Integrierte E-Invoicing-Lösungen – cloudbasiert und länderübergreifend

Es sind gewaltige Summen, um die es in der EU in Sachen Mehrwertsteuer­lücken (EU VAT Gap) geht. Allein im Jahr 2016 schätzte die EU die Lücke auf über 147 Milliarden Euro. Wobei tendenziell gilt, dass es eher in den südlichen Ländern Europas mit der Steuermoral nicht ganz so rosig bestellt ist.

Allerdings ist mit teils gravierenden Änderungen zu rechnen, was die genannten 147 Milliarden Euro wohl abschmelzen dürfte. Einen Treiber dabei stellt die EU-Richtlinie 2014/55 und deren Verpflichtung zu Um­setzung in den Mitgliedsländern dar.

Im Blick ist vor allem die Regelung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (das sogenannte B2G oder Business-to-Government). Mehr als 300.000 öffentliche Administrationen in den EU-Ländern sind demnach angehalten, sich system- als auch prozessseitig für das E-Invoicing zu wappnen. Und zwar verpflichtend.

Seit Längerem nehmen die verschiedenen Länder konkrete Umstellungen vor, wenn auch mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten und mit uneinheitlichen Übergangspflichten. Italien, Ungarn und Spanien beispielsweise sind mittlerweile Vorreiter.

Griechenland und Rumänien hinken zwar noch etwas hinterher, sind jedoch drauf und dran, die besagte EU-Norm in die Tat umzusetzen. Schließlich geht es um die Schließung von Steuerlücken und damit um die Steigerung der Staatseinnahmen.

Hierzu kurz Folgendes: Seit dem 1. Januar 2019 ist es in Italien Pflicht, alle inländischen Rechnungen in einem definierten elektronischen Format auszustellen, zu signieren und über ein staatliches Rechnungsportal auszutauschen. Gemeint sind alle Rechnungen, die einen italienischen Rechnungssteller und/oder Rechnungsempfänger betreffen.

Das umfasst sowohl alle inneritalienischen Rechnungen als auch alle Rechnungen aus dem Ausland nach Italien oder aus Italien ins Ausland. Ähnlich die Situation in Ungarn, wo es zukünftig ebenfalls ein Rechnungsportal geben wird.

Wer in Italien oder in Ungarn nicht am B2T (Business-to-Tax) mitwirkt, muss – wie in etlichen anderen Ländern übrigens auch – gar mit Strafzahlungen rechnen.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu wissen, dass sogenannte rein bildhafte E-Rechnungen keine elektronischen Rechnungen im Sinne der EU-2014/55 sind.

Das heißt, Eingangsrechnungen im beliebten PDF-Format stellen für die direkte elektronische Verarbeitung ein Problem dar, da sie keine strukturierten elektronischen Rechnungsinformationen beinhalten. Strukturierte elektronische Rechnungsinformationen sind aber nun einmal Voraussetzung für eine möglichst optimale Digitalisierung.

B2G und B2T beflügeln E-Invoicing

Dies zwingt international agierende Unternehmen, sich in der einen oder anderen Art und Weise mit dem E-Invoicing zu befassen. Auch, weil ein großer Teil der Unternehmen für öffentliche Auftraggeber tätig ist, und zwar nicht nur inländische Firmen, sondern auch ausländische.

Was wiederum bedeutet, dass an öffentliche Auftraggeber standardmäßig elektronisch strukturierte Rechnungen zu stellen sind. Und allein schon deshalb kommt man um das E-Invoicing nicht umhin oder kann es links liegen lassen.

Allerdings gibt es bezüglich Formaten, Übertragungswegen/-arten oder rechtlicher Anforderungen (Inhalte, Prüfungen, Aufbewahrungen und anderes mehr) von Land zu Land Unterschiede, die es zu berücksichtigen gilt.

Etwa bei der Anbindung von staatlichen Portalen. Auch können sich die jeweiligen Begebenheiten oder die jeweils nationalen Vorgaben ändern, teils von heute auf morgen.

Für ein Unternehmen, das ohnehin gezwungen wird, Rechnungen elektronisch mit öffentlichen Administrationen auszutauschen und zu verarbeiten, ist es naheliegend, die elektronische Rechnungsstellung ebenfalls mit B2B-Geschäftspartnern zu forcieren.

Insbesondere auch die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Damit befindet sich das Unternehmen geradewegs auf dem Digitalisierungspfad.

Grundsätzlich ist das E-Invoicing ein probater Hebel oder eine Art „Point of Digitali­zation“, um die Digitalisierung vorteilhaft voranzutreiben. Ein wichtiger Grund dafür sind Kosteneinsparungen durch Automatisierung. Sie ermöglicht auch vollautomatisierte, kostensparende Buchungen, sogenannte „Dunkelbuchungen“.

Studien zufolge liegen die durchschnittlichen Kosten für die klassische oder händische Bearbeitung einer Papier-/PDF-Eingangsrechnung bei etwa elf Euro; für die automatische elektronische Verarbeitung auf Basis E-Invoicing zwischen 80 und 90 Cent.

Globales E-Invoicing braucht Expertenwissen

Integriertes E-Invoicing hat sich im Laufe der Zeit praktisch zu einer eigenständigen Disziplin entwickelt. Und zwar mit Lösungen, die im Idealfall unterschiedliche Prozesse ab­decken, verschiedene Komponenten oder Funktionen integrieren und unabhängig vom eingesetzten ERP-System genutzt werden können.

Vom Empfangen von Rechnungen in diversen Formaten mittels verschiedener Eingangskanäle über das Aufbereiten für die weitere Verarbeitung wie etwa Konvertierung, Anreicherung der Daten mit Stamm- und Bestelldaten aus einem ERP-System sowie Erstellung und Übertragung eines Datensatzes für ein angebundenes ERP-System wie SAP bis hin zur kundenindividuellen Rechnungsprüfung samt Klärungsprozessen, Freigaben und Protokollierung/Archivierung (zwecks der Nachvollziehbarkeit oder auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben). Obendrein weisen leistungsstarke E-Invoicing-Lösungen funktional weitreichende Workflow-Features auf.

Ausgefeilte integrierte E-Invoicing-Lösungen decken die Erfordernisse von großen global agierenden Konzernen ebenso ab wie die Notwendigkeiten von mittelstän­dischen Unternehmen, die vielleicht nur in einigen Ländern tätig sind und deren Eingangsrechnungsvolumina sich eher moderat darstellen – insbesondere als Cloud-Lösung.

Wobei die Seeburger-E-Invoicing- Cloud-Lösungen mit vorgefertigten landesspezifischen Lösungsvarianten überwiegend von vielen großen Unternehmungen genutzt werden.

Hybride Modelle, die den Empfang, die Konvertierung inklusive etwa Signaturprüfungen als Cloud-Dienste mit der anschließenden Bearbeitung, Buchung und Archivierung im Eigenbetrieb beim ­Kunden kombinieren, können ebenfalls eine probate Lösungsvariante darstellen.

Beispielsweise wenn global ein zentrales SAP- System eingesetzt wird und die Bearbeiter (Buchhalter, Freigeber, Einkäufer und Administratoren) alle anderen Prozesse ebenfalls in SAP bearbeiten möchten.

Besonders von Relevanz ist und bleibt auch zukünftig: dass nationale Änderungen, Neuerungen oder gewisse Entwicklungen/Trends von Unternehmen zeitnah auch international genutzt werden können. Von hiesigen Unternehmen oder Unternehmens­teilen ebenso wie von Niederlassungen oder Tochterfirmen im Ausland.

Kunden, die dabei auf Lösungen eines international agierenden E-Invoicing-Serviceproviders zurückgreifen können, sind logischerweise im Vorteil. Da der Serviceprovider sich sozusagen ständig am Puls der E-Invoicing-Zeit befindet und nicht nur mit einer zeitgemäßen und leistungsstarken Lösung unterstützt, sondern auch in der Lage ist, Unternehmen beratend zu begleiten – auch im Ausland.

Sowohl in fachlich-prozessualer als auch in technischer Hinsicht oder in punc­to Markttrends. Wie etwa bei der Nutzung des Peppol-Netzwerks (Pan-European Public Procurement OnLine), das stetig stärker aufkommt.

Peppol ist im Kommen

Das Peppol-Netzwerk dient unter anderem als elektronische Bestell- und Rechnungsaustauschplattform für das öffentliche Beschaffungswesen und wird zunehmend auch für Business-to-Business-Szenarien (B2B) genutzt.

Die Plattform erfüllt zugleich die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55, da sie auf dem Formattyp Peppol-Bis und dem eDelivery Network basiert. Die Nutzung des Peppol-Netzwerks für Unternehmen erfolgt über Peppol-Zugangspunkte, die sogenannten Access-Points, über die strukturierte Rechnungen an die globalen Rechnungsempfänger gesendet werden können.

Peppol nimmt weltweit Fahrt auf und wird in 32 Ländern in Europa sowie in Kanada, Singapur und den USA verwendet. Auch Malaysia und Litauen planen den Einstieg ins Peppol-Netzwerk. Aktuell besteht Peppol aus einem Konsortium von Projektpartnern aus zwölf europäischen Ländern.

In den Ländern zeichnen die sogenannten Peppol Authorities für die Definition der nationalen Besonderheiten des E-Invoicing verantwortlich. In Deutschland übernimmt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) diese Aufgabe.

So schreibt die KoSIT unter anderem die Einhaltung des Rechnungsstandards XRechnung und des Transportprotokolls AS4 vor. Seeburger ist übrigens ein zertifizierter Peppol Access Point Provider und offeriert diesen Peppol-Zugang auch als Cloud-Service.

Rechnungssteller können über diesen Seeburger-Peppol-Cloud-Service schnell und einfach EU-konforme Rechnungen an Behörden und andere globale Rechnungsempfänger verschicken.