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Fit für die E-Rechnung im B2B in sechs Stufen  

Wenn ab dem 1.1.2025 jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein muss, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, benötigt es Softwarelösungen, die dazu dienen, diese Vorgänge technologisch abzubilden.
Sven Holtmann, xSuite
10. Juni 2024
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Folgerichtig gilt dies auch für den Versand elektronischer Rechnungen; die Verpflichtung dazu folgt zu einem späteren Zeitpunkt in drei Schritten. Mit dem kommenden Gesetz zur E-Rechnungspflicht sind also spezielle E-Invoicing-Dienstleister gefragt, die die Übermittlung übernehmen und dafür sorgen, dass die Rechnungsempfänger ihre Dokumente immer im gewünschten Format erhalten. Unternehmen sollten daher die Auswahl der passenden Technologien und Partner gründlich vorbereiten, idealerweise durch Bildung eines abteilungsübergreifenden Projektteams „E-Invoicing“.

Lösungen zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen sind in vielen Unternehmen bereits im Einsatz. Ob diese jedoch in der Lage sind, die neuen Anforderungen aus der kommenden E-Rechnungs-Pflicht im B2B abzudecken, steht auf einem ganz anderen Blatt. Die Softwarelösung muss dafür in der Lage sein, Rechnungen in den vorgeschriebenen digitalen, strukturierten Rechnungsformaten anzunehmen; da künftig auch die Verpflichtung zum Versand von B2B-Rechnungen in ebendiesen Formaten besteht, wird idealerweise eine Lösung gesucht, die beide Richtungen bedienen kann.

Hier sind viele Unternehmen technologisch noch im Rückstand. Und weil in den kommenden Jahren ein starker Run auf die spezialisierten Dienstleister entstehen wird, sollten sich die betroffenen Firmen gut auf das kommende E-Rechnungs-Projekt vorbereiten. Dabei unterstützt ein 6-stufiger Plan.

1. Analyse und Planung

Zunächst ist ein Projektteam zu bilden, das sich aus allen thematisch betroffenen Fachbereichen, der IT-Abteilung und idealerweise Fachkräften für (Steuer-)Recht zusammensetzt. In dieser Phase sollte man sich ansehen, wie der Rechnungseingangs- und Ausgangsprozess aktuell strukturiert ist. Sind die laufenden Systeme noch state-of-the-art und ist der Einsatz von Third-Party-Software möglich? Außerdem wichtig: Wie sieht es mit den eigenen Lieferanten und Kunden aus? Können diese bereits E-Rechnungen versenden bzw. empfangen (Kreditoren-Debitoren-Analyse)?

2. Auswertung

Den aufgenommenen Ist-Zustand gilt es im Folgenden auszuwerten. Lässt sich der Ein- und Ausgangsprozesses noch optimieren? Wo können durch die Einführung der E-Rechnung weitere Kosten eingespart werden, etwa durch die Verlagerung von Input/Output-Management-Anwendungen in die Cloud? Erforderlich ist auch eine Debitoren-/Kreditorenstrategie. Erstere müssen überzeugt werden, E-Rechnungen zu empfangen, zweitere, sie zu senden.

3. Auswahl des Softwareanbieters

Um den richtigen E-Invoicing-Anbieter zu finden, der Rechnungsversand, -annahme und -verarbeitung abdeckt, müssen diesem die richtigen Fragen gestellt werden, idealerweise zusammengestellt in einem Anforderungskatalog. Hier ist unter anderem aufgeführt, welche Länder, Portale und Formate benötigt werden, welche (ERP-)Systeme zu bedienen sind, wie die Systemarchitektur auszusehen hat und welche Business-Features benötigt werden.
Wichtig ist auch das Landes-, Format- und Netzwerkportfolio des Anbieters und wie er dieses an Systeme anbindet. Seine Größe sollte ferner zur Größe des beauftragenden Unternehmens passen und der Dienstleister muss auch über freie zeitliche Kapazitäten für ein solches Projekt verfügen.

4. Planung des Projekts

Für ein E-Rechnungs-Einführungsprojekt, das ein nicht zu unterschätzendes Change Management mit sich bringt, ist internes Projektmarketing erforderlich. Das bereits gebildete Projektteam wird in dieser Phase crossfunktional erweitert, denn das Vorhaben muss intern kommuniziert, weitere individuelle Anforderungen müssen eingeholt werden.

5. Umsetzung des Projekts

In enger Abstimmung mit den internen Stakeholdern geht schließlich das neue System für die Inbound- und Outboundprozesse in den Betrieb. Bei der xSuite heißt es „xSuite electronic Document Network Adapter, kurz xSuite eDNA, und läuft vollständig in der Cloud. Lange Implementierungszeiten wie früher, wo erst ein Capture-Prozess zum Auslesen aufgesetzt und trainiert werden musste, sind passé. Es ist im Prinzip nur noch ein Zusammenstecken der Cloud-Lösung mit dem im Unternehmen eingesetzten ERP (SAP)-System.

Die Rechnungen gehen künftig über ein Netzwerk, derzeit vorwiegend Peppol (in Europa) und landen in xSuite eDNA. Dieses formt aus den heterogenen Eingangsdokumenten ein einheitliches Format, das der nachfolgende Rechnungseingangsworkflow nahtlos übernehmen kann. Eine Validierung ist technisch gesehen nicht erforderlich, auch dies erledigt der Adapter. Für die debitorischen Vorgänge wird diese Lösung auch den „Druck“ der Ausgangsrechnungen übernehmen, in dem es aus den angelieferten Rechnungsdaten eine rechtsgültige Rechnung erstellt, über das Netzwerk der Wahl (Portale, Finanzbehörden, perspektivisch auch per E-Mail) verschickt und gleichzeitig an das Finanzwesen für die Archivierung zurückspielt.

6. Produktivphase

Im konkreten Betrieb geht es anschließend darum, zu überprüfen, ob weiterte Software-Funktionen notwendig sind, zum Beispiel für die Verarbeitung neuer Formate, oder ob Produktneuerungen verfügbar sind.

Fazit

Die E-Rechnung wird in Deutschland eine sehr viel wichtigere Rolle spielen als bisher, denn mit der E-Rechnungspflicht im B2B müssen sich Unternehmen umstellen – planvoll und mit Blick vor allem auf die Chancen des E-Invoicings.

» xSuite: E-Rechnungen versenden und annehmen.


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Sven Holtmann, xSuite

Sven Holtmann (B.SC Wirtschaftsinformatik) ist Product Manager E-Invoicing bei der xSuite Group GmbH. Er ist seit über 20 Jahren in der IT tätig, davon 10 Jahre bereits bei der xSuite. Zunächst tätig als ECM-Berater mit dem Schwerpunkt Invoice Automation und Input-Management, wechselte er nach 4 Jahren in das Produktmanagement bei xSuite und etablierte als einen Schwerpunkt erfolgreich das Thema E-Invoicing. Hierbei lag der Fokus insbesondere auf dem internationalen Rechnungsaustausch, auf Portallösungen und Peppol, gesetzlichen Regelungen, ViDA und vielem mehr.


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