Grenzenlose Effizienz im Rechnungswesen
Ganzheitlichkeit und Prozessverzahnung in einem Unternehmen mit neun Geschäftsbereichen und Standorten in mehr als 40 Ländern? ContiTech, weltweit führender Anbieter von Kautschuk- und Kunststoffprodukten, macht es vor:
Die Division der Continental mit 185 Standorten in 44 Ländern hat seine Prozesse zur Rechnungseingangsverarbeitung durchgängig effizienter und transparenter gestaltet – mithilfe der Software Tangro IM, die über viele verschiedene Bereiche hinweg zum Einsatz kommt.
Durch konsequente Automatisierung der Abläufe vom Erfassen über das Prüfen bis hin zum Buchen von Eingangsrechnungen in SAP wurden die Beleglaufzeiten reduziert sowie Transparenz und Nachvollziehbarkeit deutlich verbessert.
„Tangro erkennt Rechnungsinhalte automatisch, sodass Daten nicht mehr manuell eingegeben, sondern nur noch kurz gegengeprüft werden müssen“
erklärt Frank Sündermann, Leiter IT Business Systems bei ContiTech.
„Gleichzeitig haben wir alle Rechnungen im Blick. Wir wissen, wo sich die Belege gerade zur Freigabe befinden, und können den ganzen Verlauf verfolgen.“
ContiTech entwickelt und produziert Komponenten und Systeme unter anderem für den Maschinen- und Anlagenbau, den Bergbau und die Automobilindustrie. In den Kreditorenabteilungen der einzelnen Bereiche geht tagtäglich eine Flut an Rechnungen ein, die es in SAP zu erfassen und zu buchen gilt.
Die manuelle Verarbeitung dieser Belege war enorm zeitaufwändig – unter anderem, weil die Belege viele Stationen durchlaufen und von einem Ort zum anderen transferiert werden mussten: von den Poststellen der einzelnen Standorte an die Hauptzentrale zur Erfassung, von dort wieder den gleichen Weg zurück zur Prüfung und sachlichen sowie fachlichen Gegenzeichnung und am Ende wiederum zur Hauptstelle, um eingescannt und elektronisch archiviert zu werden. Ein enormer Zeitaufwand also, der zudem mit fehlender Transparenz einherging.
Ganzheitlicher Ansatz als großes Plus
Aus dieser wenig befriedigenden Situation heraus entstand der Wunsch nach einer Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung. Die Wahl fiel auf Tangro IM und damit auf eine kompakte Software, die Rechnungsinhalte elektronisch erfasst, das Belegbild sofort als digitales Bild zur Verfügung stellt und alle Freigaben elektronisch abwickelt. Als besonderen Vorteil ist Tangro SAP- embedded und bietet damit volle Durchgängigkeit zum SAP-System – ohne Schnittstellenproblematik.
Dieser ganzheitliche Ansatz bringt Vorteile für IT und User:
„Tangro bettet sich technologisch vollständig in unsere Systemumgebung ein. Wir müssen keine Daten mit vorgelagerten Systemen austauschen, wie das bei anderen Systemen der Fall ist“
so Sündermann.
„Aus IT-Sicht zeichnet sich Tangro damit durch ein besonders einfaches Handling aus. Wir haben einen guten Überblick über das, was auf technologischer Seite erforderlich ist, und können Tangro mit geringem Aufwand pflegen und steuern.“
Aber auch auf User-Seite bietet die volle Einbettung in SAP Vorteile.
„Weil Tangro SAP-embedded ist“
so Sündermann weiter,
„finden Anwender bei der Rechnungsverarbeitung die gleichen Oberflächen wieder, die sie schon aus der täglichen Arbeit mit dem SAP-System kennen. Das SAP GUI macht die Tangro-Lösung aus User-Sicht besonders einfach handhabbar.“
Mit diesem überzeugenden Konzept hat sich Tangro bei ContiTech als Software zur Rechnungseingangsverarbeitung etabliert. An 20 Standorten in Europa und Mittelamerika ist die Software bereits im Einsatz, und weitere sollen bald folgen.
„Mit Tangro ist es uns gelungen, ein Produkt mit einem einheitlichen, standardisierten Lösungsansatz über viele Gesellschaften hinweg zum Einsatz zu bringen und dabei eine Infrastruktur gemeinsam zu nutzen“
so Sündermann.
Alle Rechnungsarten
ContiTech verarbeitet mit Tangro sämtliche Rechnungsarten, also Rechnungen aus dem direkten und indirekten Einkauf sowie Belege mit und ohne Bestellbezug. Das Volumen beläuft sich mittlerweile auf 300.000 verarbeitete Belege im Jahr, die entweder per Post auf Papier oder als PDF per E-Mail eingehen.
Momentan liegt hier das Verhältnis noch bei 50:50. Die Tendenz geht aber zunehmend in Richtung E-Mail-Verarbeitung – eine Entwicklung, die man bei ContiTech begrüßt, weil hier der Zwischenschritt des Scannens wegfällt und damit die Verarbeitung noch weiter beschleunigt wird.
In jedem Fall erkennt Tangro die relevanten Rechnungsinhalte automatisch. Darunter einerseits Kreditorendaten wie die Anschrift des Lieferanten und die Bankverbindung sowie sämtliche Kopfdaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Brutto-Rechnungsbetrag. Bei bestellbezogenen Rechnungen wird zusätzlich die Bestellung anhand des Lieferscheins gezogen und der Wareneingang gesetzt.
Einen vollständigen Überblick über alle eingegangenen Rechnungen und deren Status bietet das Rechnungseingangsbuch. Hier können Sachbearbeiter gezielt kontrollieren, welche Rechnungen direkt gebucht werden können, wo eine Nachbearbeitung erforderlich ist und welche Belege sich zur Freigabe im Workflow befinden.
Das sorgt für mehr Klarheit im gesamten Verarbeitungsprozess. Und zwar unternehmensweit, da Rechnungsbücher auch buchungskreisübergreifend aufgerufen werden können.
„Mit Tangro haben wir einen sehr hohen Grad an Transparenz erreicht“
sagt Sündermann,
„und das über alle Bereiche hinweg.“
Allein dadurch ergibt sich bereits eine kürzere Durchlaufzeit pro Beleg. Zusätzlich hat sich die Verarbeitungsdauer durch den Wegfall der manuellen Erfassung reduziert.
„Eine halbe Minute pro Beleg spart ContiTech durchschnittlich durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung ein. Damit ist die Verarbeitungszeit auf drei Minuten heruntergegangen“
beziffert Sündermann den Erfolg.
Prozess-Anforderungen
Ein weiterer wichtiger Faktor für mehr Effizienz in der Rechnungsverarbeitung ist die elektronische Abwicklung der Freigabeprozesse. Kein Umlauf der Papierbelege mehr, kein lästiges Hinterhertelefonieren bei fehlenden Freigaben.
Der gesamte Ablauf ist jetzt digitalisiert und automatisiert, unter Berücksichtigung der unternehmensspezifischen, standortbezogenen Anforderungen. So bildet Tangro sämtliche Genehmigungsstufen vollständig ab, die bei ContiTech zur sachlichen und fachlichen Rechnungsprüfung erforderlich sind.
Unter anderem etwa einen zweistufiger Workflow mit sachlicher Prüfung in der ersten und Freigabe in der zweiten Stufe. Der Prozess ist hier voll automatisiert und mit einer hinterlegten Plandauer versehen.
Damit erhöht sich gleichzeitig die Prozesssicherheit, denn sobald die Dauer überschritten wird, erhalten Mitarbeiter sofort eine Warnung und können gegensteuern.
Auch nach erfolgter Freigabe bieten die elektronischen Workflows weitere Vorteile. So sind sämtliche Vorgänge im Workflow-Protokoll dokumentiert und damit für Nachfragen und Recherchen schnell und einfach nachvollziehbar. Ebenso sind alle zugehörigen Dokumente sofort wieder auffindbar, weil Tangro die Belege automatisch mit dem Geschäftsvorfall in SAP verknüpft. Ganzheitlichkeit kennzeichnet die Lösung also auch in dieser Hinsicht.
