Gehen Sie aufgeräumt in Ihre Lizenzverhandlung

Ordnen Sie Ihren Vergabeprozess und stellen Sie sicher, dass die Lizenzen nutzungsgerecht zugeordnet und berechnet werden.

Unterstützen kann Sie hierbei eines der Grundprinzipien effizienter und effektiver Handlungen, die sogenannte 5S-Methode. Sie ist eine der Basismethoden des Lean Managements.

In fünf Punkten erfolgt von einer Bereinigung:

• Aussortierung (Seiri)
• Ordnung (Seiton)
• Sauberkeit (Seiso)
• die Etablierung von Standards (Seiketsu)
• eine nachhaltige Festsetzung der Selbstdisziplin (Shitsuke).

Im Hinblick auf die Lizenzbewertung lässt sich dies wie folgt darstellen:

1. Seiri – Aussortieren nicht benötigter Lizenzen:
   Basis für alle weiteren Schritte ist das Identifizieren und Aussortieren irrelevanter Elemente.Vor dem Hintergrund, dass Lizenzen auf aktive Nutzer/Engines bzw. Schnittstellen begrenzt sein müssen, ist dies der relevante Zielbereich. Elemente, die diesem Bereich nicht zugehören, sind zu hinterfragen und gegebenenfalls zu eliminieren.
2. Seiton – (zu)ordnen der Lizenz auf Basis der Nutzung:
   Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Vergabe relevanter Lizenztypen in einer Art erfolgt, die dem Aufgabenumfeld, d. h. der Position des Anwenders, entspricht.Ein Abgleich der zugeordneten Lizenz mit dem Aktivitätsprofil des Anwenders (bspw. evaluierbar auf Basis der Transaktionsaufrufe) ist die notwendige Folge.
3. Seiso – Ausnahmen erkennen und eliminieren:
   Die permanente Sicherstellung („Sauberhalten“) eines erreichten Zustandes erfordert zeitnahe Informationen über Abweichungen und Ausnahmen. Ganz im Sinne aktueller Trends müssen Ihre Systemdaten (Anwenderverhalten, Lizenzurordnung) die Basis einer kennzahlengetriebenen „Säuberung“ sein.Manuelle Tätigkeiten sind hierbei keine Alternative. Einzig und alleine eine automatisierte Analyse, die proaktiv über „Unsauberkeiten“ (z. B. Ausnahmen) informiert, ist praktikabel.
4. Seiketsu – Standardisieren von Vergaberegeln & –prozess:
   Um zu gewährleisten, dass der aktuelle Zustand zukunftsfähig ist und weiterhin verfolgt wird, ist es sinnvoll, Regeln und Standards zu etablieren.Diese müssen vom Prozess (bspw. wie und in welchem Rhythmus werden die kennzahlengetriebenen Auswertungen zur Verfügung gestellt) bis zu detaillierten Vergaberichtlinien (erfolgt die Vergabe direkt oder indirekt, d. h. über Referenzbenutzer bzw. Berechtigungsrollen) geklärt und implementiert werden.
5. Shitsuke: Nachhaltigkeit durch kontinuierliche Adaption:
   Nachhaltigkeit und Kontinuität bedeutet nicht nur, den aktuellen Zustand zu etablieren, sondern ebenfalls zu verbessern.Denn eines ist offensichtlich, werden Veränderungen nicht berücksichtigt, driften bestehender und notwendiger Lizenzbedarf im Laufe der Zeit unweigerlich auseinander.Folglich ist die Lizenzvergabe kontinuierlich an die veränderten internen (z. B. Fluktuation, Positionswechsel) sowie externen (u. a. juristische Normen) Bedingungen anzupassen.

Der Vorteil der 5S-Methode als Basismethode im Rahmen eines SAP–Lizenz–Audits ist, dass die einzelnen Punkte nicht manuell abzuarbeiten sind, sondern starke automatisierte Unterstützung erfahren können.

Ist eine zeitnahe automatisierte Nutzungsanalyse als fester Bestanteil in den einzelnen Punkten implementiert, ist das die Basis für ein Lizenzmanagement, das sich an realen Anforderungen orientiert.

Insbesondere für Unternehmen ist dies nicht nur eine solide Informationsbasis, sondern auch ein Informationsvorsprung für ihre Verhandlung.

Neben einem aufgeräumten Fundament führen unternehmensweite Standards durch wiederholte automatisierte Bewertungen am Ende zu einem nachhaltigen Lizenzmanagement.

Intensive Ad-hoc-Aktivitäten vor einem Audit, die nur kurzfristig wirken und über Gebühr Ressourcen binden und die „normale“ Agenda durcheinanderwirbeln, sind nicht mehr notwendig.