Digitalisierung in Industrie und Handel: Vorlauf und Komplexität digitaler Transformationsvorhaben

Der technische Fortschritt und globale Entwicklungen zwingen Unternehmen zur beständigen Anpassung ihrer IT-Systeme. Dass solche Projekte meist komplexer und zeitaufwändiger sind als erwartet, belegen die Erfahrungen und Meldungen aus der SAP-Community. Die IT-Entwicklung und der Anpassungsdruck auf die Wirtschaft setzen SAP-Bestandskunden unter Zugzwang. Als häufigsten Grund für eine IT-Transformation nennen die Unternehmen organisatorische Anpassungen – somit Restrukturierungen, siehe auch Info-Kasten Sonepar.

Andreas Moeller, SVP IT Sonepar Central & Nordic Europe, erklärt zu Beginn des Gesprächs mit dem E3-Magazin: „Der Transformationsprozess bei Sonepar wurde gestartet, um die stark fragmentierte und ineffiziente IT-Landschaft zu harmonisieren und zu standardisieren. Unsere Mainframe-basierte Umgebung war veraltet und bot keine ausreichende Skalierbarkeit. Mit SAP S/4 Hana haben wir eine zukunftssichere ERP-Lösung implementiert.“

Der offizielle Start des Transforma­tionsprozesses bei Sonepar in Deutschland erfolgte mit der Einführung von S/4 Hana Mitte 2021. S/4 wurde bereits zuvor als Kernlösung für die neue einheitliche und moderne Prozess- und Systemlandschaft von Sonepar gewählt. Andreas Moeller beschreibt den Prozess folgendermaßen: „Der Roll-out begann mit einer ersten Transformation einer kleinen Gesellschaft und wurde dann schrittweise auf weitere Regionen ausgedehnt. Bis zum Jahr 2024 wurden bereits mehrere Regionalgesellschaften erfolgreich auf SAP S/4 Hana umgestellt.“

Eine aktuelle Studie aus diesem Jahr von zwei SAP-Partnern besagt, dass etwa ein Drittel der IT-Anwender Transformationsprozesse startete, um sich organisatorisch neu aufzustellen. Die strategische Steuerung von Transformationsprojekten wird immer relevanter. „Ja, bei der Einführung von SAP S/4 Hana bei Sonepar haben wir den Transformationsprozess genutzt, um uns auch organisatorisch neu aufzustellen“, bestätigt Andreas Moeller. „Neben der Modernisierung unserer IT-Systeme haben wir unsere Geschäftsprozesse überprüft, optimiert und teilweise angepasst, um effizienter zu arbeiten. Dadurch sind wir heute besser in der Lage, auf die neuen technologischen Möglichkeiten und die sich verändernden Geschäftsanforderungen einzugehen.“ Die Einführung von S/4 bei Sonepar war somit nicht nur ein IT-Projekt, sondern auch ein Treiber für organisatorische Verbesserungen und Anpassungen.

Transformation und Kommunikation

Ein zentrales Ergebnis einer IT-Transformationsstudie aus diesem Jahr ist, dass Unternehmen die Herausforderungen ihrer Conversion und Digitalisierung vielfach unterschätzen und allem voran die Organisation der Kommunikation zwischen Abteilungen und Unternehmensbereichen während des Prozesses. Besonders auffällig sind auch der Mangel an vorhandenem Transformationswissen in den Unternehmen sowie die Schwierigkeit einer detaillierten Bestandsanalyse der bestehenden IT-Landschaft und Daten. Ein großes Problem scheint somit das fehlende Transformations-Know-how in der eigenen Belegschaft zu sein. Wie hat Sonepar die Mitarbeiter für diesen Transformationsprozess motivieren können?

„Wir setzten von Beginn an auf eine klare Kommunikationsstrategie, um regelmäßig über den Fortschritt und die Ziele der Transformation zu informieren und Feedback einzuholen“, erklärt Andreas Moeller und präzisiert: „Wir ­bieten gezielte Schulungen an, um si­cherzustellen, dass die Mitarbeiter die neuen Systeme effektiv nutzen können. Durch Workshops und Feedback-Mechanismen binden wir unsere Mitarbeiter aktiv ein, was Beteiligung ermöglicht. Führungskräfte werden als Vorbilder geschult, um die Teams durch den Wandel zu führen. Durch kontinuierliches Moni­toring passen wir die Strategie flexibel
an, basierend auf Rückmeldungen und Erfahrungen.“

Zusammenfassend: Diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass die Transformation bei Sonepar sowohl technologisch erfolgreich verläuft als auch von den Mitarbeitern positiv unterstützt wird. Die erwähnte Transformationsstudie zeigt, dass vor allem fehlendes Know-how und Fachkräftemangel die Transformation von SAP-Bestandskunden bremsen. Eine innovative und leistungsfähige IT ist aber entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Viele SAP-Bestandskunden bewerten die Option, frühzeitig externe Berater zu engagieren und somit die bestehende Kompetenzlücke zu schließen, als wesentliche organisatorische Maßnahme bei der erfolgreichen Umsetzung ihres Transformationsprojektes. Der SVP IT Sonepar Central & Nordic Europe, Andreas Moeller, erklärt im E3-Gespräch: „Wir haben BearingPoint zunächst beauftragt, unsere Fachbereiche bei der Definition von fachlichen Anforderungen und dem Gesamtumfang zu unterstützen, verbunden mit dem Ziel, den SAP-Standard weitgehend zu nutzen und (kostspielige) Eigenentwicklungen zu vermeiden.“

Prozess-Design und Blueprint

Im Ergebnis entstanden bei Sonepar eine Prozessliste, Business Process Master List, und ein fachlicher Blueprint. „Wie gesagt eng orientiert an den Möglichkeiten der Softwarelösung und Leading Practices“, definiert Andreas Moeller den eigenen Transformationsprozess. „Nach dieser ersten Phase haben wir BearingPoint dann mit der Gesamtimplementierung ab Ende 2022 beauftragt, wobei die BearingPoint auch durch weitere spezialisierte Partner begleitet wurde. Im Jahr 2023 konnten wir erfolgreich unsere erste Regionalgesellschaft mit der neuen Lösung produktiv setzen; ein sehr sportlicher und ambitionierter Zeitplan. Vor wenigen Wochen ist unsere größte Regionalgesellschaft erfolgreich produktiv gegangen.“

Was waren demnach die spezifischen Herausforderungen für Sonepar? „In der Elektrogroßhandels-Branche, in der wir als Sonepar tätig sind, gibt es mehrere spezifische Herausforderungen“, erklärt Andreas Moeller. Kunden erwarten hohe Verfügbarkeit, schnelle, 100 Prozent zuverlässige Lieferzeiten und exzellenten Service, was eine optimale Lager- und Logistikver­waltung erfordert. Die Branche entwickelt sich schnell weiter durch Techniken wie IoT und Automatisierung, was ständige Innovation nötig macht. In einem intensiven Wettbewerb müssen Betriebskosten stets minimiert und die Effizienz maximiert werden. Zudem gibt es zahlreiche regulatorische Anforderungen bezüglich Sicherheit und Umwelt, die ständig eingehalten werden müssen.

Die Verwaltung einer globalen Lieferkette ist komplex, mit Herausforderungen wie Lieferengpässen und Transportkosten. „Schließlich erfordert die digitale Transformation erhebliche Investitionen in IT und Prozessoptimierung, um effizienter zu arbeiten und bessere digitale Dienstleistungen anzubieten. Durch die Bewältigung dieser Herausforderungen kann Sonepar seine führende Position im Markt stärken und seine Kunden optimal bedienen“, beschreibt Andreas Moeller die ak­tuelle Situation.

„Unsere breite Produktauswahl und schnelle Verfügbarkeit in ganz Deutschland setzen Maßstäbe und werden von unseren Kunden sehr geschätzt“, weiß Andreas Moeller und präzisiert damit auch die Herausforderungen. „Mit einem klaren Fokus auf exzellenten Kundenservice und maßgeschneiderte Lösungen erfüllen wir die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden optimal. Unser globales Netzwerk ermöglicht uns, den internationalen Handel und die Zusammenarbeit effizient zu meistern. Mit unserer langjährigen Erfahrung und tiefem Fachwissen bieten wir unseren Kunden kompetente Beratung und spezialisierte Lösungen. Dank unserer Innovationskraft sind wir in der Lage, stets einen Schritt voraus zu sein und die höchsten Standards in der Branche zu setzen.“

Durch die Einführung von S/4 und andere moderne Systeme hat Sonepar die Effizienz weiter verbessert. Andreas Moeller beschreibt das Konzept der S/4-Conversion: „Das Gesamtbild der S/4-Conversion bei Sonepar umfasst die Nutzung von S/4 Hana als zentraler Warenwirtschaftslösung inklusive der gesamten Finance-Prozesse. In unseren Niederlassungen setzen wir zudem das Extended Warehouse Management (EWM) ein. Darüber hinaus haben wir eine SAP-Commerce-Lösung integriert, um unseren Webshop zu unterstützen, und nutzen als externes Lagerverwaltungssystem Körber. Als technologische Plattform kommt in Teilbereichen die Business Technology Platform (SAP BTP) zum Einsatz. Die finale produktive Umsetzung von S/4 Hana ist für Anfang 2025 geplant.“

Legacy-IT nach S/4 Hana

Eine wesentliche Herausforderung bei Sonepar ist die Transformation von einer individuellen Legacy-Umgebung auf ein standardisiertes S/4. „Wir erstellten detaillierte Implementierungspläne für jede Region und führten eine sichere Datenmigration sowie die Integration mit anderen Systemen durch“, sagt Andreas Moeller. Gute Daten waren schon immer die Grundlage und der Treibstoff für innovative Prozesse. Auch die Studienergebnisse bestätigen dies und zeigen: Nur wer seine Daten in entsprechender Qualität harmonisiert und zentral verfügbar hält, wird auch in Zukunft die Segnungen technischer Entwicklungen optimal nutzen können.

Aber zu einer erfolgreichen S/4-Conversion gehört noch mehr, erklärt Andreas Moeller: „Gezielte Schulungen bereiteten unsere Mitarbeiter auf die neuen Systeme vor, während ein umfassendes ­Change-Management-Programm die Akzeptanz und Unterstützung förderte. Nach der Implementierung überwachten wir kontinuierlich die Leistung von SAP S/4 Hana und führten Validierungssprints durch, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse reibungslos funktionieren und langfristig erfolgreich sind. Mit diesem strukturierten Ansatz und der Unterstützung durch unsere Partner wie BearingPoint konnten wir die Transformation effizient gestalten und die Vorteile von SAP S/4 Hana voll ausschöpfen.“

Beim Customizen von S/4 stand Sonepar vor mehreren Herausforderungen. „Organisatorisch war es herausfordernd, unsere Fachbereiche dazu zu bewegen, die neuen Möglichkeiten der SAP-Lösung zu nutzen, statt die alten Prozesse einfach zu kopieren“, erzählt Andreas Moeller aus seiner IT-Praxis. Technisch gesehen war die Integration von S/4 mit bestehenden Non-SAP-Systemen komplex und erforderte sorgfältige Planung und Datenmigration. „Lizenzrechtlich mussten wir sicherstellen, dass alle SAP-Komponenten ordnungsgemäß lizenziert sind. Durch die enge Zusammenarbeit mit allen Partnern, die uns bei der Definition und Umsetzung der fachlichen Prozesse unterstützten, konnten wir diese Herausforderungen erfolgreich bewältigen“, beschreibt Andreas Moeller den rechtlichen Teil der S/4-Conversion.

Eine S/4-Conversion ist mehr als ein technischer Releasewechsel: Wie wurden die End-to-End-Prozesse designt? In welchen Bereichen und für welche Aufgaben wurde BearingPoint hinzugezogen? Hat Sonepar oder BearingPoint SAP-Werkzeuge wie Signavio, LeanIX und Cloud ALM verwendet? Andreas Moeller antwortet im E3-Interview: „BearingPoint stellte uns ihr Prozessmodell bereit, das wir an die spezifischen Anforderungen von Sonepar anpassten. Diese Business Process Master List (BPML) bildete den prozessualen Rahmen für das Projekt und unterstützte unser Scope-­Management. Durch iterative Validierungssprints konnten wir die neuen Prozesse frühzeitig testen und optimieren. Dazu nutzten wir das BPML-Tool sowie SAP Signavio, um die Prozesse darzustellen und zu verwalten.“

Zu Beginn der Transformation war die Vertrautheit mit den Funktionen von S/4 begrenzt, weiß Andreas Moeller und erklärt im Detail: „Einige Teile unseres Unternehmens hatten SAP-Erfahrung, aber für viele Fachbereiche war S/4 Hana Neuland. Diese Wissenslücke stellte eine Herausforderung dar. Um dies zu überwinden, organisierten wir spezifische SAP-Schulungen in enger Zusammenarbeit mit unseren Partnern. Diese Schulungen waren intensiv und praxisorientiert, oft auch direkt live am System, um unseren Mitarbeitern das nötige Wissen zu vermitteln. Trotz dieser Maßnahmen stellten wir fest, dass der Aufbau des notwendigen Know-hows mehr Zeit in Anspruch nahm als erwartet.“

Bei Sonepar wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Fachbereich die Transformation als Businessprojekt orchestriert. „Deshalb haben wir in den wesentlichen Streams – Order to Cash, Purchase to Pay etc. – eigene Fachverantwortliche im Projekt verankert, die sowohl die inhaltliche Gestaltung der neuen Prozesse als auch die Kommunikation dieser in die Bereiche übernommen haben. Zudem haben wir sehr früh fachbereichsübergreifende Inte­grationsthemen betrachtet und ein Projektgremium für Fachbereichsentscheidungen etabliert, etwa für Fragen, was wir unbedingt im Projektumfang benötigen, oder wenn es mehrere Alternativen für eine Umsetzung gab“, erklärt Andreas Moeller den Workflow.

Scope- und Risikomanagement

Ein klarer Projektplan mit definierten Meilensteinen und striktem Zeit- und Scope-­Management half Sonepar, das Projekt im geplanten Rahmen zu halten und größere Verzögerungen zu vermeiden. Aktives Risikomanagement war ein weiterer wichtiger Aspekt. „Wir identifizierten, bewerteten und überwachten regelmäßig Risiken, um auf Veränderungen und neue Risiken reagieren zu können“, erzählt Andreas Moeller im E3-Gespräch. „Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnern bot wertvolle Unterstützung und brachte Best Practices und spezifisches Know-how ein.“ Umfassende Tests, einschließlich Integrationstests und User Acceptance Tests (UAT), stellten sicher, dass alle Sonepar-Systeme und -Prozesse reibungslos funktionierten und die gewünschten Ergebnisse lieferten. Diese Verfahren halfen, die Risiken bei der Einführung von S/4 erheblich zu reduzieren und den Erfolg der Transformation sicherzustellen. „Zu guter Letzt hat uns auch der Ansatz der schrittweisen Einführung, also in Regionen, geholfen, das Risiko für das Gesamtunternehmen zu minimieren“, beschreibt Andreas Moeller diese Erfolgsgeschichte.

„Die größte Herausforderung bei solchen Projekten stellt nach wie vor eine klare Definition des Sollzustands dar, deswegen war es uns sehr wichtig, in einem semiagilen Ansatz bei Sonepar die Möglichkeiten und teilweise auch Einschränkungen des SAP-Softwarestandards möglichst frühzeitig gemeinsam mit dem Fachbereich zu validieren und die neuen Prozesse iterativ fertigzustellen“, fasst Steffen Sattler, Partner von BearingPoint, die Erkenntnisse zusammen. „Zudem gilt in solchen großen und komplexen Transformationen: konsequentes Zeit- und Scope-Management, ein Projekt wird meistens nicht erfolgreicher, je länger es dauert. Außerdem kann ich Andreas Moel­ler nur beipflichten: Ohne ein frühzeitiges und konsequentes Change Management kann ein solches Projekt nicht erfolgreich sein.“

Sonepar in Deutschland

Andreas Moeller von Sonepar Deutschland Information Services definiert die Ausgangslage: „Der Sonepar-Konzern ist weltweiter Marktführer im Elektrogroßhandel und verfügt über Niederlassungen in 40 Ländern. Mehr als 5000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Deutschland zeigen an 200 Standorten täglich vollen Einsatz, um Kunden aus Elektrohandwerk, -handel und Indus­trie mit unseren Leistungen zu begeistern und sie mit individuellen Lösungen erfolgreicher zu machen.

Zu Beginn des IT-Transformationsprozesses von Sonepar war die IT- und Organisationsstruktur heterogen. Sonepar betrieb in Deutschland eine Vielzahl von selbst entwickelten Lösungen in seinen verschiedenen Regionalgesellschaften. Diese Lösungen waren über Jahrzehnte hinweg kontinuierlich weiterentwickelt worden, was zu einer komplexen und fragmentierten Applikationslandschaft führte. Als ERP wurde zwar bereits eine Lösung – basierend auf Kobol – eingesetzt, die auf die unterschiedlichen Wünsche einzelner Einheiten vollständig individuell weiterentwickelt wurde.

Der Transformationsprozess bei Sonepar wurde gestartet, um die stark fragmentierte und ineffiziente IT-Landschaft zu harmonisieren und zu standardisieren. Unsere Mainframe-basierte Umgebung war veraltet und bot keine ausreichende Skalierbarkeit. Mit SAP S/4 Hana haben wir eine zukunftssichere ERP-Lösung implementiert, die unsere Effizienz und Flexibilität verbessert und uns erlaubt, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren. Zudem stärkt die Einführung eines neuen Webshops und einer fortschrittlichen Lagerverwaltungslösung unseren kundenorientierten Service und erhöht unsere Wettbewerbsfähigkeit. Innovative Technologien wie maschinelles Lernen und IoT fördern unsere digitale Transformation und eröffnen neue Geschäftsmöglichkeiten.“

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