Ganzheitliches IT-Management

Die Abbildung von Support und IT-Prozessen ist sicherlich der erste Schritt, um den SAP Solution Manager weiter zu nutzen und in Stellung zu bringen. Sind der Service Desk sowie das Change Management erst einmal eingeführt, gewinnt das Thema Kosten- und Leistungsverrechnung mehr und mehr an Bedeutung.

Spätestens dann, wenn IT-Verantwortliche detailliert Rechenschaft ablegen müssen oder selbst wissen wollen, in welcher Senke die Aufwände versickern, wird dies wichtig.

Nun kann man mit dem SolMan natürlich auch flankierend zu den IT-Prozessen wunderbar die Aufwände messen und darstellen, einiges gilt es jedoch hierbei zu beachten. Mein Ziel ist es immer, zu vermeiden, dass es bei Berichten und Auswertungen Interpretationsmöglichkeiten gibt. Diese Situation ist spätestens gegeben, wenn Daten redundant in unterschiedliche Werkzeuge eingepflegt werden.

Betrachtet man das Change und Request Managements des SolMan, so kann eine einheitliche Sicht auf Projekte sowie auf bereits erbrachte Leistungen nur sinnvoll mit dem Projekt- und Portfolio-Manage­nent geschehen.

Die Komponente des SAP-PPM wurde relativ spät mit dem SolMan 7.1 eingeführt und steht nun natürlich auch in einer optimierten Variante in der Version 7.2 zur Verfügung.

Die Nutzung der PPM-Komponente ist weniger ein Customizing-Thema als mehr ein Thema der Organisation. Generell sollten alle größeren Projekte nicht über einzelne Changes, sondern als ein Release beziehungsweise ein Projekt abgebildet werden.

Bereits hier stellt sich natürlich die erste Herausforderung: weg von einer durchgängigen Nutzung von „dringenden Änderungen“, hin zu einer Steuerung der Änderungen in Projekten. Diese Projekte sollten – wenn man PPM nutzen möchte – nicht direkt angelegt werden.

Die sonst übliche Verwendung von Änderungsanträgen ist für Projekte, die meist ohnehin durch einen Ausschuss genehmigt wurden, eher Mehraufwand. Sinnvoll ist es, die Projekte im Projekt- und Portfolio-Management anzulegen und dort auch die Projektstruktur zu pflegen.

Dabei reicht es nicht, ein Arbeitspaket anzulegen, das sich dann lediglich „Programmierung“ oder „Umsetzung“ nennt. Vielmehr müssen alle einzelnen Arbeitspakete festgelegt und definiert werden.

In diesem Zusammenhang können auch gleich die erwarteten Aufwände erfasst werden. Ein Arbeitspaket kann dann zu einem Change führen, muss es jedoch nicht zwingend. Das ist spätestens dann gegeben, wenn auch Arbeitspakete für den Rollout wie etwa Datenmigration, Berechtigungszuweisungen und Ähnliches definiert werden.

Die Schnittstelle zwischen PPM und ChaRM ist so gut, dass direkt aus einem Arbeitspaket ein Change erstellt werden kann. Üblicherweise wird dies durch den Projektleiter veranlasst.

Mit der Erstellung eines Änderungsdokuments aus einem Arbeitspaket im PPM heraus entsteht eine eindeutige Verknüpfung zwischen beiden Objekten. Dies ermöglicht es den IT-Anwendern, Aufwände auf dem Change zu erfassen.

Diese Aufwände werden mit dem Arbeitspaket im PPM synchronisiert. Wird die Erfassung von Aufwänden durchgängig durchgeführt, so können für Projektleiter relevante Analysen aus dem PPM heraus erstellt werden. Relevante Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass nicht nur die Zeiten erfasst werden, sondern vom Arbeitspaketverantwortlichen auch kontinuierlich der Fertigstellungsgrad gepflegt wird.

Somit kann einerseits das Projekt über Kennzahlen gesteuert werden (Aufwände versus Leistungen, Projektfortschritt, offene Arbeitspakete). Parallel dazu können auch die Zeiten für eine echte Leistungsverrechnung in das Cross-Application-Time­sheet (CATS) des ERP-Systems übertragen werden.

Über die zentrale Erfassung der Tätigkeiten und die Gliederung der Arbeitspakete entsteht somit eine eindeutige Erfassung der Daten, sodass Interpretationen ausgeschlossen sind. Zusammenfassend stellt SAP mit dem PPM für den SolMan ein äußerst wertvolles Werkzeug zur Verfügung, das nur noch auf den Arbeitseinsatz wartet.

Für den Einsatz müssen natürlich die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen werden. Der Einsatz macht jedoch in jedem Fall Sinn. Ich habe immer wieder Kunden, die dann beginnen, kundenspezifische Felder wie Kostenstelle und Innenauftrag auf dem Change zu hinterlegen.

So können zwar damit zum Teil Reportinganforderungen erfüllt werden, eine ganzheitliche Steuerung der Projekte kann damit jedoch nicht erfolgen.