Der Tanz mit den Systemen

Eine aktuelle SharePoint-Anwenderstudie bringt es an den Tag: 88 Prozent der 300 Befragten nutzen es als Mitarbeiterportal, 86 Prozent regeln auf dieser Basis ihr Dokumentenmanagement sowie die Dateiablage und 84 Prozent wickeln ihre Geschäftsprozesse über die Software von Microsoft ab.

Dabei nutzen sie SharePoint für ganz unterschiedliche Aufgaben. Ob es nun um das Einstellen redaktioneller Texte in den Nachrichtenbereich, die Pflege und die Steuerung von Content für Kampagnenplanung oder die Urlaubsplanung geht.

Gerade weil die Plattform über einen sehr großen Funktionsumfang verfügt, wird sie auch entsprechend „bunt“ von allen Unternehmensbereichen wie Marketing, IT, Vertrieb eingesetzt und auf die eigene Tätigkeit angepasst.

Denn schließlich kommt es am Ende des Tages einzig und allein darauf an, wie nutzerfreundlich und intuitiv bedienbar ein Tool ist.

SharePoint ist in puncto Usability nachweislich auf einem guten Weg, muss aber dringend noch Kinderkrankheiten ausmerzen. Denn: Die Nutzerfreundlichkeit wird von den befragten Anwendern überwiegend positiv bewertet.

Dennoch: Die Mehrheit betrachtet die Usability auch in Zukunft als das Kaufkriterium Nummer eins, wenn es um die Einführung von Portalsoftware geht.

Diesen Punkt hat auch Microsoft erkannt und propagiert für die neuen mobilen und teambezogenen Funktionen für das „Intranet für die Aktentasche“ auf den ersten Blick nur entsprechende verheißungsvolle Vorteile:

bessere Usability, mehr Produktivität, verbessertes vernetztes und flexibles Arbeiten und nicht zuletzt wird die Cloud als Trägermedium für den Eintritt des Intranets in die digitale Ära ausgerufen.

Das vielseitig einsetzbare Frontend mitsamt seinen Teamsites und Projektseiten wird also in puncto Usability noch besser und individueller nutzbar?

Nicht ganz, denn die alleinige Betrachtung der SharePoint-Anwendung als Basis für das nächste Projekt oder die Workflows ist nur ein Teil des Puzzles.

Denn das noch größte Problem für eine gute Usability tritt erst zutage, wenn es um den Datenzugriff aus Drittsystemen, wie dem ERP-System von SAP, geht.

Der Kraftakt: relevante Daten, die für die Arbeit auf dem SharePoint-Interface benötigt werden, aus sperrigen und schwergewichtigen SAP-Umgebungen zu exportieren und an die richtige Stelle zu bringen.

Gerade dieser Schnittstelle zwischen den beiden Systemwelten sollten Unternehmen eine hohe Bedeutung beimessen, wollen sie ihre SAP- und SharePoint-Investitionen in einer soliden Verknüpfung vernünftig und gewinnbringend für ihre Mitarbeiter anbieten.

Datenqualität und Reduktion

Denn im Nu kann aus einer projektbezogenen Kollaborationsplattform in Verbindung mit einem ERP-System eine vollwertige Projektumgebung werden –automatische Abrechnung der Arbeitszeiten für das Projekt inklusive.

Das hat den Vorteil einer verbesserten Datenqualität sowie einer Reduktion von Arbeitsschritten. Denn wer möchte schon noch mühselig zwischen zwei unterschiedlichen Systemwelten hin und her springen, um die richtigen Daten für seine Tätigkeit herauszufischen?

Zudem verfügen die meisten SharePoint-Nutzer ohnehin nicht über das nötige SAP-Wissen, um diesen Schritt überhaupt durchführen zu können.

Schulungsaufwand SAP

„Wer ein iPhone bedienen kann, weiß noch lange nicht, wie die IT-Zahnräder dahinter ineinandergreifen,“

vergleicht Peter Wohlfarth von der Stuttgarter Softwareschmiede Theobald Software das Nutzerverhalten von SharePoint.

„Eine derartige Integration der Daten würde auch immensen Schulungsaufwand für das Einarbeiten in SAP komplett überflüssig machen“

ist der Prokurist überzeugt.

Und als würde diese Aufgabe allein den IT-Verantwortlichen nicht schon das Leben schwer genug machen, kommen laut Studie noch weitere Drittsystem-Integrationen hinzu.

Mit knapp 37 Prozent integriert nahezu ein Drittel der Entscheider der Studie priorisiert Projektmanagementsoftware in seine SharePoint-Umgebung, gefolgt von 27 Prozent, die sich aktuell die Schnittstelle zwischen SAP und SharePoint vornehmen.

Den dritten Platz teilen sich Groupware/E-Mail und CRM-Integrationen.

Usability

Beim Thema Usability beginnt das große Umdenken für die Enterprise IT, die bisher eher kurzfristig in Lösungen einzelner System-Schnittstellen-Probleme gedacht und gehandelt hat, die es umzusetzen galt.

„Für sie wird es nicht mehr darum gehen, Schnittstellen so gut es geht zu administrieren, sondern vielmehr darum, über Systeme hinweg zu denken: ganzheitlich die Servicequalität für den Endanwender durch eine optimale Usability zu erhöhen“

so Wohlfarth.

Datenbrücken zu SAP

Genau bei diesem Umdenken hilft sein Unternehmen. Es baut schnelle und zuverlässige Datenbrücken zwischen den Systemwelten von SAP und SharePoint, genau dort, wo es keine gibt.

Oder dort, wo man mit Standardbordmitteln aus dem technischen Baukasten von SAP oder Microsoft nicht mehr weiterkommt. Dabei hängt gerade von der nahtlosen Integration dieser Schnittstelle in Share­Point viel ab.

Bessere Informationen, mehr Effizienz und Produktivität und nicht zuletzt ein besserer Service. Wer hier nicht über den eigenen Tellerrand denkt und die Verzahnung seiner Systemwelten aus der Business-Perspektive betrachtet, riskiert nicht nur die Usability und damit die Nutzung der Plattformen wie SharePoint, sondern verspielt langfristig auch das Vertrauen seiner Nutzer in die IT.