Herausforderungen der SAP-Finanzbuchhaltung meistern

Bei der Entwicklung einer Automatisierungsstrategie für SAP-Finanztransaktionen sollte die Verbindung von Daten und den betroffenen Prozessen klar und verständlich sein. Denn fokussiert man sich nur auf den Prozess, wird die Datenqualität oftmals vernachlässigt.

So gelangen gegebenenfalls fehlerhafte Daten ins SAP-System. Liegt der Fokus umgekehrt auf der Verbesserung der Datenqualität, gilt es auch zu identifizieren, an welcher Stelle im Prozess die Fehler entstehen, um den Prozess entsprechend zu ändern oder gar neu aufzusetzen. Eine Strategie, welche die Interdependenz zwischen Daten und Prozess berücksichtigt, erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit solcher Initiativen erheblich.

SAP-Prozesse automatisieren

Eine effektive Automatisierungsplattform bietet Funktionen, die sich mit minimalem Programmier-/IT-Aufwand rasch umsetzen und implementieren lassen. Bei der SAP-Prozessautomatisierung unterscheidet Winshuttle zwischen der sogenannten Desktop- und der Prozess-Automation. Jede hat ihre spezifischen Vorteile, je nach Anforderung.

Die Desktop-Automatisierung eignet sich, um manuelle, zeitaufwändige Aufgaben wie Massendatenänderungen oder -aktualisierungen zu ersetzen. Hierfür nutzen zahlreiche Unternehmen Excel-Tabellen. Die flexible Plattform ermöglicht es, Transaktionen entweder auf dem Desktop/Laptop zu bearbeiten oder sie für eine spätere Bearbeitung auf einen Server zu laden. Letztere Option entlastet die IT-Umgebung/Ressourcen des jeweiligen Rechners und reduziert den VPN-Gateway-Traffic. Außerdem bietet sie Vorteile für die Arbeit in verteilten Teams bzw. an dezentralen Standorten wie dem Homeoffice.

Die Prozessautomatisierung umfasst alle Aspekte eines durchgängigen Prozesses – vom Anstoßen über das Erfassen, Managen, Prüfen und Freigeben der Daten bis hin zum Weiterleiten der finalen Daten an SAP. Hierfür bedarf es der Automatisierung und Orchestrierung verschiedener Schritte, teilweise auch der Intervention von Mitarbeitern. Automatisieren lassen sich webbasierte Arbeitsschritte mithilfe bedienerfreundlicher Formulare. Anwender nutzen oftmals die dateibasierte Automatisierung oder den Microsoft-Excel-Workflow, wenn sie Excel-Dateien zur Prüfung und Freigabe per E-Mail weiterleiten.

Der Vorteil der Prozessautomatisierung via Excel-Workflow besteht darin, dass sich Prozesse wie Weiterleiten, Prüfen und Freigeben steuern und auditieren lassen. Darüber hinaus werden die Daten in den Excel-Dateien gegen SAP validiert, bevor sie zur Freigabe gelangen. Sind alle Freigaben erteilt, werden die Daten – inklusive der Excel-Datei – automatisch an das SAP-System transferiert. Dieses Procedere mindert das Risiko fehlerhafter Daten, indem manuelle Eingaben des Nutzers über den gesamten Verlauf des Prozesses durch exakte Richtlinien/Vorgaben im Formular vereinfacht werden.

Bedienerfreundliche Webformulare eignen sich insbesondere für komplexe Prozesse wie die Erstellung von Konten. Sie erfordern oftmals den Input und die Prüfung durch Mitarbeiter verschiedener Abteilungen, auch außerhalb des Rechnungs- und Finanzwesens. Rollenbasierte Formulare zeigen nur spezifische Felder an, abhängig davon, welche Informationen benötigt werden. Im Laufe des Prozesses werden die Daten gegen SAP validiert und weitergeleitet, wenn sie für gut befunden wurden. Der gesamte Prozess wird zentral gemanagt, verfolgt und gesteuert, was Audits vereinfacht.

Da all diese Funktionen wie verschiedene Applikationen erscheinen, bedarf es einer Automatisierungsplattform, die die notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit bietet. Sicherlich sind manche der SAP-Prozesse mit einer der Methoden schon optimal automatisiert. Aber in anderen Fällen offeriert eine flexible, skalierbare Plattform doch den Vorteil, den jeweils besten Automatisierungsgrad für den jeweiligen Geschäftsprozess wählen zu können.

Warum ist Flexibilität so wichtig?

Bereits vor dem Ausbruch von Covid-19 waren viele Mitarbeiter in hoch dynamischen Geschäftsumgebungen tätig. Die Menge an Daten wächst jedoch stetig weiter und die Limitierung der SAP- ERP-Systeme bedeutete, dass Teams härter denn je arbeiten müssen. Außerdem war es nie ein einfaches Unterfangen, SAP-Prozesse zu automatisieren. Plötzlich waren alle gezwungen, ihre Tätigkeiten von zuhause aus zu erledigen und zu versuchen, die Produktivität auf dem gleichen Niveau wie zuvor zu halten. Die Pandemie bemächtigte sich einer bereits dynamischen Geschäftsumgebung und schuf sofort eine Art Chaos.

Unternehmen, die sich bei ihrem SAP-Datenmanagement hauptsächlich auf manuelle Prozesse verließen, mussten harte Entscheidungen treffen und sahen sich einer sinkenden Produktivität gegenüber. Da die Mitarbeiter außerhalb des Büros arbeiteten, waren neue Wege gefragt, um Daten zu managen und zu steuern. Und es wurde schwieriger, die Prozesse compliancekonform zu halten. Die Herausforderungen wurden nicht weniger, da viele Firmen ihre VPN-Gateways nie dafür ausgelegt hatten, dass die gesamte Belegschaft zur gleichen Zeit fern vom Büro arbeitete.

Wie hätte die Praxis also ausgesehen, hätten sie eine wie oben beschriebene leistungsfähige, flexible und skalierbare Automatisierungsplattform für ihre Finanzprozesse zur Verfügung gehabt? Mit serverbasierter Desktop-Ausführung und automatisierten Prozessen wären die Mitarbeiter des Rechnungs- und Finanzwesens in der Lage gewesen, beinahe nahtlos vom Büroarbeitsplatz auf das Homeoffice umzustellen. Mithilfe von webbasierten Formularen oder Excel-Workflow-Prozessen wären die Abläufe auch dezentral funktionsfähig gewesen.

Nun, diese Art von Plattform lässt sich noch immer implementieren, selbst wenn die Geschäftsumgebung dynamisch ist und die permanente Gefahr weiterer Disruptionen aufgrund der Pandemie besteht. Winshuttle stellt die Plattform bereit – und zwar nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis, wie folgendes Kundenfallbeispiel zeigt.

Desktop-Automatisierung bei Alpina Savoie

Alpina Savoie ist einer der weltweit größten Hersteller von Pasta, Couscous, Grieß und Polenta. Hier konnte die Desktop-Automatisierung sowohl aktuelle als auch langfristige Probleme mit SAP-Daten lösen. Die Herausforderung war zweifach: Das Unternehmen war mit einem Rückstand von über 100.000 SAP-Finanztransaktionen konfrontiert – Tendenz steigend. Gleichzeitig kämpften die Mitarbeiter damit, über 30.000 Produktreferenzen zu pflegen und zu managen. Die Kombination von wachsendem Rückstand und regelmäßiger Datenpflege überstieg die Kapazitäten der Mitarbeiter.

Ein spezifisches Programm zu entwickeln, um den Rückstand abzubauen, war jedoch zu kostspielig und hätte viele IT-Ressourcen sowie eine erhebliche Entwicklungszeit benötigt. Alternativ hätte es vier bis fünf Vollzeitkräfte über rund drei Monate bedurft, um den Rückstand durch manuelle Dateneingaben abzuarbeiten. Dabei wären neu in die Pipeline eingehende Transaktionen noch nicht berücksichtigt gewesen. Keine dieser Optionen erschien dem Unternehmen daher praktikabel.

Anstelle dessen wählte Alpina Savoie als Lösung die Desktop-Automatisierung von „Winshuttle Studio“. Damit ließen sich beide Herausforderungen meistern. „Studio“ erlaubt, mithilfe von Microsoft Excel die aufgelaufenen SAP-Finanz­transaktionen zu managen – und dabei gleichzeitig die Daten gegen das SAP- ECC-System zu validieren, noch bevor sie gebucht werden.

Den gleichen Ansatz nutzte das Unternehmen, um seine Produktstammdaten zu managen. Hierfür entwickelte es mithilfe von „Winshuttle Studio“ Automatisierungsskripte. Damit konnten die Nutzer effektiv die Daten der 30.000 Produktreferenzen verarbeiten – und zwar ganz ohne die üblichen den manuellen Dateneingaben geschuldeten Verzögerungen und Fehler.

Ein weiterer Vorteil ergab sich daraus, dass sich die Skripte ohne die Unterstützung der IT-Abteilung oder spezialisierter Ressourcen erstellen ließen. So konnten sie rasch und direkt von den Personen entwickelt, getestet und angepasst werden, welche die SAP-Finanzprozesse am besten kennen.

Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Anstelle der prognostizierten Zeit von drei Monaten konnte der Rückstand innerhalb von wenigen Tagen abgebaut werden, inklusive Entwicklung und Testen der Skripte. Zudem lassen sich mithilfe der Plattform künftige Probleme mit Rückständen minimieren, sodass sich die Lösung innerhalb kurzer Zeit amortisiert hat.

Dank der beschleunigten Verarbeitung und der höheren Qualität der Produktreferenzstammdaten war Alpina Savoie in der Lage, ihren Geschäftsanforderungen besser gerecht zu werden. Nun kann das Unternehmen auf regelmäßiger Basis fundierte Geschäftsanalysen durchführen. So lassen sich schneller Änderungen in der Geschäftsumgebung erkennen und bedarfsgerecht neue Strategien verabschieden, um weiterhin Wettbewerbsvorteile im Markt zu genießen.

Fazit

Im Rahmen der Einführung einer Automatisierungsplattform geht es in erster Linie um die Wahl der jeweils geeigneten Funktionalität. Dafür ist es wichtig, das gesamte Spektrum an zu automatisierenden SAP-basierten Finanz- und Buchhaltungsprozessen zu prüfen und die Anforderungen eines jeden Prozesses zu verstehen. Nur wenn man beide Aspekte im Blick hat, kann eine flexible, skalierbare Automatisierungsplattform für das Finanzwesen ihre Stärken auch wirklich ausspielen und die Initiative zum Erfolg führen.