Globale Datenmigration: schnell und sicher als Managed Service

Schon seit vielen Jahren nutzt der Automobil- und Industriezulieferer Schaeffler SAP als zentrale Plattform für alle Business-Applikationen. Im Jahr 2011 hat sich das Unternehmen dafür entschieden, ein Programm aufzusetzen, um die noch vorhandenen Altsysteme in das zentrale SAP-System zu migrieren.

Globaler Familienbetrieb

Die Schaeffler Gruppe ist ein weltweit führender integrierter Automobil- und Industriezulieferer. Mit mehr als 82.000 Mitarbeitern ist Schaeffler eines der weltweit größten Technologieunternehmen in Familienbesitz und verfügt mit rund 170 Standorten in 50 Ländern über ein weltweites Netz aus Produktionsstandorten, Forschungs- und Entwicklungseinrichtungen und Vertriebsgesellschaften.

Hauptkunde ist die Automobilindustrie. Die Sparte Automotive entwickelt und fertigt zukunftsweisende Produkte in den Bereichen Motor-, Getriebe- und Fahrwerkssysteme.

Ein zentrales SAP-System

Im Rahmen des globalen SAP-Roll­out-Programms sollte eine Vielzahl der Non-SAP-ERP-Systeme im Konzern abgelöst werden. Zusätzlich sollten mehrere bestehende SAP-Systeme in einem zentralen SAP-System und einem Mandanten mit einheitlichen Prozessen konsolidiert werden.

Eine Herkulesaufgabe und, angesichts der Fülle und Heterogenität der zu transferierenden Daten aus unterschiedlichsten Quellsystemen, ein arbeitsintensives und heikles Unterfangen insbesondere für die Datenmigration.

Läuft dabei etwas nicht nach Plan und stehen in Folge die Systeme still, kann das ein Unternehmen der Automobilzulieferindustrie teuer zu stehen kommen. Bei Produktionsausfällen sind unter Umständen schnell hohe Vertragsstrafen fällig.

Die Automobil-Hersteller können nicht auf Bauteile für ihre Produktion warten, sondern sind auf die Just-in-Time-Lieferung ihrer Zulieferer angewiesen.

Herkulesaufgabe Migration

Bei Schaeffler hatte man bereits große Erfahrung mit SAP-Migrationen, man kannte die unternehmensspezifischen Herausforderungen und Probleme. Schon die unzähligen Datenquellen – unterschiedliche SAP-Systeme, die sich auf verschiedenen Release-Ständen befanden, und Systeme mehrerer Fremdanbieter – bedeuteten eine große Herausforderung.

Die Faktoren Zeit, Globalität, Geschwindigkeit und Sicherheit waren zu beherrschen. Die einzelnen Projekte innerhalb des globalen Rollout-Programms waren in hohem Maße parallel getaktet und erforderten eine präzise Koordination über Ländergrenzen und verschiedene Zeitzonen hinweg. Prozessveränderungen erhöhten die Komplexität der Migrationsaufgabe.

Make or Buy

Neben technischer Expertise waren eine hohe fachliche Kompetenz der Mitarbeiter, ein Verständnis der Prozess- und Anwendungswelt oberhalb der Daten­ebene erforderlich.

Da die Schaeffler-IT Datenmigration nicht als ihre Kernaufgabe betrachtet, wurde im Rahmen einer Make-or-Buy-Entscheidung festgelegt, für die Datenmigration ein spezialisiertes Beratungshaus zu bestellen.

Managed Service: Alles aus einer Hand

Schaeffler beauftragte die Heidelberger cbs Corporate Business Solutions, die Datenmigration innerhalb ihrer globalen Rollout-Projekte als Managed Service komplett zu übernehmen und umzusetzen.

Als Lösungsanbieter für globale Systemtransformationen und Datenmigrationen liefert die cbs ihren Kunden alles aus einer Hand. Über die rein technische Umsetzung auf der System- und Datenebene hinaus sorgen die Consultants als Migrationsberater und Teilprojektleiter dafür, dass internationale Transformationsvorhaben passgenau projektiert, in die bestehende Programmorganisation integriert und methodisch und strukturiert durchgeführt werden.

Gerade um komplexe Anforderungen an die Datenmigration zu beherrschen, ist eine kompetente Beratung unabdingbar. Berater, die technisches Migrationswissen mit fundiertem Prozess- und Anwendungs-Know-how kombinieren, sind ein Erfolgsfaktor.

Erfolgsfaktor Augenhöhe

Ein belastbares Migrationskonzept ist die Grundvoraussetzung für ein über mehrere Jahre erfolgreiches Implementierungsprogramm. Im Hause Schaeffler standen deshalb zu Projektbeginn Workshops auf dem Terminplan, in denen die Berater von cbs mit der Schaeffler-IT die Migrationsanforderungen im Detail sowie die projektspezifischen Konzepte direkt mit den Fachbereichen abklärten.

Entscheidend für den Erfolg dieser konzeptionellen Vorarbeit ist eine erfolgreiche Kommunikation auf Augenhöhe: Migrationsberater und Fachbereiche müssen einander verstehen, der Transfer von fachlich-betriebswirtschaftlichen Inhalten, von Geschäftsprozessen und Anwendungskonfiguration, auf die technische Ebene der System- und Datenstrukturen muss in der sprachlichen Vermittlung funktionieren und von beiden Partnern verstanden werden, damit ein im Detail konsistentes und umsetzbares Ergebnis erzielt werden kann.

Migrations-Template

So ergänzten die Migrationsberater in erster Linie das Wissen des Kunden über zentrale Geschäftsobjekte wie Stücklisten und Bestellungen um das notwendige Know-how zu Aufbau und Zusammenspiel der zugehörigen Datenbanktabellen unter der Anwendungsebene.

Resultat der intensiven Auftaktphase waren eine zur Unternehmensgruppe passende Projektstrategie und ein fachliches Migrationskonzept, das die Zielstruktur der Daten, Regeln für deren Umsetzung und die Liste aller zu migrierenden Objekte enthält.

Gemeinsam mit den Mitarbeitern der Schaeffler Gruppe wurden Migrations-Templates erarbeitet, mit dem Ziel, diese in den einzelnen Rollout-Projekten wiederzuverwenden, ohne jedes Mal das Rad neu erfinden zu müssen.

Eingebettet in die globale Rollout-Programm-Organisation der Schaeff­ler Gruppe konnte die cbs als zentrales Service Center auf diese Weise multiple Migrationen Template-basiert durchführen und Datenübernahmen aus heterogenen Quellsystemen mit einer standardisierten Vorgehensweise realisieren.

Enterprise Transformer

Um Migrationen aus beliebigen Systemen in ein zentrales SAP-System einheitlich, sicher, schnell und effizient durchführen zu können, kam die Transformationssoftware cbs ET Enterprise Transformer (cbs ET) des Heidelberger Beratungshauses zum Einsatz. Um projektübergreifende Synergien zu realisieren, verfolgte man dazu konsequent einen Template-gestützten Migrationsansatz.

Die Standardsoftware cbs übernahm die Migration, Konvertierung und Harmonisierung der Daten. Ausgestattet mit umfassenden Funktionen zur Selektion, Validierung, Transformation und Verbuchung von Daten, lässt sich damit jedes Business-Objekt mit allen strukturellen Abhängigkeiten abbilden, transformieren und übertragen. Der Datenfluss bleibt dabei stets transparent und nachvollziehbar.

Morgens China, abends USA

Während des 15-monatigen, initialen Migrationsprojektes waren Flexibilität und Einsatzfreude gefordert. Für fünf Länder – Deutschland, Frankreich, Tschechien, USA und China – mussten ERP-Migrationsobjekte aus den Bereichen SAP Material Management, Sales and Distribution, Product Planning, Quality Management und Warehouse Management bearbeitet werden.

Bei einem Projekt solcher Größenordnung bleibt es nicht aus, dass sich Anforderungen ändern, die Arbeitsintensität zeitweise stark ansteigt, weitere Services wie zusätzliche Datenvalidierungen und Tests notwendig werden.

Die schwankende Arbeitslast wurde durch präzise Ressourcenplanung aufgefangen. Weil mehrere internationale Projekte parallel durchgeführt wurden, galt es, verschiedene Standorte weltweit rund um die Uhr zu betreuen; aufgrund der Zeitverschiebung wurde so manches Mal ein ausgedehnter Arbeitstag morgens mit China begonnen und abends mit den Vereinigten Staaten abgeschlossen.

Dank der standardisierten, toolgestützten Datenmigration mit cbs ET konnten die von der Schaeffler Gruppe beauftragten Migrationen in time, quality und budget abgeschlossen werden.

Diverse Altsysteme sowie lokale Datenbanken und Anwendungen konnten abgelöst, die Anzahl der Fremdsysteme reduziert und durch eine konsolidierte Systemlandschaft mit einheitlichen Prozessen ersetzt werden.

Auch die Anwender an den weltweiten Standorten profitieren von harmonisierten Prozessen und Daten, um ihre täglichen Aufgaben zu lösen.

Die Mitarbeiter des GSP-Teams (Global Solutions & Projects) in Nürnberg sahen ihr wesentliches Problem, eine sichere, transparente, beschleunigte und kosteneffiziente Gesamtlösung für komplexe Datenmigrationen zu etablieren, erfolgreich gelöst.

Gerhard Stößel, Director Global Solutions & Projects bei Schaeffler, unterstreicht:

„Datenmigrationen haben uns in den letzten Jahren immer wieder Probleme bereitet. Diese haben wir in den Griff bekommen. Dank cbs müssen wir wegen einer Datenmigration keine schlaflosen Nächte mehr haben.“