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Integriertes Berichtswesen verknüpft SAP-Finanzdaten mit operativen KPIs

Finanzdaten zählen zu den bestgepflegten Daten – mindestens ein Jahresabschluss ist in Unternehmen Standard, die meisten verfügen sogar über ein ausgeprägtes Finanzreporting. Dennoch vergeben viele Unternehmen eine wichtige Chance!
Patrick Bitter, CALEO Consulting GmbH
31. Januar 2024
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Operative Kennzahlen, wie sie Monitoringsysteme erheben, werden selten für das Reporting herangezogen. Die Finanzdaten allein liefern ein unvollständiges und trügerisches Bild, oftmals werden deshalb falsche Schlüsse gezogen. Die Lösung: ein unternehmensweites integriertes Reporting.

Jahresabschluss, Finanz- und ESG-Reporting sind in den meisten Unternehmen gang und gäbe, wenn nicht sogar Pflicht. Viele setzen dafür Systeme wie das SAP Business Warehouse (BW), die SAP Datasphere (vormals Data Warehouse Cloud), die SAP Analytics Cloud (SAC) oder die Microsoft Power Platform ein.

Trotz guter Tools und aller Mühen bleiben die Finanzdaten häufig unvollständig, weil sie nicht mit den operativen Kennzahlen in Verbindung gebracht werden – obschon auch diese durch Manufacturing-Execution-Systeme (MES) erfasst werden.

Die Datenmenge in Unternehmen ist schier riesig, wird aber nicht genutzt. Gerade im produzierenden Gewerbe ist das fatal, weil oftmals die wahren Gründe für beispielsweise Umsatzeinbußen nicht erkannt und deshalb falsche Maßnahmen eingeleitet werden.

Aus KPIs Maßnahmen ableiten

Es gilt daher, die operativen Daten in das Finanzreporting zu integrieren. Dadurch erhöhen Unternehmen die Transparenz, weil die wahren Zusammenhänge zutage treten. Schnelle Analysen sind möglich, an deren Ende die richtigen Entscheidungen getroffen werden können. 

Der Vorteil des integrierten Reportings zeigt sich am Beispiel der betriebswirtschaftlichen Kennzahl EBIT (Gewinn vor Steuern). Diese KPI gilt als Leitkriterium, um Unternehmen zu bewerten, liefert aber allein betrachtet nur ein Stück der Wahrheit. Sinkt der EBIT beispielsweise ab, wird nur aus den Finanzdaten der Grund dafür nicht unbedingt deutlich, weil auch andere Kennzahlen den EBIT beeinflussen: Der Umsatz (Sales) ist womöglich gleich geblieben, auch die Ausschusskosten (COPQ).

Werden aber die operativen KPIs in das Reporting integriert, lässt sich tiefer nach dem Grund schürfen und zum Beispiel die Anlagenverfügbarkeit (OEE) mit in Betracht ziehen. Sinkt diese ab, lässt sich mit Blick auf tiefere Ebenen auch dafür der Grund ermitteln. Möglicherweise geht eine Anlage häufig kaputt, weshalb die Kennzahl OEE absinkt und deshalb auch der EBIT. Die richtige Maßnahme ist dann, etwas gegen den erhöhten Verschleiß der Anlage zu unternehmen. Aus der Finanzkennzahl EBIT lassen sich unter Berücksichtigung der operativen KPIs also konkrete Maßnahmen ableiten.

Ein weiteres Beispiel für den Nutzen eines integrierten Berichtswesens ist die Kapazitätsplanung. Stützen sich Unternehmen allein auf die Plandaten im ERP, planen sie häufig an der Realität vorbei. Mit einem integrierten Berichtswesen lassen sich die Kapazitäten auf Basis der „Proven Capacity“ planen. Dadurch können alle Ineffizienzen, die es im Unternehmen gibt, in die Planung miteinbezogen werden. So kann fundiert entschieden werden, ob ein neuer Kundenauftrag angenommen werden kann oder zunächst an der Effizienz gearbeitet werden muss. Werden mehrere Standorte betrachtet, lassen sich die Kapazitäten so aufteilen, dass die Fertigung möglichst effizient läuft (Load Balancing). Als Nebeneffekt erreichen Unternehmen so eine optimale Verteilung der Produktionsrisiken.

Kennzahlen harmonisieren

Um ein integriertes Reporting durchführen zu können, gilt es zunächst, die Kennzahlen zusammenzuführen und zu harmonisieren. Beispielsweise müssen überall die gleichen Stillstandszeiten in die OEE einfließen, damit diese unternehmensweit und in allen Datenquellen vergleichbar sind. Der erste Schritt ist daher die Definition eines unternehmensweiten einheitlichen Kennzahlensystems, das möglichst detailliert, aber hierarchisch geordnet sein sollte. Dadurch liefert die oberste Ebene bereits eine gute Übersicht.

Anschließend muss sichergestellt werden, dass eine gute Datenbasis vorhanden ist und auf diese zugegriffen werden kann. Die meisten Unternehmen nutzen in der Produktion zumindest Excel-Tabellen, in die die operativen Kennzahlen eingepflegt werden. Vor allem größere Betriebe erfassen und verarbeiten Betriebs- und Qualitätsdaten mit einem MES.

BW/4 Hana

Die häufig heterogenen Datenquellen müssen dann an ein zentrales System angebunden und bezogen auf die Datenformate vereinheitlicht werden. SAP bietet hier zum Beispiel im BW/4 Hana und in der Hana-Datenbank selbst die Möglichkeit, viele verschiedenartige Systeme anzubinden. Viele Unternehmen nutzen bereits Hana, um große Datenmengen in Echtzeit verarbeiten zu können, und auch BW/4 als Data Warehouse, um Daten zu konsolidieren. Die Chance für ein integriertes Reporting lassen sie aber fatalerweise noch oftmals außen vor.

Sind die Datenquellen angebunden, kann ein Datenmodell aufgebaut werden. Dieses Datenmodell stellt den digitalen Zwilling dar. Das darauf aufbauende Berichtswesen ermöglicht zuverlässige Aussagen über den Zustand des Unternehmens. Bei der Anfertigung des Datenmodells muss ein guter Detailgrad gefunden werden: Das Modell darf nicht zu grob sein, muss also alle relevanten Kennzahlen beinhalten, aber auch nicht zu detailliert, um sich nicht in Kleinigkeiten zu verlieren.

Die Einführung eines integrierten Berichtswesens auf Unternehmensebene ist eine Herausforderung, die sich mit Unterstützung aber meistern lässt. Vor allem in technologischer Hinsicht gibt es gewisse Hürden zu nehmen, weil eine große Variation an Systemen in Unternehmen vorliegt und alle Systeme an das zentrale Berichtswesen angebunden werden müssen.

Die Aufwände werden durch die Vorteile eines solchen Systems aber deutlich überstiegen: Unternehmen erhalten ein nützliches Werkzeug zur Visualisierung und Steuerung; Entscheidungen werden durch schnelle Analysen und übersichtliche Dashboards beschleunigt. Darüber hinaus lassen sich mit einem einheitlichen Reporting Risiken über das gesamte Unternehmen hinweg einschätzen, verteilen und minimieren. 

SAP bietet einige Möglichkeiten, ein integriertes Konzernreporting umzusetzen: Das Spektrum reicht von On-premises-Lösungen wie BW/4 bis hin zu den Cloud-Lösungen der Business Technology Platform (BTP) mit SAP Datasphere als Backend und dem klassischen Analysis for Office oder der SAP Analytics Cloud als Frontend.

Auch eine Integration in andere Plattformen – wie zum Beispiel die Microsoft Power Platform – ist möglich. Außerdem hält SAP mit dem Sustainability Control Tower inzwischen auch eine dedizierte Lösung für ESG-Reporting parat, womit Nachhaltigkeitskennzahlen einfach integriert werden können.

Fazit

Mit einem integrierten Reporting machen Unternehmen die unglaubliche Datenmenge, über die sie verfügen, nachhaltig nutzbar, erhalten fundierte Aussagen zu ihrem Zustand und erkennen Zusammenhänge zwischen einzelnen Kennzahlen und Bereichen.

Aufgrund eines solchen Systems lassen sich konkrete Maßnahmen zur Verbesserung ableiten und fundierte Entscheidungen treffen. Die Einführung eines integrierten Reportings im Unternehmen geht zwar mit einem gewissen technischen Aufwand einher, die Vorteile überwiegen diesen jedoch.

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Patrick Bitter, CALEO Consulting GmbH


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