Korrekte Lizenzvermessung ohne Schrecken

Neulich saß ich mit Lizenzmanagern verschiedenster Unternehmen und Branchen an einem Tisch. Sie diskutierten über die Anforderungen der Lizenzvermessung einer SAP-Landschaft.

Fast jeder berichtete von überraschenden Nachforderungen und hektischen Aktivitäten vor der Vermessung. Sie erzählten von zahlreichen Softwareversuchen, um diese Herausforderung zu meistern und böse Überraschungen nach der Vermessung zu vermeiden.

Dann ergriff ein älterer IT-Leiter das Wort. Er berichtete völlig gelassen, er habe das im Griff. Seine 300 SAP-Nutzer kenne er alle persönlich und wisse, was sie mit der Software machen. Damit habe jeder genau die benötigte Lizenz und er könne das auch jederzeit transparent SAP gegenüber aufzeigen.

Kosten bis auf den Cent genau kalkulierbar! Kurze Stille am Tisch. Wenn auch eher ein Einzelfall, erschien den Anwesenden die beschriebene Situation zunächst beneidenswert.

Aber hat nicht auch diese Lösung eine Kehrseite? Was passiert nach der Pensionierung des IT-Leiters, der hier unglaublich wichtiges Unternehmenswissen konzentriert?

Auch die Frage, ob man gute Prozessunterstützung durch SAP-Komponenten aus lizenztechnischen Kostengründen nicht einführt oder mit fremden Softwarevarianten füllt, ist nicht klar.

Aber wäre es nicht eine wunderbare Welt, wenn sich diese Situation auf komplexe Systeme übertragen ließe? Und wie könnte das aussehen? Am Tisch gingen die Diskutanten jedenfalls ohne Einigkeit über einen Königsweg auseinander.

Ungeahnte Schätze bergen

Als langjähriger SAP-Berater und Softwarestratege kenne ich die Problematik nur zu gut. Es beginnt mit dem Lizenzkauf. Je größer das Unternehmen, desto großzügiger müssen Lizenzen gekauft werden.

Die Genauigkeit sinkt proportional mit der genutzten Menge. Hier liegen ungeahnte Euroschätze vergraben. Kleinere Unternehmen können noch mit einem oder zwei Systemen über ein konsequentes Berechtigungskonzept wenigstens annähernd kostenneutral agieren.

Bei größeren SAP-Landschaften mit komplexer Nutzung wird es fast unmöglich, dem Lizenzkauf eine genaue Nutzung zugrunde zu legen. Hier helfen nur noch Beratungsprojekte oder Softwareunterstützung.

Die Frage ist aber: Wie muss diese Hilfe aussehen, damit man guten Gewissens Beratung oder Software einsetzen kann? Ich bin kein Kaufmann, aber was immer geholfen hat, war, wenn die eingesetzte Investi­tion kleiner ist als die dadurch erreichten Einsparungen.

SAP-Bedingungen im Wandel

Die SAP-Bedingungen sind ein sich laufend wandelndes Gebilde. Beratungsleistungen für einmalige Bestandsaufnahmen zu nutzen, ist zumeist teuer, wenig effektiv und nur von begrenzter Haltbarkeit.

Einmalige Korrekturen in der Lizenzvergabe helfen nur kurzfristig und die übernächste Lizenzvermessung kommt bestimmt. Dann beginnt das gleiche Spiel von vorn.

Verstehen Sie mich nicht falsch: Aktuelles Know-how für wenige Tage ins Haus zu holen ist in jedem Fall eine gute Investition in die Zukunft. Gibt es doch für ein überschaubares kleines Budget den berühmten Blick über den eigenen Tellerrand.

Allerdings sind Unternehmen gut beraten, sich zusätzlich nach einer dauerhaften Lösung umzusehen. Denn: Eine komplexe SAP-Landschaft mit steigender Nutzerzahl lässt sich allein durch Manpower nicht mehr optimiert betreiben. Es bleibt der Einsatz von Software.

Auch hier gilt, dass die Komplexität der SAP-Lizenzbedingungen die Wahl und natürlich auch den Betrieb einer solchen Software nicht unbedingt einfacher macht.

Aber ich lege mich fest: Ohne Software wird es in der Zukunft nicht gehen. Vielleicht richtet SAP ja neben Hana und Cloud irgendwann auch ihr Produkt­augenmerk auf diesen Punkt und stellt eine entsprechende transparente Softwarelösung zur Verfügung. Persönlich würde ich so schnell nicht darauf hoffen.

Das ist aber auch nicht so nötig: Der überschaubare Markt dazu bietet jetzt schon gute Lösungen, die für jede Unternehmensgröße etwas Passendes bieten.

Deshalb die Empfehlung an alle Lizenzmanagement-Tischrunden: Testet doch einfach mal die angebotenen Softwareprodukte auf dem Markt, dann kann die Lizenzvermessung in der Zukunft ihren Schrecken verlieren.