Contract oder Product Conversion?

In den meisten Fällen sind es nicht die fehlenden Prozesse oder dringend benötigte Echtzeitverknüpfungen, die ein Unternehmen dazu bringen, auf S/4 umzusteigen. Es ist üblicherweise der Druck, noch im von der SAP definierten Zeitrahmen auf die neue Technologie zu wechseln. Meistens existieren in den Unternehmen schon Hana-Datenbanken, welche sich oft noch ungenutzt in der Sonne rekeln oder nur marginal genutzt werden. Mit S/4 laufen dann auch die eigenen Prozesse performant und man kann sich wieder seinem Tagesgeschäft widmen. Wir wollen uns hier aber mehr mit den Auswirkungen auf die Lizenzkosten beschäftigen. 

Um in die S/4-Welt zu wechseln, bietet die SAP den Brownfield-Ansatz, die Product Conversion, oder den Neuvertrag-Ansatz, die Contract Conversion, an. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Es ist von vielen Punkten abhängig, welchen Weg man idealerweise einschlägt. 

Vor- und Nachteile

Bei der Product Conversion kann der Lizenz-Altbestand in großen Teilen so belassen werden, wie er ist. Zwei Komponenten müssen zusätzlich beim Umstieg von der SAP erworben werden: die Hana Runtime Edition for Applications & SAP BW – New/Subsequent und das S/4 Enterprise Management for ERP Customers, als Flatfee um 9000 Euro. Nun hat man die Möglichkeit, wie gewohnt, weiter seine alten Lizenzen zu nutzen und die üblichen Prozesse nur bedingt anzurühren – allerdings ist die Deadline hier 2027. Zu diesem Zeitpunkt muss das Unternehmen dann komplett auf die S/4-Produktline umgestiegen sein, ansonsten entstehen Zusatzkosten durch weitere Wartungskosten. 

Nachteil bei einer Product Conversion ist die fehlende Möglichkeit der Lizenzoptimierung. So bleibt die bestehende Shelfware weiter im Regal liegen. Auch die alten Verträge bleiben erhalten, es kommt lediglich ein neuer hinzu. Bei der Contract Conversion greift der Neuvertrag-Ansatz. Das Unternehmen hat die Möglichkeit, alle bestehenden Lizenzwerte komplett an die SAP zurückzugeben und als Kredit mit dem neuen S/4-Vertrag zu verrechnen. Damit kann nun neu eingekauft werden. Es gilt nach Vertragsabschluss nur noch der eine neue Vertrag, was echte Transparenz im Lizenzmanagement bringt. Das klingt erst einmal verlockend, der Teufel steckt allerdings auch hier im Detail: Die SAP muss der Contract Conversion zustimmen und das tut sie üblicherweise nur, wenn der neue Vertrag um wenigstens zehn Prozent höher ausfällt als der Altvertrag.

Da viele Produkte unter S/4 anders bemessen werden als in der alten ERP-Welt, muss man oft Äpfel mit Birnen vergleichen. Eventuell verringern sich die User-Lizenzkosten, dafür kommt eine neue Metrik hinzu. Das Thema Digital Access, das immer noch bei einem Großteil der Unternehmen stiefmütterlich behandelt wird, kommt neu dazu.

Allerdings steckt auch ein Vorteil in der Contract Conversion: Mit einer genauen Useranalyse lassen sich im größten Lizenzblock Optimierungspotenziale finden und nutzen. Die Matchingtabelle der SAP hierzu ist sehr grob. Eine solche Analyse ermittelt, welcher User was tut und welche S/4-Lizenz in Zukunft wirklich gebraucht wird. Dies kann ein riesiges Optimierungspotenzial eröffnen. Eine Shelfware-Analyse mit Rückgabe spart ebenfalls zukünftig Geld.

Bleiben nun noch der Ansatz der SAP mit den zehn Prozent mehr Umsatz und die relativ stringente Umsetzung von Alt auf Neu. Wenn es dem Unternehmen gelingt, so weit wie möglich in die Zukunft zu planen, sodass in den folgenden Jahren keine weiteren Kosten anfallen, kann hier eine Win-win-Situation entstehen. Mit einer exakten Analyse und der vollen Kenntnis der zukünftigen S/4-Lizenzlandschaft lässt sich also gegebenenfalls trotz einmaliger Mehrzahlung, die in beiden Conversions eintritt, eine Kostenneutralität herstellen. Genau diese Analyse sollte erfolgen, dann klappt es auch mit S/4!