciones de software certificadas por SAP, apoyamos a las empresas como proveedor de seguridad de confianza para optimizar los procesos de seguridad y los costes de licencias, mejorar el cumplimiento y minimizar los riesgos, de forma eficiente y automática.

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