Evolution im SAP-Lizenzmanagement

SAP License Intelligence

Im Markt der Anbieter wird häufig mit der Angst um Lizenzrisiken geworben und gleichzeitig werden die hohen Lösungspotenziale der Lizenzmanagement-Tools den Kunden wärmstens angepriesen. Das klingt zu schön, um wahr zu sein. Die Anbieter oder Tools erklären dem SAP-Kunden heute jedoch nicht, wie sie die erkannten Risiken realistisch bewerten und faktisch beseitigen können. Weiterhin bleibt für die Unternehmen unklar, wie sie die Potenziale heben. 

Eine Lösung für dieses Problem wäre jetzt der direkte Weg zum Lizenzberater des Vertrauens, der die Potenziale umsetzt, die das Tool zuvor versprochen hat. 

Der bessere Weg ist eine intelligente Lizenzanalyse, die dem Unternehmen zusätzliche und notwendige Informationen zu den aktuellen Herausforderungen im Lizenzmanagement liefert. Viele SAP-Kunden fragen sich heute, welche Abhängigkeiten im Lizenzmanagement berücksichtigt werden müssen. Was passiert, wenn sie zum Beispiel die Cloud Subscription in die Waagschale ihrer Verhandlung werfen? Wie sieht der Verhandlungsspielraum des SAP-Vertriebs- oder SAP-Partners aus? Welche Ziele des Unternehmens sollten mindestens erreicht werden? Ab wann ist ein Verhandlungsergebnis im Vergleich zu anderen SAP-Kunden gut und wie sicher ist das Unternehmen für die Zukunft aufgestellt?

Auf diese wichtigen Fragen gibt SAP License Intelligence der Sandmeier Consulting alle notwendigen Antworten. SAP License Intelligence liefert nicht nur ein Werkzeug für das Lizenzmanagement und stellt den notwendigen Content bereit, in SAP License Intelligence ist auch die Kompetenz von 15 Jahren Lizenzberatung eingeflossen. Hier werden für SAP-Kunden Verhandlungen simuliert, die eigenen Konditionen den marktüblichen Benchmarks gegenübergestellt sowie SAP-Audits simuliert und vorbereitet. 

Anhand von drei aktuellen Herausforderungen verdeutlichen wir das Potenzial:

SAP Cloud

Die häufigsten Fragen, die sich unsere Kunden stellen, sind: „Was ist ein angemessener Preis für ein Cloud-Produkt? Entspricht das SAP-Angebot einem guten und marktüblichen Preis oder zahle ich hiermit zu viel?“ Die SAP weiß genau, dass einige ihrer Preispositionen nicht wettbewerbsfähig sind, und kalkuliert die gewünschten Kunden-Rabatte im Voraus mit ein. Während OnPrem-Benchmarks sich über Jahre für SAP-Kunden leicht ableiten ließen, sind SAP-Cloud-Preise sehr unbeständig und Rabatte passen sich den aktuellen Marktgegebenheiten an. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen besonders wichtig, die eigenen Konditionen und insbesondere die vorliegenden Angebote zu bewerten.

Ist ein Cloud-Vertrag vom Kunden erst einmal gezeichnet, gilt es nun, den Verbrauch der Cloud-Lösungen im Blick zu behalten und die Möglichkeiten des Vertrags, wie zum Beispiel die Swap-Rechte, zu erkennen und zu nutzen. SAP hilft hierbei wenig, die notwendige Transparenz zu schaffen, geschweige denn mögliche Lösungsvorschläge zu ermitteln. SAP License Intelligence schafft Klarheit und gibt dem Kunden den Überblick, indem der Lizenzverbrauch gegen das lizenzierte Volumen gespiegelt und eine zukünftige Über- sowie Unterlizenzierung prognostiziert wird. Hieraus ist dann für jedes Unternehmen das Swap-Potenzial einfach ableitbar.

Contract versus Product Conversion oder doch RISE with SAP?

Eine der größten Herausforderungen für viele SAP-Kunden ist nach wie vor die Verhandlung einer Contract beziehungsweise Product Conversion und die Objektivierung, welches Szenario für die Lizenzstrategie des Unternehmens in der Zukunft die beste ist. Contract Conversion, Product Conversion oder doch RISE with SAP? Das Thema ist komplex, die Verhandlung schwierig und die Tragweite der Entscheidung reicht über die nächsten Jahrzehnte hinaus. Jeder Kunde, der diese Thematik einmal mit SAP diskutiert hat, kennt die Präferenz der SAP zum Cloud-Thema und weiß, dass gute Preise häufig nur mit Zugabe eines Cloud-Vertrages möglich sind. Aber der Zusammenhang zwischen Höhe des Cloud-Volumens, Rabattierung für Conversion- und Zukaufprodukte im Einklang mit der Vertragshistorie ist überaus kompliziert. SAP License Intelligence reduziert die Komplexität für Unternehmen auf ein Minimum. Hier haben SAP-Kunden die Möglichkeit, verschiedene Szenarien zu simulieren und die Ergebnisse monetär und qualitativ objektiv zu vergleichen. Mit dieser Gegenüberstellung lässt sich für SAP-Kunden die sinnvollste Verhandlungsstrategie mit der SAP optimal ableiten.

Auditsichere Vermessung nach SAP-Berechtigungen

SAP hat mit dem STAR Service erstmals ein Regelwerk publiziert, mit dem SAP im Rahmen eines Audits die Lizenzzuordnung nach Berechtigungen plausibilisieren kann. Zumindest dokumentiert die SAP mit diesem Regelwerk, auf Basis von Berechtigungsobjekten und Aktivitäten, eine Position zur Vergabe von Lizenztypen. Nach Aussage der SAP auf dem DSAG-Kongress 2022 dient dieses Regelwerk nicht als Vermessungstool, sondern ausschließlich als Werkzeug im Rahmen von SAP-Remote-Audits, falls ein Kunde die aktuelle Lizenzverteilung anzweifelt. „Auditsicher“ bedeutet für Kunden in diesem Fall, auf ein solches Remote-Audit gut vorbereitet zu sein und Abweichungen vom SAP-Regelwerk sicher begründen zu können. Für die Nutzung von einigen „Engines“ erfordert es beispielsweise die Vergabe von Standard-ERP-Berechtigungen, die keinen „Engine Use“ gemäß SAP-Regelwerk zur Folge haben, sondern häufig zusätzlich den „Functional Use“ benötigen. Dieses Vorgehen widerspricht jedoch der aktuellen SAP-Preisliste, sodass Kunden sich gegen diese unnötigen Doppellizenzierungen wehren sollten. „Wehren“ bedeutet in diesem Fall, eine abweichende Lizenzzuordnung einwandfrei argumentieren zu können.

Vor einer SAP-Analyse im Rahmen des STAR Services sollten sich SAP-Kunden grundsätzlich die notwendige Transparenz verschaffen und die Chance nutzen, das Rollenkonzept lizenzverträglich zu optimieren. SAP License Intelligence bietet die Möglichkeit, ein SAP-Audit nach Berechtigungen zu simulieren und den Unterschied im Lizenzmanagement zwischen tatsächlicher Nutzung und vergebenen Berechtigungen zu vergleichen. Die vielversprechendsten und praktikabelsten Rollenänderungen werden erkannt sowie deren Auswirkung auf den Lizenzwert simuliert.

In allen drei Beispielen hilft SAP License Intelligence dem SAP-Kunden, aktuelle Probleme und Potenziale zu ermitteln. In allen drei Fällen erhalten die Unternehmen eine realistische, wirtschaftlich sinnvolle Lösung und den Weg dorthin aufgezeigt.