Das Clever-Prinzip

Continuous Accounting macht Finanzabteilungen fit für die Zukunft

Am Beispiel des in der Vergangenheit durch zahlreiche manuelle Arbeitsschritte geprägten Finanzabschlusses lässt sich zeigen, wie enorm die Vorteile der Digitalisierung sein können. War es bisher üblich, dass Buchhalter sich am Ende einer Abrechnungsperiode durch einen Berg an Arbeit kämpfen müssen, generiert das Zusammenspiel moderner ERP- und Financial-Close-Lösungen attraktive Mehrwerte.

Welcher Finanzspezialist kennt das nicht: Am Ende eines jeden Monats, Quartals oder Jahres stehen der Finanzabschluss und das Reporting an und damit eine Unmenge an Überstunden. Enorm viele Unterlagen, Belege und Zahlen aus den verschiedenen Unternehmensbereichen und Systemen müssen gesammelt, zugeordnet und abgeglichen werden. 

Manuelle Finanzbuchhaltung

Auch wenn man es kaum glaubt, selbst im Zeitalter der Digitalisierung sind diese Situationen weiter verbreitet, als man denkt. Man könnte geradezu von einem Standard sprechen. Ganz gleich, wie modern die ERP-Systeme, beispielweise SAP S/4 Hana, auch sind, bei den Vorbereitungen für die Konsolidierung greifen die Mitarbeiter dann doch wieder auf Tabellenkalkulation zurück oder gleichen schlimmstenfalls sogar gedruckte Dokumente ab.

Zwischen der führenden ERP-Lösung und dem Enterprise-Performance-Management klafft eine Lücke. Unstimmigkeiten in den Unterlagen oder Excel-Tabellen lassen sich nur sehr schwer aufspüren. Das Risiko von fehlerbehafteten Buchungen oder auch innerhalb offener Posten ist hoch. In einer internationalen Studie fand das Censuswide Institut 2019 im Auftrag von BlackLine heraus, dass 69 Prozent der befragten Finanzverantwortlichen glauben, dass entweder sie selbst oder ihr CEO schon einmal wichtige Geschäftsentscheidungen auf Grundlage veralteter oder falscher Finanzdaten getroffen hat. 

Das Prinzip eines durchgängigen Accounting-Prozesses kann hier Abhilfe schaffen. Continuous Accounting heißt das Zauberwort, mit dem sich inzwischen immer mehr Unternehmen für die Zukunft rüsten. Demnach wird die punktuelle Arbeitsbelastung beim herkömmlichen Finanzabschluss durch einen kontinuierlichen Prozess ersetzt. Buchungen, Kontenabstimmungen, Analysen und Kontrollen erfolgen nicht mehr am Ende des Monats, Quartals oder Jahres, sondern während der Abrechnungsperiode – auf Basis tagesaktueller Daten und in Echtzeit. Transaktionen und Konten werden unmittelbar abgeglichen, Abweichungen rechtzeitig vor dem eigentlichen Abschluss identifiziert. Wie funktioniert das?

Möglich machen diesen automatisierten Finanzabschlussprozess Unternehmen wie SAP und BlackLine, deren Softwarelösungen so ineinandergreifen, dass nicht nur die Buchungen im ERP, sondern auch deren Überprüfung automatisiert sind – beispielsweise bei der Kontenabstimmung oder dem Transaktionsabgleich. Das verteilt die Arbeit effizienter, erleichtert das Schließen der Bücher und erhöht die Qualität und Transparenz. 

Transparenz mit Finanzplanung

Davon profitieren natürlich die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung. Sie werden nicht nur vom Stress am Periodenende befreit, sondern können ihre Fähigkeiten für anspruchsvollere Tätigkeiten einsetzen. Statt Daten stur zu sammeln und abzugleichen, analysieren und bewerten sie diese. So tragen sie unmittelbar zur Wertschöpfung und Weiterentwicklung des Unternehmens bei – entsprechend wie es für ihre Rolle angemessen ist. 

Auch die Kollegen aus der Finanzplanung und -analyse dürfte das freuen: Konnten sie in der Vergangenheit ihre Prognosen oft erst abschließen, wenn im Folgemonat die nötigen Daten dafür bereitstanden, versetzt sie Continuous Accounting in die Lage, auf aktuelles Zahlenmaterial zuzugreifen. Waren tagesaktuelle Forecasts vor Einführung eines durchgängigen Accounting-Prozesses nicht denkbar, hat der CFO jetzt jederzeit den Überblick in Echtzeit. Dies ist ein Mehrwert, von dem das gesamte Unternehmen profitiert. Denn je größer die Dynamik in den Märkten und je höher der Anspruch an eine agile Unternehmensplanung ist, desto wichtiger sind valide, tagesaktuelle Finanzdaten.

Accounting als Businesstreiber

In diesem Sinne ist Continuous Accounting mehr als eine neue Methode für die Finanzabschlussprozesse. Und dieser Paradigmenwechsel ist längst überfällig. Im letzten Jahr beauftragte BlackLine erneut das Censuswide Institut, um herauszufinden, inwieweit sich im Zuge der Digitalisierung bereits ein Wandel nachvollziehen lässt. Die Ergebnisse sind ernüchternd: Weltweit sind lediglich 14 Prozent der CFOs davon überzeugt, dass ihre Finanzabteilungen über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um ihr Unternehmen in den nächsten fünf Jahren bei Wachstum und Anpassung zu unterstützen.

Es ist daher ein Wettbewerbsvorteil, wenn Unternehmen ihre Unternehmenssteuerung auf die Herausforderungen einer globalisierten, sich ständig wandelnden Geschäftswelt ausrichten. Continuous Accounting gibt CFOs die notwendige Genauigkeit in den Zahlen und die Flexibilität, um optimal planen und steuern zu können.

Es geht auch darum, die bestehenden Prozesse immer wieder zu hinterfragen, anzupassen, zu verbessern. So entstehen messbare Wettbewerbsvorteile: mehr Effizienz, weniger Risiken und transparente Kennzahlen. Das alles unterstützt schnellere und bessere Entscheidungen.