El principio inteligente
La Contabilidad Continua prepara a los departamentos financieros para el futuro
El ejemplo de los estados financieros, que en el pasado se caracterizaban por numerosos pasos manuales, muestra lo enormes que pueden ser las ventajas de la digitalización. Mientras que antes era habitual que los contables tuvieran que abrirse paso entre una montaña de trabajo al final de un ejercicio contable, la interacción de las modernas soluciones de ERP y cierre financiero genera un atractivo valor añadido.
Qué especialista en finanzas no está familiarizado con esto: al final de cada mes, trimestre o año, hay que presentar los estados financieros y los informes, y con ellos una enorme cantidad de horas extraordinarias. Hay que recopilar, asignar y conciliar una enorme cantidad de documentos, recibos y cifras de las distintas divisiones y sistemas de la empresa.
Contabilidad financiera manual
Aunque le cueste creerlo, incluso en la era de la digitalización, estas situaciones están más extendidas de lo que cree. Casi se podría hablar de una norma. Por muy modernos que sean los sistemas ERP, por ejemplo SAP S/4 Hana, los empleados siguen recurriendo a hojas de cálculo a la hora de preparar la consolidación o, en el peor de los casos, incluso comparan documentos impresos.
Existe una brecha entre la solución ERP líder y la gestión del rendimiento empresarial. Las discrepancias en los registros o en las tablas de Excel son muy difíciles de detectar. El riesgo de contabilizaciones erróneas o incluso dentro de partidas abiertas es elevado. En un estudio internacional de 2019 encargado por BlackLine, el Censuswide Institute descubrió que el 69% de los ejecutivos financieros encuestados creen que ellos o su director general han tomado en algún momento decisiones empresariales importantes basándose en datos financieros obsoletos o incorrectos.
El principio de un proceso de contabilidad continua puede ayudar en este sentido. Contabilidad continua es la palabra mágica con la que cada vez más empresas se preparan para el futuro. Según ésta, la carga de trabajo selectiva de los estados financieros convencionales se sustituye por un proceso continuo. Las contabilizaciones, las conciliaciones de cuentas, los análisis y los controles ya no tienen lugar al final del mes, del trimestre o del año, sino durante el periodo contable, sobre la base de datos actualizados diariamente y en tiempo real. Las transacciones y las cuentas se concilian inmediatamente, y las discrepancias se identifican con tiempo suficiente antes del cierre real. ¿Cómo funciona?
Este proceso automatizado de cierre financiero es posible gracias a empresas como SAP y BlackLine, cuyas soluciones de software se entrelazan de tal forma que no sólo se automatizan las contabilizaciones en el ERP, sino también su verificación, por ejemplo, durante la conciliación de cuentas o el cotejo de operaciones. Esto distribuye el trabajo de forma más eficiente, facilita el cierre de las cuentas y aumenta la calidad y la transparencia.
Transparencia en la planificación financiera
Por supuesto, los empleados de contabilidad financiera se benefician de ello. No sólo se liberan del estrés al final del periodo, sino que pueden utilizar sus conocimientos para actividades más exigentes. En lugar de empecinarse en recopilar y conciliar datos, los analizan y evalúan. De este modo, contribuyen directamente a la creación de valor y al desarrollo ulterior de la empresa, como corresponde a su función.
Esto también debería complacer a los colegas de planificación y análisis financiero: mientras que en el pasado a menudo sólo podían completar sus previsiones cuando disponían de los datos necesarios en el mes siguiente, la contabilidad continua les permite acceder a cifras actualizadas. Mientras que las previsiones diarias eran inconcebibles antes de la introducción de un proceso de contabilidad continua, el Director Financiero dispone ahora de una visión general en tiempo real en todo momento. Se trata de un valor añadido del que se beneficia toda la empresa. Cuanto mayor es la dinámica de los mercados y mayor la demanda de una planificación empresarial ágil, más importantes resultan unos datos financieros válidos y actualizados.
La contabilidad como motor empresarial
En este sentido, la contabilidad continua es algo más que un nuevo método para los procesos de cierre financiero. Y este cambio de paradigma hace tiempo que debería haberse producido. El año pasado, BlackLine encargó de nuevo al Censuswide Institute que averiguara hasta qué punto puede trazarse ya un cambio en el curso de la digitalización. Los resultados son aleccionadores: a escala mundial, sólo el 14% de los directores financieros están convencidos de que sus departamentos financieros disponen de las capacidades necesarias para ayudar a sus empresas a crecer y adaptarse en los próximos cinco años.
Por tanto, es una ventaja competitiva que las empresas adapten su gestión corporativa a los retos de un mundo empresarial globalizado y en constante cambio. La contabilidad continua proporciona a los directores financieros la precisión necesaria en las cifras y la flexibilidad para planificar y controlar de forma óptima.
También se trata de cuestionar, adaptar y mejorar constantemente los procesos existentes. Esto crea ventajas competitivas cuantificables: más eficiencia, menos riesgos y cifras clave transparentes. Todo ello permite tomar decisiones más rápidas y acertadas.
