Erfolgreiche Transformation

Aufgrund seiner weltweiten Aktivitäten und dem Wunsch, einzelne Segmente und Produktgruppen gezielter steuern zu können, wollte das internationale Unternehmen bestehende Verfahren der Kosten- und Erlösermittlung umstellen, die Bilanzierungsmöglichkeiten verfeinern und nach parallelen Rechnungslegungsvorschriften ausrichten.

Im Rechnungswesen verwendete man das Gesamtkostenverfahren, eine durchgehende Berichterstattung nach Profit Centern gab es nicht. Eine detailliertere Betrachtung etwa der monatlichen Umsatzentwicklung einzelner Produktgruppen und Unternehmensbereiche war dadurch sehr zeitaufwändig.

Auf Knopfdruck und automatisiert konnte Schwabe dies nicht erstellen. Auch für schnelle Vergleiche mit den Kennzahlen der amerikanischen Gesellschaft fehlte im bestehenden Reporting die Transparenz.

Steuer- und handelsrechtlich ließ sich keine gemeinsame SAP-Bilanz erzeugen. Dies sollte sich zum Jahresbeginn 2012 ändern. Zudem wollte Schwabe aufgrund der steigenden internationalen Aktivitäten seine Bilanz auch nach den entsprechenden Rechnungslegungsvorschriften IFRS (International Financial Reporting Standards) und US-GAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles) ausrichten und standardisieren.

Daher beschloss das Unternehmen, das deutsche SAP-System auf das Neue SAP-ERP-Hauptbuch umzustellen, um es als globale Lösung zu etablieren und die spezifischen Funktionalitäten zu nutzen, die das Neue Hauptbuch für die segmentbezogene Steuerung und parallele Rechnungslegung im internationalen Geschäftsumfeld bietet.

Konkret war das bestehende Gesamtkostenverfahren um das Umsatzkostenverfahren zu erweitern. Zusätzlich sollten vollständige Bilanzen auf Profit-Center-Ebene ermöglicht werden. Dazu musste zunächst die Profit-Center-Rechnung eingeführt werden. Eine fachlich und technisch anspruchsvolle Aufgabe.

7,5 Millionen Belege

Zentrale Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung des Neuen Hauptbuchs war die Umsetzung der Belege des laufenden Geschäftsjahres inklusive aller offener Posten in die neuen Strukturen.

Betroffen waren insgesamt 42 in Buchungskreisen abgebildete Konzerngesellschaften wie die Schwabe GmbH, die Deutsche Homöopathie Union oder auch die W. Spitzner Arzneimittelfabrik.

Das Projekt – von der Analyse bis zum Go Live des Neuen Hauptbuchs – begann mit einer zweimonatigen Konzeptionsphase und wurde nach der von cbs entwickelten Methodik M-cbs durchgeführt. Diese stellt eine auf die spezifische Kundensituation und den Projekttyp angepasste Vorgehensweise sicher.

Durchaus respektabel waren die Daten- beziehungsweise Belegmengen, die im Rahmen des Projekts von der alten auf die neue Logik umgesetzt werden mussten: Sieben Millionen Belege standen zur Analyse und nachfolgenden Transformation an.

Zu Beginn standen für das Schwabe-Team die umfangreiche Analyse und Dokumentation aller noch nicht archivierter Belege aus dem vergangenen und laufenden Jahr in 42 Buchungskreisen an.

Konkret ging es darum, alle Geschäftsvorfälle und die entsprechenden Belegarten zu überprüfen, um die Arten des Belegsplitts festlegen zu können. Betroffen waren alle Belege der vergangenen beiden Geschäftsjahre, die innerhalb von sechs Wochen detailliert untersucht, in Prozess-Clustern zusammengefasst und in „SAP-Standard“ und „Spezialfälle“ aufgeteilt wurden.

In gemeinsamen Workshops überprüften die Key User aus den Fachabteilungen Finance und Controlling beispielsweise, welche Geschäftsvorfälle wie gebucht werden, um sicherzustellen, dass alle Prozesse mit dem neuen Hauptbuch abzudecken sind.

Auch Fragen zu eventuellen inkonsistenten Buchungen und wie diese zukünftig mit den Vorschriften des Kontierungshandbuchs in Übereinstimmung gebracht werden, wurden in den Workshops gelöst. Für die technische Umsetzung des Systems in die neuen Logiken wurde die Standardsoftware cbs ET Enterprise Transformer verwendet.

Speziell für den Umstieg auf das neue SAP-ERP-Hauptbuch bringt der Enter­prise Transformer große Vorteile: So kann das Transformationsdatum beliebig, das heißt im Gegensatz zu anderen Vorgehensweisen, auch unabhängig vom Geschäftsjahresende gewählt werden.

Der Transformationsumfang wie Saldenübernahme, Teil- oder Komplettübernahme der Historie lässt sich flexibel definieren. Somit erscheinen auch historische Belege so, als wären sie bereits im Neuen Hauptbuch gebucht worden.

Durch einen automatisierten Abstimmprozess der Salden und Bilanzen wird die Identität von Daten aus der alten zur neuen Welt gewährleistet; spezifische Analysetools identifizieren zusätzlich falsche Buchungslogiken, fehlende oder falsche Stammdaten.

Technische Systemumsetzung

Als Aufsetzzeitpunkt für die Datenumsetzung wurde das Vorjahr definiert, weil ältere Belege bereits teilweise archiviert waren und nicht mehr im Produktivsystem zur Verfügung standen. Während der Transformation wurden alle relevanten Belege und Summentabellen aus Finance und Controlling automatisiert mit Kontierungsmerkmalen wie Kostenstelle und Profit-Center in die Tabellen des Neuen Hauptbuchs überführt.

Wie perfekt das Customizing auch sein mag – ob die Umsetzung in die Tabellen des Neuen Hauptbuchs und das Splitten der Belege auch ­tatsächlich reibungslos funktioniert, bringt erst ein Test ans Tageslicht.

Die neue Lösung wurde über zwei Wochen ausführlich in drei Integrationstests überprüft. Auf Basis der Testergebnisse erfolgte dann die Freigabe für den finalen User Acceptance Test, in dem die technische Migration und die Funktionalität aller Geschäftsprozesse geprüft und abgenommen wurden.

Nach der Freigabe führte cbs die technische Migration in der Produktivumgebung analog der zuvor durchgeführten Umsetzung für den Acceptance Test durch. Dabei wurden für die Sicherstellung einer revisionssicheren Umsetzung alle relevanten Änderungen am System automatisch protokolliert. Die Übernahme und Systemumstellung erfolgte innerhalb von zwölf Stunden an einem arbeitsfreien Wochenende. Der Produktivbetrieb wurde nicht gestört.

Mehr Durchblick

Die Vorteile durch den Einsatz des Neuen SAP-ERP-Hauptbuchs für den Schwabe-Konzern im Pharma-Markt sind offensichtlich: Ab sofort kann das Unternehmen erstmals Bilanzen auf Profit-Center-Ebene und eine Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren erstellen.

Durch die neu geschaffene Echtzeitintegration zwischen CO und FI ist Transparenz über alle Unternehmensbereiche jederzeit gegeben und das Reporting nach beliebigen Dimensionen möglich. Die wirtschaftliche Entwicklung einzelner Unternehmensbereiche lässt sich besser vergleichen.

Der wichtigste Vorteil bei der Nutzung des cbs ET Enterprise Transformers war für Schwabe die spezifische Vorgehensweise und das flexible, maßgeschneiderte Umstellungsszenario vom klassischen auf das neue SAP-ERP-Hauptbuch.

Aufgrund der Erfahrung aus Hunderten SAP-Transformationsprojekten unterschiedlicher Ausrichtung konnte das cbs-Berater-Team Schwabe in allen Schritten der Transformation fachlich und technisch unterstützen.

Und nicht zuletzt erreichte Schwabe das wichtige Ziel des Know-how-Transfers: Während des Projekts erfuhren die Key User der Fachabteilungen Finance und Controlling learning by doing alle wichtigen Schritte über das Customizing in den für sie entscheidenden Teilen des Neuen Hauptbuchs, im Bereich Belegsplitt und in verbundenen Bereichen wie zum Beispiel der Echtzeitintegration FI-CO, um später kundenspezifische Anpassungen eigenständig durchführen zu können.

„Dank der Kompetenz und Unterstützung der cbs-Berater und mithilfe der Standardsoftware ET ging die Transformation in das neue Hauptbuch reibungslos vonstatten. cbs stand uns mit technischem Support, fachlichem Know-how und einem Best-Practice-Ansatz zu 100 Prozent zur Seite.

Das stellte eine zügige und problemlose Implementierung sicher. Mit dem ganzheitlichen Blick auf fachliche Anforderungen und technische Umsetzung trugen die Berater maßgeblich zur Einführung einer effizienteren Reportingstruktur und damit zu einer höheren Informationsverfügbarkeit bei“

bestätigt Roswitha Weiser, Projektmanagerin in der Finanzbuchhaltung und Projektleiterin Migration NewGL.

Derzeit steht beim Schwabe-Konzern die Internationalisierung der SAP-Lösung auf dem Plan. 2013 soll der Rollout in den USA – ebenfalls mit Unterstützung der cbs Corporate Business Solutions – abgeschlossen werden.