Invoice too big – was nun?

Ganze 791 Millionen abzurechnende Bestellaufträge allein im dritten Quartal des vergangenen Jahres sind eine Herausforderung für jedes Abrechnungssystem. Mit SAP Billing and Revenue Innovation Management, BRIM, hat der Plattformbetreiber eine Billing-Lösung gefunden, die auch mit den künftigen Herausforderungen am digitalen Markt mitwächst.

Der einstige Start-up-Markt für Lieferservices ist hart umkämpft und inzwischen ein Verdrängungswettbewerb geworden. Um einen der lokalen Märkte für sich zu gewinnen, müsse ein Lieferunternehmen hohe Qualität gepaart mit hoher Performance liefern, weiß Stefan Heyens, Director Finance Systems bei Delivery Hero. Dabei gehe es nicht nur darum, die Produkte schnell an die Endkunden auszuliefern, sondern auch zeitnah und zuverlässig mit den Partnern wie Restaurants und Lieferketten zu interagieren. „Besonders zu Beginn der globalen Coronapandemie haben wir festgestellt, dass unsere bisherige Billing-Lösung dem teilweise exponentiellen Wachstum an Lieferaufträgen nur noch mit Einschränkungen gewachsen ist“, so Stefan Heyens.

B2B2C-Erfolg für alle

Obwohl am Ende der Lieferkette der Endkonsument steht, ist das Plattformgeschäft ein B2B-Geschäft zwischen Delivery Hero als Plattformbetreiber und den angebundenen Restaurants und Food-Ketten. Mitunter kommen noch Kuriere hinzu, die sogenannten Rider, soweit sie über die Plattform abgerechnet werden. Mit den Food-Ketten gibt es unterschiedliche Verträge mit speziellen Kommissionsstaffelsätzen und anderen Gebühren, die durchaus variieren können. Eine permanente Herausforderung dabei: Basierend auf den Kundenbestellungen, die über die Plattform laufen, müssen für die Kommissionsabrechnung verbrauchsabhängige Positionen generiert werden, also wie viele Burger oder Pizzas tatsächlich über McDonald’s, Pizza Hut und Co. geordert und von wem ausgeliefert wurden. Die Positionen aus den Kundenbestellungen werden in sogenannte „Billable Items“ übersetzt, um überhaupt softwaregestützt abrechenbar zu sein.

Jasmina Cejan, Principal Consultant bei der GTW Management Consulting GmbH in Wien, präzisiert: „Wir haben bei Delivery Hero einerseits extrem viele Rechnungen im Massenkontokorrent, andererseits exorbitant große Sammelrechnungen der Big Five, die Hunderttausende oder gar Millionen an Einzelposten beinhalten.“ Wenn also Pizza Hut, McDonald’s oder Burger King in einer der Millionen-Metropolen wie Singapur die Bestellplattform nutzen, kommen in einem Monat schnell mehrere Millionen Bestellungen zusammen; jede Pizza, jeder Burger, Voucher, Rabatt, Liefergebühr pro Order wird erfasst und kommt auf die Sammelrechnung. „Genau dort liegt der Knackpunkt, denn das schaffte unsere bisherige Abrechnungslösung nicht mehr. Dieses ganze Volumen mussten wir in irgendeiner Weise aggregiert bekommen, um überhaupt abrechenbar zu sein“, erinnert sich Stefan Heyens an die Ausgangslage. Selbst wenn die Sammelrechnungen als PDF via E-Mail noch durchgingen, ließen sich derartige Datenmengen nicht verarbeiten.

Bis dahin war bei dem Lieferservice überwiegend SAP SD im Einsatz, teilweise in einigen lokalen Märkten auch eine für sie eigenentwickelte Lösung. „Wir mussten feststellen, dass unsere lokal angepassten Tools das gestiegene Ordervolumen nicht mehr bewältigen konnten und auch die SD-Lösung allmählich an ihre Grenzen stieß. Die Billing Run Time lag zum Teil bei über zehn Stunden“, so Stefan Heyens. Zunächst versuchten er und sein Team über die Parallelisierung von Jobs und andere Tricks den Rechnungslauf zu optimieren.

Doch die Laufzeiten wurden so kaum kürzer. Irgendwann kam dann eben die Fehlermeldung: Invoice too big. „Wir haben uns da eine Lösung geschaffen, womit wir eine solche Sammelrechnung zumindest halbwegs splitten und automatisiert verarbeiten konnten.“ Zufriedenstellend war das jedoch keineswegs. „Genau hier setzen wir mit BRIM an und vereinen diese beiden wichtigen Anforderungen des digitalen Plattformgeschäfts: das Massenkontokorrent via SAP FICA ergänzt um ein Convergent Invoicing“, erklärt Jasmina Cejan. 

BRIM gewinnt Billing-PoC

Als Delivery Hero 2019 auf der Suche nach einer alternativen Billing-Lösung im SAP-Umfeld war, stieß man schon bald auf SAP BRIM. „Nach diversen Workshops kamen wir 2020 zu dem Entschluss, einen Proof of Concept (PoC) in SAP BRIM aufzusetzen“, erläutert Stefan Heyens die ersten Schritte. „Wir sahen in BRIM eine ideale Lösung, die Performance unseres Billing-Prozesses langfristig zu optimieren. Aufgrund des starken Wachstums von Delivery Hero wollten wir eine Lösung, die nahezu unlimitiert in puncto Anzahl Orders per Invoice ist, mit der wir auch in der Zukunft noch unsere Aufträge stabil und zeitnah in Rechnung stellen können.“

Im Rahmen des PoC hatte man sich zunächst auf den Part Convergent Invoicing und Fakturierung konzentriert. Dabei war vor allem wichtig sicherzustellen, dass die Billing-Solution auch mit Rechnungen umgehen kann, die mehr als eine Million Bestellungen beinhalten. Ein weiterer wichtiger Faktor war die Laufzeit der Billing Runs: Ziel war es, diese um mindestens 50 Prozent zu reduzieren. Mitten in der Umsetzung wurde der PoC dann zum „Echtprojekt“, weshalb der Aufwand ein wenig in die Höhe geschossen sei. Ein Parallelbetrieb wurde gewährleistet, damit ein direkter Vergleich zwischen CI und SD stattfinden konnte.

„Wir konnten uns keinen Fehler erlauben, die Lösung sollte einfach ein- und abschaltbar sein – Switch on/off – falls sich das Management am Ende doch noch dagegen entscheidet“, so Stefan Heyens. Und auch die Restaurants sollten von der Umstellung möglichst nichts mitbekommen, weshalb zum Beispiel PDFs und Excel-Sheets beim alten Layout belassen und Schnittstellenanpassungen auf das Notwendigste eingeschränkt wurden. Im Vorsystem gab es keine Änderungen, bereits bestehende Schnittstellen wurden lediglich um die Convergent-Invoicing-Beladung erweitert.

In BRIM werden hierzu sämtliche Details zu einer Bestellung als Billable Items vorgehalten, also wie viel war Essen, wie viel Discount, wie viel Liefergebühr. Diese Informationen lassen sich für die Abrechnung der unterschiedlichsten Kommissionsmodelle heranziehen, ganz gleich ob täglich, wöchentlich oder monatlich abgerechnet wird. „Wir können so ziemlich alles berechnen, zu jedem Zeitpunkt, bei Bedarf auch mehrmals. So lassen sich auch Modelle abbilden, bei denen die Kommission beispielsweise wöchentlich abgerechnet, aber am Monatsende nochmals rückwirkend berechnet wird, und dann nur die Differenz buchen“, erklärt Jasmina Cejan die Logik hinter den Billable Items. Standardschnittstellen sorgen für den erforderlichen Datentransfer mit den Payment-Service-Providern. Ob ein Restaurant das als E-Mail, SMS oder was auch immer übermittelt, ist für die Billing-Lösung letztlich nicht relevant.

Ein Grund, die Billing-Lösung einzuführen, war und ist deren Flexibilität bezüglich des Pricing. Delivery Hero bietet den Partnern – abhängig vom Markt – verschiedene Kommissionsmodelle an. „Um neue Kommissionsmodelle in BRIM umzusetzen, ist es in den meisten Fällen ausreichend, die Konfiguration anzupassen, was wiederum die Notwendigkeit von komplexen Änderungen im Coding hinfällig macht“, zeigt sich Finance Director Stefan Heyens sichtlich begeistert. Ein enormer Vorteil sei es zudem, dass sich damit alle möglichen Abrechnungsfälle am Markt verproben lassen. Bei dem Lieferservice ist das Sales-Team in puncto neue Kommissionsmodelle recht kreativ.

„Da ist es dann gut, wenn wir in BRIM schon frühzeitig sämtliche Ideen durchtesten können, auch das, was eventuell im nächsten Jahr auf uns zukommen könnte.“ Wenn die Tests gut verlaufen, kann direkt live skaliert werden. So wurde etwa in Singapur eine tägliche Abrechnung realisiert, um die Datenmengen in den Griff zu bekommen. Um gestaffelte Preiskonditionen anzutesten und damit live zu gehen, war Delivery Hero in SAP SD da schnell bei Eigenentwicklungen.

„Wir wollen jedoch über einen gesamten Abrechnungszeitraum schauen, wie zum Beispiel der Umsatz eines Restaurants war, um darauf basierend Staffelpreise zu ermitteln. Diese Möglichkeit haben wir in SD so nicht, das zur Provisionsermittlung immer direkt die Aufträge fokussiert. Uns interessiert jedoch in diesem Zusammenhang der gesamte Abrechnungszeitraum und das funktioniert in BRIM out of the box“, konnte sich Stefan Heyens selbst überzeugen. Und Jasmina Cejan ergänzt: „In SAP BRIM haben wir inzwischen recht viele alternative Abrechnungsmodelle bereits im Standard umgesetzt, sodass Unternehmen auch jederzeit neue digitale Geschäftsfälle testen können.“ 

Derzeit wird an einem globalen Template gearbeitet, um nicht in jedem Land eine separate Lösung pflegen zu müssen. „Durch unsere Start-up-Kultur versuchen wir natürlich möglichst schnell in einem stark wachsenden Markt die BRIM-Lösung zu implementieren, und erst hinterher etwas zu harmonisieren“, erklärt Stefan Heyens das bisherige Vorgehen. Jetzt ist sein Plan, mehr und mehr in die Richtung Standardlösung zu gehen. Dabei dürfen nur noch die legalen Anforderungen des Marktes variieren, ansonsten soll möglichst ein globales Template genutzt werden. „Wenn wir am Beispiel eines Landes zeigen, dass die Abrechnung performant innerhalb einer Stunde durchläuft, dann will da auch keiner etwas ändern. Sie fühlen sich sicher mit den Daten, die wir in den Billable Items liefern, und verstehen die Notwendigkeit eines globalen Templates“, ist Jasmina Cejan überzeugt. 

Zeitersparnis mit BRIM

Ziel war es gewesen, die Laufzeit bei den großen Food-Ketten um 50 Prozent zu reduzieren. „Das haben wir auch geschafft und sind sogar noch besser geworden, eher in die Richtung 80 Prozent optimiert“, zeigt sich Stefan Heyens zufrieden, „oft unter einer Stunde.“ Alle übrigen Rechnungsläufe ließen sich mit SAP BRIM auf 15 bis 30 Minuten reduzieren.

Dadurch, dass in Singapur das Team relativ früh nach dem Go-live den positiven Effekt der Zeitersparnis rückgemeldet hat, wurde auch in anderen Ländern der Wunsch groß, so etwas umzusetzen. Und auch das Management war schließlich von dem Resultat und dem echten Mehrwert überzeugt, sodass BRIM in Thailand, auf den Philippinen und in Malaysia ausgerollt werden konnte. Die nächsten Projekte sind ebenfalls bereits fest ins Auge gefasst: Momentan läuft der Roll-out in Bangladesch, und noch in diesem Jahr sollen Pakistan und weitere Märkte folgen, in denen das Ordervolumen zunimmt.

Da in Pakistan oft nur die Handynummer eines Restaurants bekannt ist, aber keine Mail-Adresse, soll dort zusätzlich ein SMS-Rechnungsversand in BRIM realisiert werden. Außerdem ist in Taiwan ein steigendes Ordervolumen erkennbar, da dort aufgrund der hohen Mietpreise Wohnungen ohne Küchen gemietet werden, sodass es inzwischen gang und gäbe ist, Essen online zu bestellen. 

Zu guter Letzt ist für Firmenkunden interessant: Delivery Hero plant, einen „Corporate-Billing-Prozess“ in die BRIM-Lösung zu implementieren. Damit können dann auch Unternehmen sämtliche Food-Bestellungen ihrer Mitarbeitenden über die Lieferserviceplattform auf einer Sammelrechnung abrechnen. Zudem sollen sich künftig auch sogenannte „Additional Charges“ in einen Rechnungslauf miteinbinden lassen, also alle anfallenden Gebühren, die nicht unter das übliche Kommissionsgeschäft fallen. Beispiele dafür sind bestimmte Product Placements für Restaurants oder das Vorhalten einer Internetpräsenz. Und das Fazit von Stefan Heyens: „Wir bauen natürlich auch bei unseren zukünftigen Projekten auf die hochprofessionelle Boutique-Beratung seitens GTW“, wobei er ebenso die weitere Automatisierung der Prozesse im Blick hat.