Un día, una semana, una decisión sólida: la digitalización y el sector de las tecnologías de la información en las pymes

Con el fin del soporte técnico para SAP ECC, SAP deja de ofrecer asistencia. No hacer nada conlleva riesgos y resulta costoso. Quien quiera seguir utilizando un sistema con mantenimiento debe iniciar una transformación. Quien toma esta decisión suele desconocer dos factores fundamentales: el estado del sistema actual y el comportamiento real del futuro sistema. La situación actual se puede evaluar rápidamente hoy mismo, y la situación deseada se puede configurar en pocos días.

Cifras que nadie tiene

Una cosa lleva un día, la otra una semana. De este modo, se puede disponer de ambas antes de tomar la decisión de inversión, en lugar de después. Cuando la dirección da luz verde a la transformación a S/4, en la propuesta ya está cuantificado casi todo: presupuesto, duración, hitos y efectos previstos. Sin embargo, a menudo faltan dos elementos, y de ellos depende el éxito del proyecto. Si faltan estos fundamentos, surgen sorpresas de última hora que favorecen los retrasos, los sobrecostes y el aumento de los presupuestos.

La primera: nadie puede afirmar con certeza qué hace realmente el sistema actual. ¿Qué procesos se utilizan realmente, con qué intensidad, qué desarrollos propios son necesarios y cuáles son simplemente fruto de la evolución histórica? A menudo, las respuestas se basan en talleres, entrevistas y documentación, y no en un análisis sistemático del uso real.

La segunda: nadie puede demostrar desde el principio cómo funcionará concretamente el futuro sistema. A menudo, solo meses más tarde, cuando los cambios ya han resultado costosos, se comprueba si los procesos previstos funcionan realmente con los datos y las operaciones propias de la empresa. Ya sea «greenfield», «brownfield» o «bluefield», nube pública o privada: las decisiones fundamentales suelen tomarse antes de que se conozcan estas dos variables. Y, mientras tanto, el negocio sigue funcionando. Los clientes, las plantas, los contratos y las obligaciones legales no desaparecen con la transformación. Durante la migración se puede arrastrar lastre, y en un proyecto «greenfield» se pueden pasar por alto funciones necesarias. Por eso, quien quiera dejar atrás el sistema actual necesita, en primer lugar, transparencia sobre su uso real.

Día 1: Analizar la situación actual

No es necesario interpretar el estado de un sistema SAP que ha ido creciendo con el tiempo; este se puede medir en función de su uso real. Cada transacción, cada aplicación Fiori y cada objeto de desarrollo propio deja rastros que indican si se utiliza y quién lo utiliza. Para ello no hacen falta talleres.

West Trax lleva 25 años haciendo esto, en más de 2.000 sistemas y para más de 350 clientes. La extracción se realiza en modo de lectura y dura unos 30 minutos; el análisis, entre una y dos horas. Los resultados están disponibles al día siguiente: un panorama de uso a lo largo de seis niveles jerárquicos que muestra qué funciones se utilizan en cada planta y por cuántos usuarios. También queda patente la parte más costosa: más de la mitad del código desarrollado internamente nunca se utiliza, y solo alrededor del 15 % se utiliza con regularidad.

La diferencia la marca el punto de referencia. Los resultados se comparan con un índice de referencia del sector basado en más de 2.000 sistemas analizados. Sobre esta base, Bosch Manufacturing Solutions pudo desactivar unos 700 programas del sistema antiguo antes de que comenzara la implementación.

West Trax no implementa ni comercializa licencias ni infraestructura. Los resultados proporcionan una base de datos independiente y sólida para la dirección, los órganos de supervisión y la auditoría.

Construir lo que está por venir

Quien sabe qué es lo que realmente utiliza el sistema actual, sigue sin conocer la respuesta a la segunda pregunta decisiva: ¿cómo será ese alcance en el futuro S/4? Aquí es donde entra en juego LeapGreat con su enfoque FrontLoad. En lugar de pasar meses describiendo el sistema de destino, se crea directamente. Partiendo del alcance de la empresa, los requisitos, los datos de negocio y las conclusiones del análisis de uso, en una semana se crea un sistema S/4 operativo, configurado, integrado, documentado y probado. No se trata de una demostración con datos de muestra, sino de un sistema en el que se reflejan las propias operaciones y datos de la empresa. Los departamentos pueden experimentar su futuro sistema de destino, en lugar de imaginárselo en talleres.

Esto es posible gracias a un «Clean Core» preconfigurado con cientos de procesos de extremo a extremo y a la automatización de las tareas de puesta en marcha. La configuración objetivo se deduce de forma automatizada a partir del uso medido y de los requisitos. Lo que normalmente ocupa los primeros meses —es decir, la instalación del sistema, la configuración, la importación de datos y las pruebas— se lleva a cabo siguiendo un plan de construcción reproducible. Un gemelo digital ofrece apoyo mediante navegación guiada, documentación interactiva y agentes de IA. A continuación, se realiza un ajuste ágil sobre el sistema en funcionamiento. Domtar Cellulose demuestra hasta qué punto es eficaz este enfoque: el alcance completo se hizo tangible en pocas semanas, en lugar de tener que esperar meses tras las fases clásicas de diseño, implementación y corrección. Lo decisivo es lo que ocurre entre la medición y la construcción. Los resultados del análisis de West-Trax se incorporan directamente a la configuración del sistema objetivo. La construcción se basa en lo que la empresa utiliza realmente. De este modo, se reduce en gran medida el trabajo clásico de análisis de desviaciones. En lugar de identificar las funciones relevantes en talleres con sistemas de demostración o entornos de prueba, las respuestas esenciales ya están disponibles en el propio sistema de desarrollo.

El debate pasa de centrarse en la identificación a centrarse en la optimización. Esto supone un cambio en el papel de los departamentos especializados. Estos reconocen su actividad con sus propios datos desde el principio en el sistema de destino, en lugar de tener que deducirla a partir de un modelo abstracto. El tiempo de los expertos en atención al cliente se dedica de forma más específica al perfeccionamiento real de los procesos.

Decisión de inversión

El esfuerzo de implementación se hace evidente desde el principio, ya que cualquier desviación respecto al estándar se detecta y puede evaluarse. La estimación del esfuerzo se basa en cantidades medidas y en un sistema de objetivos ya establecido. El presupuesto y los plazos cuentan con una base más sólida, lo que reduce el riesgo de sorpresas posteriores. También las cuestiones fundamentales pueden decidirse con mayor seguridad: nube pública o privada, proyecto nuevo o proyecto de reconversión.

Quienes hasta ahora hayan tomado decisiones conservadoras por falta de seguridad podrán comparar alternativas basándose en datos objetivos. Para los socios, los órganos de supervisión y los auditores, hay que añadir lo siguiente: el análisis de la situación actual procede de un tercero independiente, y el modelo objetivo no es una promesa, sino un sistema que puede validarse antes de tomar la decisión. Las hipótesis subyacentes se vuelven comprensibles y auditables. West Trax y LeapGreat combinan el análisis objetivo del sistema actual con el desarrollo precoz del sistema objetivo. De este modo, las pruebas, el perfeccionamiento, la gestión del cambio y la participación de los departamentos especializados pueden comenzar antes que en un enfoque de proyecto secuencial.Por lo tanto, la pregunta no es si una transformación tendrá éxito, sino si era factible antes de que comenzara.
(Fuente: West Trax y LeapGreat)