Datenqualität schaffen und erhalten

Die notwendigen Prozesse werden in drei standardisierten Schritten etabliert, die Ergebnisse mit ERP synchronisiert. Unternehmen profitieren so von effizienten Prozessen und bei voller Datenhoheit der ERP-Systeme – zum Beispiel von SAP.

Wer suchet, der findet – eine alte Regel, die auch für Materialdaten gelten sollte. Doch in vielen Unternehmen geht dabei viel zu viel Zeit verloren. Konstrukteure zum Beispiel verbringen einen guten Teil ihrer Zeit mit der erfolglosen Suche nach Komponenten für ihr aktuelles Projekt. Unter Zeitdruck konstruieren sie das Teil einfach neu – und blähen damit das Lager auf oder verschwenden Fertigungskapazität. Jeder zusätzliche Materialstamm kostet Geld und vergrößert zugleich das Problem: mangelhafte Datenqualität.

Je aktueller, genauer und strukturierter die Materialstammdaten sind, desto schneller gelangt man zu verlässlichen Such­ergebnissen. Teile, die nicht aufgefunden werden, sind dann tatsächlich nicht vorhanden. Ebenso braucht man sich keine Gedanken zu machen, welcher von zwei gleichartigen Datensätzen nun der gültige ist.

MDG – der Weg zu hoher Datenqualität in drei Schritten

Um Master Data Governance standortübergreifend im Unternehmen zu etablieren, hat simus systems eine standardisierte Vorgehensweise in drei Schritten entwickelt. Eine hohe Datenqualität ist dabei als zentrales Ziel in jedem Prozessschritt verankert. Zunächst werden klare Regeln für Aufbau, Struktur und Klassifizierung der Daten er­arbeitet.

Diese lassen sich mit ausgereiften Werkzeugen automatisiert auf den vorhandenen Datenbestand anwenden. Darauf aufbauend werden Materialstamm-Antrags- und Pflegeprozesse erarbeitet und Verantwortlichkeiten dafür eindeutig definiert. Dank intelligenter Software-Module werden diese Prozesse automatisiert und abteilungsübergreifend etabliert.

Dadurch wird sichergestellt, dass die einmal erreichte Datenqualität weiter aufrechterhalten wird. ERP-Systeme wie jene von SAP lassen zwar die Definition von Workflows zu, das Streben nach hoher Datenqualität unterstützen sie dagegen nicht.

Erster Schritt: Automatische Stammdaten-Aufbereitung

Den ersten Schritt gehen Unternehmen am besten mit einem Projekt zur Strukturierung und Klassifizierung der Materialstammdaten. Projektteams des Kunden definieren mit Beratern von simus systems Standards zur Datenstrukturierung als Grundlage für individuelle Regelwerke, welche die Datenkonventionen des Unternehmens festschreiben.

Für zahlreiche Anwendungsfälle existieren bereits anpassbare Basisregelwerke. Die Software simus classmate analysiert Datenbestände aus den unterschiedlichen internen Quellen wie CAD-, ERP- und PDM-Systemen. Anhand der Analyseergebnisse sowie des fertigen Regelwerkes werden die vorhandenen Daten­bestände automatisch sinnvoll aufbereitet und strukturiert.

Zweiter Schritt: Materialstamm-­Antragsprozess einrichten

Um die einmal erreichte Qualität der Materialstamm-Daten zu erhalten, wird im zweiten Schritt ein Materialstamm-Antragsprozess für neue Teile implementiert. Mit der flexiblen Suche in simus classmate erhält der Anwender ein verlässliches Ergebnis, ob ein benötigtes Teil bereits im Bestand ist. Ist dem nicht so, können die Suchparameter als Vorlage genutzt und eine Neuanlage eines Materialstamms beantragt werden.

Ein Stammdatenteam begutachtet die Materialanträge. Findet sich tatsächlich keine geeignete Lösung im Bestand und ist der Antrag vollständig, wird das Material über
simus classmate strukturiert in ERP-Systemen wie SAP angelegt. Dazu werden automatische Prozesse und Benachrichtigungen per E-Mail eingerichtet. Dies hat sich als wichtiger Schutz gegen Dubletten im Bestand und ein wirksames Mittel zur Reduzierung der Teilevielfalt erwiesen.

Einfache Integration in SAP

Die nahtlose Integration von simus classmate mit ERP-Systemen von SAP hat sich bei vielen Unternehmen bewährt. Sie profitieren von der hohen Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Transparenz der mit den Modulen eingerichteten Prozesse, ohne die Datenhoheit des ERP-Systems aufzugeben. Dazu werden alle Ergebnisse der simus-Module in eine Datenbank geschrieben, die für sämtliche Funktionen verwendet wird.

In einstellbaren Intervallen erfolgt dann eine Synchronisierung der Ergebnisse mit dem ERP-System. So lassen sich Workflows unabhängig von SAP definieren – die Ergebnisse stehen jedoch zentral für alle Anwendungen wie Product Lifecycle Management oder Engineering Control Center (ECTR) zur Verfügung.

Dritter Schritt: Fehlerloser Materialstamm-Pflegeprozess

Auf diese Weise werden etwa viele Fach­abteilungen an der Pflege von Materialstämmen beteiligt. Von der Technik bis zum Marketing müssen viele Mitarbeiter darauf zugreifen können. Damit dies reibungslos funktioniert und alle Felder konform ausgefüllt werden, bietet simus systems ebenfalls einen anpassbaren, automatisierten Prozess.

Dabei durchläuft jedes Material bis zur vollständigen Definition verschiedene Bearbeitungsschritte. So wird beispielsweise ein Zeichnungsteil in der Technik definiert und mit Statuswechsel an die Arbeitsvorbereitung weitergereicht. Dort wird die Beschaffungsart festgelegt, bei Kaufteilen ergänzt nun beispielsweise der Einkauf weitere Sichten.

Bis ein Material vollständig angelegt ist, haben sich zahlreiche Abteilungen an dem Prozess beteiligt. Auch hier sorgen automatische Routinen dafür, dass die jeweiligen Aufgaben schnell und konzentriert abgearbeitet werden. Für Sicherheit sorgt ein Berechtigungskonzept, intelligente Voreinstellungen reduzieren den Aufwand und verhindern Fehleingaben.

Der Prozess kann sich sogar über verteilte Standorte erstrecken und an unterschiedliche Abläufe, beispielsweise für verschiedene Materialarten, angepasst werden. Die intelligente Unterstützung bei Routineaufgaben beschleunigt die Durchlaufzeit, der Datenbestand bleibt aktuell und hochwertig.

Master Data Governance mit simus classmate – Datenqualität im Fokus

In diesen Schritten lässt sich Master Data Governance mit simus classmate benutzerfreundlich, sicher und flexibel umsetzen. Sowohl für die grundlegende Bereinigung als auch für die Beantragung und Pflege im laufenden Betrieb hält die Software-Suite mächtige Werkzeuge und komfortable Funktionen bereit, die gezielt für diese Aufgaben entwickelt wurden. Die höhere Benutzerfreundlichkeit führt zu schnellen und fehlerfreien Abläufen nach geltenden Normen und Regeln

Dieses Konzept der Master Data Governance mit seiner klaren, bewährten Methodik eignet sich, um Qualitätsmängel von Stammdaten bei überschaubarem Aufwand dauerhaft zu eliminieren. Durch permanente Überwachung und automatische Korrekturmechanismen bringt es eine hohe Sicherheit in vielfältige digitale Prozesse und ist damit eine verlässliche Basis für umfangreichere Digitalisierungsprojekte.