Viaje conjunto
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Incluso las empresas que utilizan soluciones de software basadas en la nube de Concur para su gestión de gastos de viaje se enfrentan en última instancia al reto de transferir datos sin errores.
Anteriormente, la transferencia de datos en este escenario se realizaba con la ayuda de un middleware diseñado por Concur y SAP, que actuaba como una especie de intérprete, pero esta función ya no es necesaria gracias a la integración nativa de ambos sistemas que está disponible ahora.
A partir de ahora, la información de Concur para la contabilidad de gastos de viaje puede integrarse directamente y sin problemas en SAP ERP y, a la inversa, los datos de SAP ERP pueden transferirse al sistema Concur.
Concur y SAP
En este nuevo escenario, los dos sistemas se integran mediante un elemento de conexión que enlaza ambos sistemas a través de servicios web.
Esto no sólo sustituye al procedimiento basado en ficheros para transferir datos al sistema FI, sino que genera un proceso completamente nuevo para la transferencia de datos. Esto hace que el uso de middleware sea opcional.
El sistema SAP ERP gestiona automáticamente la sincronización entre SAP y Concur. Los clientes pueden determinar libremente la frecuencia con la que los informes de gastos de viaje y los recibos se transfieren del sistema Concur al sistema SAP.
La comunicación puede tener lugar con mucha más regularidad que antes, hasta llegar a una integración casi en tiempo real.
Transmisión de datos
Como parte de la integración nativa, los datos de los sistemas SAP ERP y Concur se sincronizan periódicamente.
La integración también ayuda a identificar y eliminar proactivamente posibles fuentes de error en el proceso de facturación, como la asignación incorrecta de centros de coste.
Además, las ejecuciones de simulación reconocen errores durante la transferencia de datos. Si, por ejemplo, se utilizan objetos de imputación incorrectos en SAP ERP, esto se reconoce en la ejecución de simulación y el error se muestra en Concur.
Los empleados responsables pueden entonces corregirlo sobre esta base. Sólo cuando se hayan corregido todos los errores y los centros de coste vuelvan a coincidir, se completará el proceso contable y el usuario recibirá una notificación de que la transferencia de datos ha finalizado con éxito.
En tal caso, los ajustes realizados también son visibles y, por tanto, rastreables para los usuarios del departamento financiero. Los procesos son ahora mucho más eficientes, especialmente en lo que respecta a los documentos FI y la información sobre empleados, productos y cuentas.
También mejora la calidad de las facturas. Se evitan los errores y el consiguiente trabajo adicional. El hecho de que los empleados reciban más rápidamente el reembolso de sus gastos de viaje es otro efecto secundario positivo.
Utilizar la solución nativa también tiene sentido para los clientes del área de servicios: a diferencia de las soluciones desarrolladas por los propios clientes, los posibles errores relacionados con la integración pueden notificarse y rectificarse a través del proceso estándar de soporte de SAP. Además de estas correcciones, SAP suministra regularmente mejoras funcionales como parte de los paquetes de soporte.
Seguridad mediante el control de datos
Como parte de la integración nativa de Concur y SAP, la transferencia de datos es segura porque la comunicación tiene lugar mediante cifrado HTTPS.
La seguridad adicional está garantizada por el hecho de que la comunicación siempre se origina en el sistema SAP. Por lo tanto, queda descartado el acceso externo incontrolado al sistema del cliente.
También garantiza que no se pierda ningún documento en caso de fallo de la comunicación.
Para garantizarlo, el proceso de transferencia de datos se comprueba periódica y automáticamente y se obtienen confirmaciones (los denominados bucles de retroalimentación) para garantizar que los datos han llegado de forma segura al backend de SAP.
Asistente de instalación
Para que la integración de Concur y SAP sea sencilla, SAP proporciona un asistente de instalación -el llamado wizard- que guía a los usuarios a través de todo el proceso de implantación con preguntas específicas.
También explica qué requisitos deben cumplir las empresas para poder utilizar la solución con éxito. Si no se cumplen, explica cómo resolver el problema.
En general: Para permitir que SAP ERP y Concur se comuniquen directamente entre sí, primero se deben vincular los elementos de datos de SAP ERP con los elementos de datos de Concur.
Para ello, se replican los datos básicos de empleados y cuentas de Concur y SAP y se transfieren los centros de costes y las estructuras organizativas de los sistemas a la solución de integración.
Los BAdI proporcionados por SAP permiten a los clientes personalizar y modificar funciones y códigos de forma independiente en el sistema ERP. Esto da a las empresas la oportunidad, por ejemplo, de adaptar los procesos a sus propias necesidades. Esto aporta más flexibilidad a la aplicación.
El paquete SAP y la funcionalidad son gratuitos. Solo se cobra la instalación única.
Los clientes también pueden confiar en socios conjuntos de SAP y Concur que tienen amplios conocimientos de la interfaz nativa y pueden encargarse de la implantación in situ.
El tiempo de implantación depende de la complejidad del sistema y puede variar entre una hora y varios días.
La integración ahorra tiempo y recursos
En resumen, el intercambio directo entre Concur y SAP ERP optimiza los procesos de transferencia de datos y garantiza una mayor transparencia y una interacción más ágil entre ambos sistemas.
Un menor índice de errores permite procesar más rápidamente los informes de gastos de viaje. Esto ahorra tiempo y recursos y no sólo facilita el trabajo de los responsables financieros, sino que también redunda en una mayor satisfacción de los empleados.