Hybride Cloud-Szenarien im SAP-Kontext

Die Bedenken scheinen zu schwinden: Vermehrt verlagern Unternehmen inzwischen ihre Geschäftsprozesse und unternehmenskritischen Daten in die Public Cloud. Die Einhaltung der erforderlichen Datensicherheits- und Datenschutzvorschriften können erfahrende Cloud-Provider ebenso gut erfüllen wie das einzelne Unternehmen in seinem Rechenzentrum vor Ort – wenn nicht sogar besser. Auch werden inzwischen Cloud-Lösungen dank Ma­chine-Learning-Technologie intelligent – ein echter Mehrwert für jeden User. In Euphorie zu verfallen und deshalb gleich alles in die Cloud zu verlagern – Stichwort „Cloud first!“ –, dieser Versuchung fallen dennoch die wenigsten Unternehmen anheim. Es sind vielmehr hybride Szenarien, also der gleichzeitige Einsatz von cloud- und on-premises-betriebenen Systemen, die sich immer mehr bewähren. Sie stellen nicht nur einen Übergangsschritt dar, sondern werden als Zielarchitektur angestrebt. So lassen sich die Vorteile aus beiden Welten vereinen.

Baustein in der digitalen Transformation

Die Cloud spielt in der Gestaltung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens somit eine durchaus pragmatische Rolle: weniger Selbstzweck als vielmehr Baustein in der digitalen Transformation. Das übergeordnete Ziel ist es, Arbeitsabläufe zu digitalisieren und zu automatisieren, damit Prozesse einfacher, schneller, transparenter und effizienter werden. Hier können Cloud-Dienste aufgrund ihrer schnellen, flexiblen Verfügbarkeit eine Lücke schließen und Medienbrüche verhindern – die es in den lokalen System- und Prozesslandschaften der Unternehmen heute noch zuhauf gibt. Aber auch on-premises installierte Lösungen behalten in hybriden Szenarien ihre Berechtigung. Sie lassen sich besser individualisieren als dies in der Public Cloud möglich wäre. Bei der Entscheidung, wo und wie die Cloud bei Geschäftsprozessen zum Einsatz kommen soll und wo die Lösungen on-premises betrieben werden, sollte daher die Frage ausschlaggebend sein, welcher Ansatz jeweils für die Arbeitsabläufe den größten Nutzen bringt. SAP empfiehlt beispielsweise seinen Kunden, eine 2-Tier-ERP- Strategie zu fahren: Das ERP-System in der Konzernzentrale läuft on-premises bzw. in der Private Cloud, Niederlassungen oder Tochtergesellschaften, die einen geringeren bzw. anderen Funktionsumfang benötigen, setzen auf Public-Cloud-Betrieb.

Ein anderer Ansatz sieht vor, vor allem Prozesse mit hohem Standardisierungsgrad und wenig Individualisierung in die Public Cloud auszulagern: Verteilung der Eingangspost, Beleglesung oder Archivierung von Dokumenten sind typische Beispiele dafür.

Cloud-native sollte es sein

Um Cloud-Dienste zu nutzen, sollte auf jeden Fall eine Cloud-native-Lösung wie die „xSuite Cloud Platform“ von WMD zum Einsatz kommen, die für genau diesen Zweck konzipiert und optimiert wurde. Anhaltspunkt für Cloud-native ist eine modulare Software-Architektur, die auf Microservices und Docker Container setzt und eine Kommunikation über APIs gestattet. Dies stellt zum einen Skalierbarkeit sicher und zum anderen die einfache Anbindung an vorhandene Systeme und Prozesse. Für die Abbildung hybrider Szenarien essenziell ist die Verfügbarkeit von Schnittstellen. Auch bei der Nutzung sich ergänzender Cloud-Services – sogenannter Cloud-to-Cloud- bzw. Multi-Cloud-Ansätze – sollte das Thema aber nicht vernachlässigt werden.

KI-Technologien vereinfachen Entscheidungsprozesse

Cloud-native-Lösungen zeichnen sich ferner durch den Einsatz agiler Entwicklungsansätze und ein gemeinsames DevOps-Team aus. Damit werden der reibungslose Betrieb sowie die möglichst schnelle Bereitstellung neuer Funktionen ermöglicht. Public-Cloud- Lösungen greifen auf eine vielfach höhere Zahl an Datensätzen zu als on-premises installierte Systeme oder Private-Cloud-Lösungen. Das bietet die Chance, die Schwarm­intelligenz zu nutzen. KI-Technologien wie Machine Learning lassen Lösungen dahingehend intelligenter werden, dass sie tatsächlich in den Arbeitsschritten Entscheidungen treffen können und darin stetig besser werden – und das vereinfacht die damit verbundenen Prozesse.

Die große Zahl an Cloud-Anbietern ist ideal, denn sie ermöglicht es, einen wirklich zum eigenen Unternehmen passenden Anbieter auszuwählen. Dieser sollte auf die Unternehmensbedürfnisse fokussiert sein. Das kann eine Spezialisierung nach Prozess (z. B. Procure-to-Pay) oder Anforderung (Digitalisierung, Dokumentenmanagement etc.) sein oder nach Plattform (wie SAP). Ebenfalls in Betracht ziehen sollte man Experten mit Schwerpunkt auf die eigene Branche oder Unternehmensgröße. Egal worin dieser dann liegt – ein Anbieter, der auf die individuellen Bedürfnisse spezialisiert ist und dort Erfahrungen aufweisen kann, wird eher eine passende Lösung parat haben und auch besser im Gesamtprozess beraten können als ein großer Cloud-Provider mit sehr umfangreichem, aber wenig spezialisiertem Angebot.

Spätestens seit Mai 2018 ist das Thema Datenschutz zentrales Kriterium und ein Kernthema bei der Auswahl einer Cloud-Lösung. Hier ist die DSGVO nicht nur Herausforderung, sondern gibt den Nutzern von Cloud-Anwendungen zusätzliche Sicherheit: Denn sie gilt für alle! Für das Unternehmen ebenso wie für den Cloud-Provider. Um auf der sicheren Seite zu sein, muss mit dem Anbieter auf jeden Fall eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen werden.

Hybridbetrieb – ein Beispiel

Ist die Auswahl getroffen – wie genau kann dann ein hybrides Szenario aussehen? Das lässt sich am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP mit der „xSuite Cloud Platform“ skizzieren:

1. Die gesamte Eingangspost wird – unabhängig vom Eingangskanal (analog oder digital) – in der Cloud mithilfe eines auf Machine Learning basierenden Regelwerks automatisch sortiert und Klassen zugeordnet, z. B. Auftragsbestätigungen, Verträge (mit Lieferanten), Rechnungen. Den Klassen entsprechend werden die Dokumente an die jeweils zuständigen Personen oder Folgesysteme weitergegeben. Rechnungen zum Beispiel werden direkt im Archiv der xSuite (als SAP-Archiv) in der Cloud abgelegt und parallel in die Beleglesung zur automatisierten Verarbeitung weitergegeben.
2. Das Auslesen z. B. des Rechnungsbelegs findet ebenfalls in der Cloud statt; bei der anschließenden Validierung kann gewählt werden: wahlweise in der Cloud oder im On-Premises-SAP-System.
3. Die nächsten Bearbeitungsschritte der Rechnung – wie Prüfung, Vervollständigung und Freigabe – laufen im lokalen SAP-System ab.
4. Das abschließende Workflow-Protokoll wird zum bereits anfangs in der Cloud archivierten Rechnungsbeleg im xSuite-Archiv revisionssicher abgelegt.

Mit diesem Szenario nutzt ein Unternehmen die Vorteile der Cloud wie schnelles, standortunabhängiges Arbeiten und hat gleichzeitig eine hohe Individualisierbarkeit, die ein lokales SAP-System gegenüber einer Public-Cloud-Lösung bietet. Hybride Szenarien mit der „xSuite Cloud Platform“ zur Unterstützung von Procure-2-Pay-Prozessen sind auch Thema des Ausstellers WMD Group auf dem DSAG-Jahreskongress 2019 (17. bis 19. September in Nürnberg, Halle 12, Stand K6).