Emmi startet mit SAP SuccessFactors durch

Bevor Emmi auf SuccessFactors umstieg, gab es kein konzernweit einheitliches HCM-System zur Erfassung, Administration und Auswertung von Mitarbeiterstammdaten.

Die Talent-Management-Prozesse wurden selbst nach der schnellen internationalen Expansion der letzten Jahre noch immer lokal unterschiedlich und ohne übergreifende IT-Unterstützung gehandhabt. Diese eher individuelle Prozessauslegung war auf Dauer kontraproduktiv.

Die Herausforderung bestand darin, HR-Prozesse zu harmonisieren und ein globales Stammdatenmanagement einzurichten, um auf dieser Basis ein nachhaltiges Talent Management zu eta­blieren.

Die umfassende Systemlösung von SAP wird bei Emmi unter dem Namen „HR Suite“ eingeführt. Darüber hinaus sollten Mitarbeitende aus den Fachbereichen und Linienfunktionen eingebunden werden – und das über alle Standorte in 13 Ländern hinweg.

Die Wahl fiel auf die SAP-Software SuccessFactors mit TTS als Implementierungspartner, da sie aus funktionaler und technischer Sicht die hohen Anforderungen von Emmi erfüllen und eine umfassende internationale Abdeckung bieten.

„Mit dem konzernweiten Wechsel auf SAP ERP vor einigen Jahren wurde Emmi auf die damals „interessante Option“ SuccessFactors aufmerksam“

so Michael Lötscher, Head HR Excellence & Development der Emmi Gruppe.

Nachdem ein attraktives Vertragspaket geschnürt werden konnte, das auch die Cloud-Fähigkeit des SAP-ERP-Systems sicherte, konnte die Implementierung von SAP ERP und SuccessFactors parallel erfolgen.

„Eine On-Premise-Lösung haben wir nie angedacht. Die alte Welt ist für uns wenig attraktiv und zu aufwändig im Unterhalt. Und wenn wir in die Cloud gehen, dann komplett“

so Lötscher weiter.

„Ich bin froh, dass wir uns für diese neue Technologie entschieden haben.“

Die anspruchsvolle HR-Strategie der Milchverarbeiterin führte bei der Auswahl der benötigten SAP-SuccessFactors-Module rasch zu der Entscheidung: Wir brauchen alle.

Nur die Abbildung aller HR-Kernfunktionen bot die Möglichkeit, die Prozesse besser zu steuern und folgende Ziele zu erreichen:

• den Rollout eines global führenden HR-Stammdatensystems und die damit verbundene Steigerung der Transparenz für Führungskräfte, Mitarbeitende und HR
• die internationale Vereinheitlichung und Steuerung von Talent- und Weiterbildungsprozessen
• die Administration und zentrale Steuerung von Trainings in einem Learning Management System (LMS)
• die Verlegung der technischen Infrastruktur in die Cloud

Rekrutieren, verwalten und schulen

Der Startschuss für das Projekt fiel 2014, der Abschluss ist bis Ende 2018 geplant. Zunächst wurde der finanzielle Rahmen gesetzt und die Ressourcen und rechtlichen Rahmenbedingungen geklärt. Dann genehmigte die Geschäftsführung die Verlegung der Daten von den eigenen Servern in die Cloud.

Mit dem Go-Live des innovativen Stammdatensystems Employee Central für die rund 3000 Mitarbeitenden in der Schweiz wurde im Sommer 2015 ein zentraler Meilenstein des Projekts nach gerade einmal acht Monaten erreicht.

Employee Central bildet die Datenbasis für den Rollout weiterer SuccessFactors-Module sowie für ein globales HR-Reporting, das die Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten in einem international tätigen Unternehmen wie Emmi deutlich erhöht.

Im Rahmen des Rollouts von Employee Central wurde unter anderem ein externes Payroll-System über eine Schnittstelle angeschlossen, die auf der Middleware Dell Boomi basiert.

Solche „Projekte im Projekt“ gibt es naturgemäß bei den meisten Implementierungen, wofür genügend Zeit und Ressourcen einzuplanen sind. 2015 wurden gleichfalls in der Schweiz die Module „Recruiting Management“ und „Learning“ (Weiterbildung) eingeführt.

Nach der erfolgreichen Einführung in einem Pilotbereich Anfang 2016 wird Emmi mit dem Modul „Performance & Goals“ bis Jahresende auf nationaler Ebene live gehen sowie mit der technischen Implementierung des Moduls „Succession Management“ die Basis für eine integrierte Nachfolgeplanung schaffen, die ab 2017 zur Anwendung kommen wird.

Als letztes Modul ist in der Folge der Rollout von „Compensation Management“ (Vergütungsmanagement) geplant.

Immer wieder gilt es, die gesetzten Ziele zu überprüfen und die Mitarbeiter auf dem Weg in ein neues Talent-Management-System mitzunehmen.

„Die technische Implementierung von Modulen ist die eine Seite, aber ein noch größeres Thema sind die dahinterstehenden Prozesse“

fährt der Projektverantwortliche Lötscher fort:

„Sie können eine harte und schwere Kost für Mitarbeiter und eine Organisation sein.“

Auf internationaler Ebene setzt der Konzern schrittweise auf den Rollout von Employee Central:

Nach der erfolgreichen Einführung in Österreich und Großbritannien folgen demnächst Spanien und Italien, mit den Performance- und Succession-Modulen wird nachgezogen, sodass zum Jahresende 2018 alle 5300 Mitarbeiter in 13 Ländern an das System angebunden sind. Dafür bietet Emmi den Nutzern der „HR Suite“ fünf Systemsprachen an: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch.

Für die Umsetzung sind Emmi-seitig ein Hauptprojektleiter, je ein Mitarbeitender pro Modul sowie ein Experte für die Technik erforderlich. Im Schnitt besteht das Kernteam aus drei bis vier HR-Mitarbeitenden, die sich um Implementierung und Betrieb, die Definition der Prozesse, Testing, Upload der Daten, Übergabe in den effektiven Betrieb sowie die Con­tent-Erstellung über HR-Services kümmern.

Gemeinsam haben sie mit TTS das Projekt vorangetrieben und dabei gelernt, eigene Ideen nicht selbstzensierend zu unterdrücken, sondern gemeinsam mit den Beratern der TTS zu entwickeln.

„Es ist wirklich eine tolle Zusammenarbeit“

führt Lötscher dazu aus,

„die Berater können auf Dinge hinweisen, die vielleicht noch nicht jetzt, aber in einigen Monaten oder einem Jahr möglich sind. Zudem entwickeln wir gemeinsam weiter und sind bereit, Bestehendes zu hinterfragen. Ein wesentlicher Baustein unseres Erfolges.“

Emmi profitiert in vielen Bereichen von SuccessFactors: Weiterbildungsprozesse sind transparenter, die Performance lässt sich besser steuern und das lückenlose Reporting erleichtert Analysen. Zudem ist die Bedienung für die Mitarbeiter einfacher geworden.

Da alle Daten in einem zentralen System hinterlegt sind, ist ein präziser Zugriff möglich. Ein Klick und man weiß, wie viele Mitarbeitende in Österreich sitzen oder wer in Großbritannien für HR arbeitet. Schon jetzt wird SuccessFactors als eine „Riesenhilfe“ in den täglichen Abläufen wahrgenommen.

Am Beispiel Recruiting wird der enorme Zeitgewinn deutlich: Es genügt, einen Button im Employee-Central-Planstellenmanagement zu klicken, und man erhält eine vorbefüllte Stellenausschreibung.

Sobald ein Kandidat gefunden ist, können die mit dem Bewerbungsprozess erhaltenen Personaldaten direkt ins Stammdatensystem übernommen werden. Prozesse werden somit effizienter und effektiver.

„Früher wurde eine Vielzahl von Informationen auf dem Bildschirm angezeigt, um jede Eventualität abzudecken“

so Lötscher.

„Heute konzentrieren wir uns auf das Wesentliche, die Masken werden übersichtlicher und die Prozesse laufen effizienter. Natürlich braucht es manchmal auch Geduld und die systemgestützten Prozesse müssen sich noch einspielen. Aber wir sind aus meiner Sicht wirklich auf einem guten Weg.“

Mehrwert kommunizieren

Kommunikation ist während der Projektphasen in den Augen von Michael Lötscher das entscheidende Erfolgsmoment – sowohl intern als auch extern. Alle Beteiligten müssen kontinuierlich an einem Strang ziehen. Dafür müssen sie von der Sinnhaftigkeit und dem sich aus dem Projekt ergebenden Mehrwert überzeugt sein.

Die alles entscheidende Frage heißt immer wieder: Was bringt mir das? Von Anfang an wurden bei Emmi Führungskräfte aus allen Bereichen sorgfältig in den Prozess einbezogen und eine überzeugende Argumentationslinie mit konkreten Zeitplänen und Zielen aufgebaut.

Nur mit dem Mehrwert im Hinterkopf kann die Vereinheitlichung von Prozessen gelingen und von den Mitarbeitern mitgetragen werden:

„Durch die standardisierte HCM-Lösung und die Kooperation mit TTS haben wir begonnen, die betroffenen HR-Prozesse zu überdenken und anzupassen. Mit den innovativen SAP-SuccessFactors-Funktionalitäten bieten wir unseren ‚internen Kunden‘ echten Mehrwert bei intuitiver Bedienung. Manchmal braucht es dazu einfach einen ‚Stoß‘ in die richtige Richtung.“

Arbeit verändert sich

Zu den bisherigen Erfahrungen von Emmi mit SuccessFactors gehört es, ein Vorurteil umzukrempeln: Denn SuccessFactors wurde nicht für den Personalabbau eingeführt, wie mancher Zeitgenosse fälschlicherweise unterstellt.

Aus Lötschers Sicht macht das Software-System nur 30 Prozent des Ganzen aus, der Rest ist Führungsarbeit. Und die Arbeit wird nicht weniger, sie verändert sich. Auf Basis der SAP-Software sieht sich der Konzern in der Lage, seinen außerordentlich hohen Anspruch an ganzheitliche HR-Arbeit zu realisieren.

Der Mehrwert dahinter ist klar: Mit SuccessFactors ist Emmi in der globalen Welt erfolgreicher als vorher. Das Human Capital Management unterstützt alle HR-relevanten Themen vom Onboarding, Recruiting, Bewerbermanagement, Goal & Performance, Succession Planning, Talentmanagement, HR Analytics bis hin zu einem Learning-Managementsystem.