Gemeinsame Reise

Auch Unternehmen, die cloudbasierte Softwarelösungen von Concur für ihr Reisekostenmanagement nutzen, stehen letztendlich vor der Herausforderung, Daten fehlerfrei zu übertragen.

Bisher erfolgte der Datentransfer in diesem Szenario mithilfe einer von Concur und SAP konzipierten Middleware, die als eine Art Dolmetscher fungiert.Diese Funktion ist allerdings mittlerweile dank einer nun zur Verfügung stehenden nativen Integration beider Systeme nicht mehr notwendig.

Ab sofort lassen sich Concur-Informationen zur Reisekostenabrechnung nahtlos und direkt in SAP ERP einfügen und andersherum SAP-ERP-Daten ins Concur-System übertragen.

Concur und SAP

Die Integration der beiden Systeme erfolgt in diesem neuen Szenario über ein Verbindungselement, das beide Systeme über Webservices miteinander verknüpft.

So wird nicht nur das dateibasierte Verfahren zur Überführung an das FI-System ersetzt, sondern ein komplett neuer Prozess zur Datenübertragung generiert. Der Einsatz einer Middleware wird dadurch optional.

Die Synchronisation zwischen SAP und Concur wird automatisiert vom SAP-ERP-System gemanagt. Dabei steht es den Kunden frei, die Frequenz, mit der Reisekostenabrechnungen und Belege aus dem Concur- in das SAP-System überführt werden, selbst zu bestimmen.

Die Kommunikation kann viel regelmäßiger als bisher erfolgen, bis hin zu einer Near-Realtime-Integration.

Datenübertragung

Im Rahmen der nativen Integration werden die Daten im SAP-ERP- und Concur-System regelmäßig synchronisiert.

Darüber hi­naus unterstützt die Integration dabei, dass mögliche Fehlerquellen im Abrechnungsprozess, wie falsche Kostenstellenzuordnungen, proaktiv ermittelt und beseitigt werden können.

Des Weiteren erkennen Simulationsläufe Fehler beim Datentransfer. Werden beispielsweise in SAP ERP fehlerhafte Kontierungsobjekte verwendet, wird dies im Simulationslauf erkannt und der Fehler in Concur dargestellt.

Auf dieser Basis können ihn dann verantwortliche Mitarbeiter korrigieren. Erst wenn alle Fehler behoben sind und die Kostenstellen wieder zusammenpassen, ist der Abrechnungsprozess beendet und der Anwender erhält eine Benachrichtigung über den erfolgreich abgeschlossenen Datentransfer.

Die vorgenommenen Anpassungen sind in einem solchen Fall auch für Anwender in der Finanzabteilung einseh- und somit nachvollziehbar. Gerade bei FI-Belegen und Informationen zu Mitarbeitern, Produkten und Konten gestalten sich die Prozesse deshalb nun wesentlich effizienter.

Außerdem steigt die Qualität der Abrechnungen. Fehler und daraus resultierender Mehraufwand werden vermieden. Dass Mitarbeiter ihre Reisekosten so schneller zurückerstattet bekommen, ist ein weiterer positiver Nebeneffekt.

Auch im Service-Bereich macht die Nutzung der nativen Lösung für Kunden Sinn: Anders als bei von Kunden selbst entwickelten Lösungen können mögliche Fehler die Integration betreffend über den SAP-Standard-Support-Prozess gemeldet und behoben werden. Zusätzlich zu diesen Korrekturen liefert SAP im Rahmen von Support-Packages regelmäßig Funktionalitätserweiterungen.

Sicherheit durch Kontrolle der Daten

Im Rahmen der nativen Integration von Concur und SAP ist die Datenübertragung sicher, denn die Kommunikation erfolgt über eine HTTPS-Verschlüsselung.

Zusätzliche Sicherheit wird dadurch gewährleistet, dass die Kommunikation grundsätzlich immer vom SAP-System ausgeht. Unkontrollierte Zugriffe von außen auf das Kundensystem werden so ausgeschlossen.

Zudem ist für den Fall eines Kommunikationsabbruchs sichergestellt, dass keine Belege verloren gehen.

Um dies zu gewährleisten, wird der Datenübertragungsprozess regelmäßig und automatisiert überprüft und Bestätigungen (sog. Feedback-Loops) eingeholt, dass die Daten sicher im SAP-Backend angekommen sind.

Installationsassistenten

Um die Integration von Concur und SAP unkompliziert umsetzen zu können, stellt SAP einen Installationsassistenten – einen sogenannten Wizard – zur Verfügung, der Anwender mit gezielten Fragen durch den gesamten Implementierungsprozess führt.

Er klärt zudem darüber auf, welche Voraussetzungen Unternehmen erfüllen müssen, um die Lösung erfolgreich einsetzen zu können. Sind Anforderungen nicht erfüllt, führt er aus, wie das Problem zu lösen ist.

Generell gilt: Damit SAP ERP und Concur direkt miteinander kommunizieren können, müssen zunächst die SAP-ERP- mit den Concur-Datenelementen verbunden werden.

Zu diesem Zweck werden die Kerndaten von Mitarbeitern und Konten von Concur und SAP repliziert und Kostenstellen sowie die Organisationsstrukturen der Systeme in die Integrationslösung übernommen.

Von SAP bereitgestellte BAdI ermöglichen es Kunden, Funktionen und Codes eigenständig im ERP-System anzupassen und zu verändern. Unternehmen haben so beispielsweise die Möglichkeit, Prozesse den firmeneigenen Bedürfnissen anzupassen. Das bringt mehr Flexibilität in der Anwendung.

Das SAP-Paket sowie die Funktionalität sind kostenfrei. Berechnet wird lediglich die einmalige Einrichtung.

Kunden können zudem auf gemeinsame Partner von SAP und Concur zurückgreifen, die über umfangreiche Kenntnisse zur nativen Schnittstelle verfügen und die die Implementierung vor Ort übernehmen können.

Die Dauer der Implementierung hängt von der Komplexität des Systems ab und kann variieren – von einer Stunde bis zu einigen Tagen.

Integration spart Zeit und Ressourcen

Zusammengefasst optimiert der direkte Austausch zwischen Concur und SAP ERP die Prozesse der Datenübertragung und sorgt für mehr Transparenz und ein agileres Zusammenwirken der beiden Systeme.

Geringere Fehlerquoten ermöglichen eine schnellere Ver- und Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen. Das spart Zeit und Ressourcen und erleichtert nicht nur die Arbeit von Finanzverantwortlichen, sondern führt auch zu mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.