Kostenfalle Legacy-IT

In Summe bestätigen 61 Prozent, dass die Legacy-Modernisierung „sehr wichtig”  oder „wichtig” ist. Aber nur jedes zehnte Unternehmen hat die wichtigsten Modernisierungsprojekte bereits abgeschlossen. Das steht in der Studie „Legacy-Modernisierung 2022”, die unter 339 IT-Verantwortlichen aus Deutschland, Österreich und in der Schweiz umgesetzt wurde. Der Studienpartner Workday erklärt, warum Unternehmen bei der Modernisierung nicht zögern sollten.

Laut den Ergebnissen gehen die Unternehmen ein unterschiedliches Tempo bei der Modernisierung an – knapp ein Viertel der Unternehmen plant seine Bestandssysteme nächstes Jahr zu modernisieren, 38 Prozent beabsichtigen das für die nahe Zukunft (1 bis 3 Jahre). „Legacy-Systeme mit monolithischer On-Premises-Software sowie manuelle Prozesse erschweren es Unternehmen, die Digitalisierung aktiver anzugehen“, gibt Jens Löhmar, Chief Technology Officer bei Workday für die DACH-Region und Kontinentaleuropa, zu bedenken. Momentan sind die Unternehmen nur durchschnittlich zufrieden mit ihrer derzeitigen IT-Infrastruktur.

Ein Treiber für die Legacy-Modernisierung ist für die Hälfte der befragten IT-Verantwortlichen eine bessere Anpassung von Geschäftsprozessen und die gestiegenen Sicherheitsanforderungen (47,5 Prozent). Druck zur raschen Modernisierung kommt dabei eher vom Management oder der IT-Abteilungen selbst. Wunsch der befragten Unternehmen ist es, eine IT-Infrastruktur zu haben, die agiler, innovativer und digitaler ist. Legacy-Systeme sind kostspieliger in der Wartung und im Betrieb. Bei 44 Prozent der befragten Unternehmen sind mindestens die Hälfte der Bestandssysteme schon lange im Einsatz. In 59 Prozent der Unternehmen ist der Aufwand für Wartung und Betrieb der Bestandssysteme höher, als der für aktuelle Lösungen. Darunter klagen besonders kleinere Firmen mit bis zu 249 Mitarbeitenden über einen deutlich höheren Aufwand.  In der Vergangenheit haben Unternehmen nicht nur viel Budget, sondern in den Einsatz von Personal für die Einführung von IT-Systemen investiert.

In vielen Fällen auch in die individuelle Anpassung von Unternehmensprozessen. Maßgeschneiderte IT-Anpassungen abseits von Standards verursachen einen zusätzlichen Aufwand bei der Wartung und den Modifizierungen von Support- und Upgrade-Prozessen. „Customizing führt oft in die Kostenfalle“, erklärt Löhmar. „Unternehmen mit einem hohen Customizing-Anteil in ihrer IT-Infrastruktur verzögern durch das Festhalten an Legacy-IT die erfolgreiche Umsetzung der Transformation. Nach unserer Erfahrung sind konfigurierbare Standardprozesse in vielen Fällen die bessere Alternative, insbesondere wenn über unterschiedliche Branchen hinweg wenig Alleinstellungsmerkmale bestehen – wie zum Beispiel beim Onboarding-Prozess in der HR.”

Integration und Flexibilität

Laut der Studie sind Großbetriebe mit mehr als 1000 Mitarbeitende die Vorreiter bei der IT-Modernisierung in der DACH-Region. „Es besteht in Deutschland, Österreich und in der Schweiz ein Nachholbedarf an flexiblen IT-Systemen“, stellt Löhmar fest. „Es braucht einen integrierten Ansatz, denn die digitale Transformation ist eine komplexe Herausforderung. Daher lohnt es sich, die Ablösung von traditionellen Legacy-Systemen möglichst frühzeitig anzugehen.“ Das sehen auch die befragten IT-Verantwortlichen so: 49 Prozent der Unternehmen sind mit ihren bisherigen Modernisierungsprojekten „sehr zufrieden” oder „zufrieden”. Hier überwiegen Aussagen wie „schneller werden“ oder „schnellere Umsetzung“.Die große Mehrheit der Befragten geht bei der Modernisierung der Bestandssysteme strategisch vor.

37 Prozent der Unternehmen haben eine umfassende Gesamtstrategie für die Unternehmenstransformation, fast ebenso viele eine Datenstrategie. Das bestätigt auch Löhmar: „Viele Unternehmen haben ihre strategischen Planungen während der Pandemie vernachlässigt. Sie tun sich schwer damit, Datensilos aufzulösen beziehungsweise zusammenzuführen. Stattdessen werden mit viel Aufwand erhebliche Datenmengen aus unterschiedlichen Systemen verarbeitet und aufbereitet, was wiederum die Datenqualität, -aktualität und -verfügbarkeit negativ beeinflusst.“

Die wichtigsten Methoden für die Modernisierung der IT sind Virtualisierung, die Erweiterung von bestehenden Anwendungen durch neue (Micro-) Services und Datenkonversion.In den meisten Unternehmen setzt die interne IT-Abteilung die Modernisierung der Anwendungen selbst um oder beauftragt einen konzerneigenen Dienstleister (36 Prozent). Nur 18 Prozent beauftragen einen externen Dienstleister – bei den externen Partnern haben Cloud-Provider (41 Prozent) die Nase vorn, vor allem bei den großen Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten.

Löhmar rät dazu, die Änderung der IT-Architektur als einen fortlaufenden Prozess zu verstehen: „Es zahlt sich aus, die Ablösung von traditionellen Legacy-Systemen möglichst frühzeitig anzugehen und als kontinuierlichen Prozess zu verstehen. Der erste wichtige Schritt ist, Transparenz in der Architektur und den eingesetzten Applikationen zu schaffen. In vielen Domains haben sich bereits SaaS-Standards gebildet, wie zum Beispiel für Finance oder HR. Diese Domains können in weiteren Schritten von einem monolithischen ERP-System entkoppelt und als SaaS-Anwendung betrieben werden. Eine Domain-orientierte IT-Landschaft ermöglicht organisatorische Agilität innerhalb der Geschäftsbereiche und kann eine Anpassung an neue Anforderungen besser berücksichtigen. So lässt sich die Abhängigkeit von veralteten Legacy-Systemen Stück für Stück reduzieren. Dadurch können Datensilos abgebaut und kürzere Planungs-, Ausführungs- und Analyse-Zyklen ermöglicht werden, was eine wichtige Grundlage für schnellere und bessere Entscheidungsprozesse ist.“