Transformación exitosa

Debido a sus actividades en todo el mundo y al deseo de poder controlar segmentos individuales y grupos de productos de forma más específica, la empresa internacional quería reorganizar los procedimientos existentes para determinar costes e ingresos, perfeccionar las opciones contables y alinearlas con las normas contables paralelas.

En contabilidad se utilizaba el método del coste total; no había informes continuos por centro de beneficio. Esto hacía que llevara mucho tiempo examinar detalladamente la evolución mensual de la facturación de los distintos grupos de productos y divisiones.

Schwabe no podía crearlo automáticamente pulsando un botón. Además, los informes existentes carecían de transparencia para poder compararlos rápidamente con las cifras clave de la empresa estadounidense.

A efectos fiscales y de Derecho mercantil, no era posible generar un balance conjunto SAP. Esto iba a cambiar a principios de 2012. Además, debido al aumento de las actividades internacionales, Schwabe también quería alinear y normalizar su balance de acuerdo con la normativa contable correspondiente IFRS (International Financial Reporting Standards) y US-GAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles).

Por lo tanto, la empresa decidió migrar el sistema SAP alemán al Nuevo Libro Mayor ERP de SAP para establecerlo como solución global y utilizar las funcionalidades específicas que ofrece el Nuevo Libro Mayor para la gestión por segmentos y la contabilidad paralela en el entorno empresarial internacional.

En concreto, el actual método del coste total debía ampliarse para incluir el método del coste de las ventas. Además, debía ser posible realizar balances completos a nivel de centro de beneficios. Para ello, primero había que introducir la contabilidad de los centros de beneficio. Una tarea profesional y técnicamente exigente.

7,5 millones de ingresos

El requisito previo fundamental para introducir con éxito el Nuevo Libro Mayor era la conversión de los comprobantes del ejercicio en curso, incluidas todas las partidas abiertas, a las nuevas estructuras.

En total, se vieron afectadas 42 empresas del grupo incluidas en sociedades, como Schwabe GmbH, Deutsche Homöopathie Union y W. Spitzner Arzneimittelfabrik.

El proyecto -desde el análisis hasta la puesta en marcha del Nuevo Libro Mayor- comenzó con una fase de concepción de dos meses y se llevó a cabo según la metodología M-cbs desarrollada por cbs. Esto garantiza un enfoque adaptado a la situación específica del cliente y al tipo de proyecto.

La cantidad de datos y documentos que hubo que convertir de la antigua a la nueva lógica en el marco del proyecto fue bastante respetable: siete millones de documentos tuvieron que ser analizados y posteriormente transformados.

Al principio, el equipo de Schwabe tuvo que realizar un extenso análisis y documentación de todos los comprobantes del año anterior y del actual en 42 sociedades que aún no se habían archivado.

En concreto, se trataba de comprobar todas las operaciones comerciales y los tipos de documentos correspondientes para poder determinar los tipos de documentos divididos. Se vieron afectados todos los documentos de los dos últimos ejercicios, que se examinaron detalladamente en un plazo de seis semanas, se resumieron en grupos de procesos y se dividieron en "estándar SAP" y "casos especiales".

En talleres conjuntos, los principales usuarios de los departamentos de Finanzas y Control revisaron, por ejemplo, qué operaciones se contabilizan y cómo, para garantizar que todos los procesos queden cubiertos por el nuevo libro mayor.

En los talleres también se resolvieron cuestiones sobre posibles incoherencias en las contabilizaciones y cómo se ajustarán en el futuro a las normas del manual de contabilidad. Para la implantación técnica del sistema en la nueva lógica se utilizó el programa informático estándar cbs ET Enterprise Transformer.

Enterprise Transformer ofrece grandes ventajas, especialmente para el cambio al nuevo libro mayor de SAP ERP: la fecha de transformación puede elegirse a voluntad, es decir, a diferencia de otros procedimientos, también independientemente del final del ejercicio.

El alcance de la transformación, como la transferencia de saldos o la transferencia parcial o completa del historial, puede definirse con flexibilidad. De este modo, los documentos históricos también aparecen como si ya se hubieran contabilizado en el nuevo libro mayor.

Un proceso automatizado de conciliación de saldos y balances garantiza la identidad de los datos del antiguo al nuevo mundo; además, herramientas de análisis específicas identifican lógicas de contabilización incorrectas, datos maestros que faltan o son incorrectos.

Implantación de sistemas técnicos

El año anterior se definió como fecha de inicio de la conversión de datos porque los documentos más antiguos ya se habían archivado parcialmente y ya no estaban disponibles en el sistema productivo. Durante la transformación, todos los documentos y tablas resumen pertinentes de Finanzas y Controlling se transfirieron automáticamente a las tablas del nuevo libro mayor con funciones de imputación como centro de costes y centro de beneficios.

Por muy perfecta que sea la personalización, sólo una prueba revelará si la conversión a las tablas del nuevo libro mayor y la división de los documentos funcionan realmente sin problemas.

La nueva solución se probó en detalle durante dos semanas en tres pruebas de integración. Basándose en los resultados de las pruebas, la solución se liberó para la prueba final de aceptación del usuario, en la que se comprobaron y aprobaron la migración técnica y la funcionalidad de todos los procesos empresariales.

Tras la liberación, cbs llevó a cabo la migración técnica en el entorno productivo de la misma forma que la implementación realizada previamente para la prueba de aceptación. Todos los cambios relevantes en el sistema se registraron automáticamente para garantizar una implementación a prueba de auditorías. La toma de control y la conversión del sistema tuvieron lugar en doce horas durante un fin de semana no laborable. El funcionamiento productivo no se vio perturbado.

Más perspectiva

Las ventajas de utilizar el Nuevo Libro Mayor ERP de SAP para el Grupo Schwabe en el mercado farmacéutico son evidentes: a partir de ahora, la empresa puede crear por primera vez balances a nivel de centro de beneficios y una cuenta de pérdidas y ganancias según el método del coste de ventas.

La recién creada integración en tiempo real entre CO y FI proporciona transparencia a todas las divisiones de la empresa en todo momento y permite elaborar informes en función de cualquier dimensión. El desarrollo económico de cada una de las divisiones de la empresa puede compararse mejor.

Para Schwabe, la ventaja más importante de utilizar cbs ET Enterprise Transformer fue el enfoque específico y el escenario de conversión flexible y personalizado del libro mayor clásico al nuevo SAP ERP.

Basándose en la experiencia de cientos de proyectos de transformación de SAP con diferentes orientaciones, el equipo de consultoría de cbs pudo proporcionar a Schwabe apoyo profesional y técnico en todos los pasos de la transformación.

Y por último, pero no por ello menos importante, Schwabe logró el importante objetivo de la transferencia de conocimientos técnicos: durante el proyecto, los usuarios clave de los departamentos de Finanzas y Controlling aprendieron practicando todos los pasos importantes sobre la personalización en las partes del Nuevo Libro Mayor que eran cruciales para ellos, en el área de la división de documentos y en áreas relacionadas como la integración en tiempo real FI-CO, para poder llevar a cabo posteriormente ajustes específicos para cada cliente de forma independiente.

"Gracias a la competencia y el apoyo de los consultores de cbs y con la ayuda del software estándar ET, la transformación al nuevo libro mayor se realizó sin contratiempos. cbs nos apoyó al cien por cien con asistencia técnica, conocimientos profesionales y un enfoque basado en las mejores prácticas.

Esto garantizó una implantación rápida y sin problemas. Con su visión holística de los requisitos empresariales y la implantación técnica, los consultores contribuyeron significativamente a la introducción de una estructura de informes más eficiente y, por tanto, a una mayor disponibilidad de la información.

confirma Roswitha Weiser, Gestora de Proyectos en Contabilidad Financiera y Gestora de Proyectos de Migración NewGL.

Actualmente, la internacionalización de la solución SAP está en la agenda del Grupo Schwabe. En 2013 se completará la implantación en EE.UU., también con el apoyo de cbs Corporate Business Solutions.