Ein Tag, eine Woche, belastbare Entscheidung: Digitalisierung und IT-Industrie im Mittelstand

Mit dem Wartungsende für SAP ECC endet der Support durch SAP. Nichts zu tun wird risikoreich und teuer. Wer ein gewartetes System betreiben will, muss eine Transformation starten. Wer darüber entscheidet, kennt dabei zwei zentrale Größen meist nicht: den Zustand des Bestandssystems und das reale Verhalten des künftigen Systems. Das Ist lässt sich heute schnell messen, das Soll innerhalb weniger Tage aufbauen.

Zahlen, die niemand hat

Das eine dauert einen Tag, das andere eine Woche. Beides kann damit vor der Investitionsentscheidung vorliegen statt erst danach. Wenn eine Geschäftsführung die S/4-Transformation freigibt, ist in der Vorlage fast alles beziffert: Budget, Laufzeit, Meilensteine und erwartete Effekte. Zwei Größen fehlen jedoch häufig, und an ihnen hängt der Erfolg des Vorhabens. Fehlen diese Grundlagen, entstehen späte Überraschungen, die Terminverschiebungen, Mehrkosten und Eskalationen begünstigen.

Die erste: Niemand kann belastbar sagen, was das bestehende System tatsächlich tut. Welche Prozesse werden wirklich genutzt, wie intensiv, welche Eigenentwicklungen werden benötigt und welche sind lediglich historisch gewachsen? Häufig beruhen die Antworten auf Workshops, Interviews und Dokumentationen, nicht auf einer systematischen Analyse der tatsächlichen Nutzung.

Die Zweite: Niemand kann zu Beginn zeigen, wie das künftige System konkret funktioniert. Ob die vorgesehenen Prozesse mit den eigenen Daten und Geschäftsvorfällen tatsächlich laufen, zeigt sich oft erst Monate später, wenn Änderungen teuer geworden sind. Greenfield, Brownfield oder Bluefield, Public oder Private Cloud: Die grundlegenden Weichenstellungen erfolgen meist, bevor die beiden Größen bekannt sind. Dabei bleibt das Geschäft bestehen. Kunden, Werke, Verträge und gesetzliche Pflichten verschwinden mit der Transformation nicht. Beim Umzug kann Ballast mitgeschleppt, auf der grünen Wiese können notwendige Funktionen übersehen werden. Wer den Bestand hinter sich lassen will, benötigt deshalb zunächst Transparenz über dessen tatsächliche Nutzung.

1. Tag: Messen, was läuft

Der Zustand eines gewachsenen SAP-Systems muss nicht interpretiert werden, er lässt sich an seiner tatsächlichen Nutzung messen. Jede Transaktion, jede Fiori-App und jedes Eigenentwicklungsobjekt hinterlässt Spuren darüber, ob und von wem es genutzt wird. Dafür braucht es keine Workshops.

West Trax tut das seit 25 Jahren, in über 2000 Systemen bei mehr als 350 Kunden. Die Extraktion erfolgt lesend und dauert rund 30 Minuten, die Auswertung ein bis zwei Stunden. Die Ergebnisse liegen am Folgetag vor: ein Nutzungsbild über sechs Hierarchiestufen, das zeigt, welche Funktionen in welchen Werken und von wie vielen Anwendern eingesetzt werden. Sichtbar wird auch der teurere Teil: Über die Hälfte des Eigenentwicklungsbestands wird nie aufgerufen, nur etwa 15 Prozent regelmäßig.

Den Unterschied macht der Vergleichsmaßstab. Die Befunde werden mit einem Branchen-Benchmark aus über 2000 analysierten Systemen eingeordnet. Bosch Manufacturing Solutions konnte auf dieser Grundlage rund 700 Programme im Altsystem stilllegen, bevor die Umsetzung begann.

West Trax implementiert und verkauft weder Lizenzen noch Infrastruktur. Die Ergebnisse schaffen eine unabhängige und belastbare Faktenbasis für Geschäftsführung, Aufsichtsgremien und Prüfung.

Bauen, was kommen soll

Wer weiß, was das bestehende System tatsächlich nutzt, kennt dennoch nicht die Antwort auf die zweite entscheidende Frage: Wie sieht dieser Scope im künftigen S/4 aus? Hier setzt LeapGreat mit seinem FrontLoad-Ansatz an. Statt das Zielsystem monatelang zu beschreiben, wird es aufgebaut. Basierend auf Unternehmensscope, Anforderungen, Geschäftsdaten und den Erkenntnissen aus der Nutzungsanalyse entsteht innerhalb einer Woche ein lauffähiges S/4-System, konfiguriert, integriert, dokumentiert und getestet. Keine Demonstration mit Musterdaten, sondern ein System, in dem die eigenen Geschäftsvorfälle und Daten abgebildet sind. Die Fachbereiche können ihr künftiges Zielsystem erleben, statt es sich in Workshops vorzustellen.

Möglich wird dies durch einen vorkonfigurierten Clean Core mit Hunderten End-to-End-Prozessen und die Automatisierung der Aufbauarbeit. Die Zielkonfiguration wird auf Basis der gemessenen Nutzung und der Anforderungen automatisiert abgeleitet. Was sonst die ersten Monate bindet, also Systemaufbau, Konfiguration, Datenübernahme und Test, entsteht nach einem reproduzierbaren Bauplan. Ein digitaler Zwilling unterstützt mit geführter Navigation, interaktiver Dokumentation und KI-Agenten. Verfeinert wird danach agil am laufenden System. Wie weit der Ansatz trägt, zeigt Domtar Cellulose: Der vollständige Scope wurde innerhalb weniger Wochen greifbar, statt erst nach Monaten klassischer Blueprint-, Realisierungs- und Korrekturphasen. Entscheidend ist, was zwischen Messung und Bau geschieht. Die Ergebnisse der West-Trax-Analyse fließen unmittelbar in die Konfiguration des Zielsystems ein. Gebaut wird auf Grundlage dessen, was das Unternehmen tatsächlich nutzt. Dadurch reduziert sich ein großer Teil der klassischen Fit-Gap-Arbeit. Statt in Workshops mit Demo- oder Sandbox-Systemen relevante Funktionen herauszuarbeiten, stehen die wesentlichen Antworten im eigenen Entwicklungssystem bereits zur Verfügung.

Die Diskussion verschiebt sich von der Identifikation hin zur Optimierung. Für die Fachbereiche verändert sich dadurch die Rolle. Sie erkennen ihr Geschäft mit den eigenen Daten frühzeitig im Zielsystem wieder, statt es aus einem abstrakten Modell ableiten zu müssen. Die Zeit der Kundenexperten wird gezielter für die tatsächliche Verfeinerung der Prozesse eingesetzt.

Investitionsentscheidung

Der Implementierungsaufwand wird frühzeitig transparent, weil jede Abweichung vom Standard erkannt und bewertbar wird. Die Aufwandsschätzung stützt sich auf gemessene Mengen und ein bereits aufgebautes Zielsystem. Budget und Termine erhalten eine belastbarere Grundlage, das Risiko später Überraschungen sinkt. Auch die Grundsatzfragen werden belastbarer entscheidbar: Public oder Private Cloud, Greenfield oder Brownfield.

Wer bisher aus Unsicherheit konservative Entscheidungen getroffen hat, kann Alternativen auf einer faktenbasierten Grundlage vergleichen. Für Gesellschafter, Aufsichtsgremien und Prüfer kommt hinzu: Die Bestandsaufnahme stammt von einem unabhängigen Dritten, und das Zielbild ist kein Versprechen, sondern ein System, das vor der Entscheidung validiert werden kann. Die zugrunde liegenden Annahmen werden nachvollziehbar und auditierbar. West Trax und LeapGreat verbinden die objektive Analyse des Bestandssystems mit dem frühzeitigen Aufbau des Zielsystems. So können Test, Verfeinerung, Change Management und Fachbereichsbeteiligung früher beginnen als in einem sequenziellen Projektansatz.Die Frage lautet deshalb nicht, ob eine Transformation gelingt. Sie lautet, ob sie entscheidbar war, bevor sie begann.
(Quelle: West Trax und LeapGreat)