Cloud statt neue Hardware

Das Kerngeschäft des Stahlbauunternehmens Butzkies liegt im Bereich Stahlbau, Stahlhochbau sowie im Stahlanlagenbau und im Industriebau. Für das Tagesgeschäft setzt Butzkies bereits seit Jahren auf die Branchensoftware Steel­Office.

Sie bildet sämtliche Abläufe ab, die sich aus dem Tagesgeschäft ergeben. Mit dem PPS-System steuert der Familienbetrieb sämtliche Prozesse, von der Angebots­erstellung über den Materialeinkauf, das Baustellenmanagement bis zum Versand.

„Anfragen werden in diesem System erfasst und sofort hinterlegt, bevor wir mit dem Kalkulationsprogramm einen Auftrag berechnen“

berichtet Arne Ruhe, verantwortlich für den Vertrieb und die Projektleitung.

Aufgrund der ermittelten Werte wird mit dem Programm dann ein individuelles Angebot erstellt und abgegeben. Erfolgt ein Auftragseingang, können für jeden Auftrag die bereits hinterlegten Details übernommen und das Projekt direkt mit SteelOffice angestoßen werden.

Probleme machte dem Stahlbauunternehmen in letzter Zeit die veraltete Infrastruktur des Rechenzentrums. Eine neue Lösung mit mehr Funktionen sollte her. Neben der Finanz- und Lohnbuchhaltung wollte Butzkies auch eine Online-Zeiterfassung implementieren.

Schon bald zeigte sich, dass Butzkies das Projekt nicht allein stemmen konnte. Aufgrund einer Empfehlung und einer anschließenden Ausschreibung entschieden sich die Verantwortlichen zu einer Zusammenarbeit mit der Vater Gruppe.

Zweistufiges Systemland auf SAP-Basis

„Wir haben für Butzkies eine zweistufige Landschaft auf der Basis von SAP ERP 6.0 mit EHP 8 realisiert“

berichtet Frank Schröder.

„Die Funktion des Q-Systems übernimmt ein Q-Mandant im Entwicklungssystem. Zusätzlich betreiben wir einen SolMan.“

Die Verbindung vom Butzkies-Rechenzentrum in die Business Cloud, wo das SAP-System betrieben wird, läuft über zwei SAP-Router. Sämtliche Systeme werden auf Windows 2012R2 betrieben.  Als Datenbank kommt MaxDB zum Einsatz.

„Das Projekt diente auch dazu, die Systemlandschaft bei Butzkies zu standardisieren“

so Schröder.

„Daher haben wir SAP zunächst in den kaufmännischen Bereichen (FI, FI-AA, CO und PS) eingeführt.“

So sei es möglich gewesen, eine Art kaufmännische Klammer um die Branchensoftware SteelOffice zu legen, die von etwa 30 Anwendern aus der Verwaltung und den Projektleitungen genutzt wird.

Bei der Personalabrechnung entschied sich der Stahlbauer wegen des hohen Projektaufwands und auch aus Kostengründen gegen SAP HCM. Stattdessen kommt eine DATEV-Lösung zum Einsatz. Die Produktion ist das Rückgrat der Geschäftsprozesse und wurde über Schnittstellen in das SAP-­System eingebunden, da dort das Projektcontrolling stattfindet.

Knapper Zeitplan

Für die Umstellungsphase hatte sich der Stahlbauer einen Zeitrahmen von nur vier Monaten gesetzt. Damit dieser eingehalten werden konnte, entschied Butzkies sich für eine schrittweise Einführung der diversen SAP-Module, wobei mit der Integration der neuen Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung begonnen wurde.

Ende August 2016 erfolgte der Startschuss für die Umstellung. Bis Ende Dezember war das Programm installiert und ist seit Januar 2017 im Produktivbetrieb. Sobald dieser sich stabilisiert hat und kleinere Probleme vollständig behoben sind, werden dann die Kostenrechnung und Projektsteuerung Zug um Zug eingeführt.

Da die eigene IT veraltet ist und die Implementierung einer neuen Infrastruktur den Zeitrahmen gesprengt hätte, entschied Butzkies sich dafür, die neue Lösung zunächst extern in der Vater Business Cloud zu betreiben.

Diese basiert auf einer Infrastruktur von HPE sowie auf Virtualisierungslösungen von VMware, wobei aber auch Hyper-V im Angebot ist. Für die notwendige Redundanz sorgt ein zweites Rechenzentrum am Standort Hamburg, mit dem sich bei Bedarf auch eine gespiegelte Infrastruktur realisieren lässt.

Probleme macht Butzkies allerdings immer wieder einmal die zu geringe Bandbreite für die Verbindung zum Cloud-Rechenzentrum. Um einen stabileren Zugang zu schaffen, wurde eine zweite Leitung geordert.

Butzkies setzt aber für die Zukunft darauf, dass die Telekom ihr Versprechen einlöst, das breitbandige Netz auch im ländlichen Raum weiter auszubauen. Im Zuge der Testphase veranstalteten die SAP-Experten der Vater-Gruppe in jeder Abteilung kleine Workshops, um die beteiligten Mitarbeiter praxisorientiert an die neue Lösung und ihre Funktionen heranzuführen.

„Auch den Jahresabschluss, der uns etwas im Magen lag, haben wir parallel zur SAP-Einführung dank des Mitarbeiterengagements sowie des SAP-Teams von Vater erfolgreich über die Bühne gebracht“

so Arne Ruhe.

Das Branchenprogramm SteelOffice läuft als führendes Programm weiter, da derzeit für den Stahlbau kaum vergleichbare Lösungen auf dem Markt sind.

„In unserer Branche geht es immer nur um Einzelstücke, keine Serienfertigung“

erklärt Ruhe.

Die Entscheidung für SAP hält er auch im Hinblick darauf für richtig, dass SteelOffice eines Tages möglicherweise nicht mehr verwendet werden kann.

Weniger Fehlerquellen, mehr Transparenz

Mit der neuen Lösung hat sich die Buchung der Eingangsrechnungen deutlich vereinfacht. Früher wurden diese in SteelOffice erfasst und dann noch einmal manuell in das jetzt abgelöste Finanzsystem eingegeben.

Das war zeit- und personalaufwändig, wenig transparent und barg zudem Fehlerquellen. Heute werden Eingangsrechnungen nur noch über SteelOffice erfasst, die Übergabe an das SAP-System erfolgt automatisch.

Das führt zu einer Arbeitsersparnis und schafft mehr Transparenz, da Kostenstellen heute einheitlich bewertet werden können. Darüber hinaus wurden Fehlerquellen, die aufgrund doppelter Eingabe auftraten, eliminiert.

Durch den Cloud-Ansatz hat Butzkies zudem Zeit gewonnen und kann seine Investitionsentscheidung für die notwendige Infrastruktur noch einmal überdenken.

„Wir können unsere bisherige Umgebung aufräumen und neu bewerten“

erklärt Arne Ruhe.

„Unsere Vereinbarung für die Vater Business Cloud läuft zunächst auf zwei Jahre, was uns die Möglichkeit gibt, diese Option zu testen. Danach können wir immer noch entscheiden, ob wir in neue Hardware investieren und die Lösung wieder in unserem Rechenzentrum installieren oder ob wir weiter in der Vater Business Cloud bleiben.“

Zukunftspläne

Wenn die laufenden Arbeiten abgeschlossen sind, stehen bereits weitere Projekte an. So soll die SAP-Zeitwirtschaft und die Zeiterfassung mit der DATEV-Lohnbuchhaltung gekoppelt werden.

Bisher werden die Baustellenprotokolle von den Richtmeistern vor Ort noch manuell erstellt, was gelegentlich zu erheblichen Zeitverzögerungen führen kann. Eine mobile Zeiterfassung integriert dann alle Mitarbeiter auf den diversen Baustellen, wobei die Zeiten weiterhin zentral erfasst werden.

Diese Vorgehensweise ist erforderlich, da die Richtmeister bei dieser Eingabe gleichzeitig prüfen, ob es sich um Standardarbeiten, Reparaturen, Gewährleistungen oder auch um Mehrleistungen handelt.

Für das SAP-Projekt zieht Arne Ruhe eine erste positive Zwischenbilanz:

„SAP ist durchaus nicht das große Schreckgespenst, das riesige Kosten verursacht. Vielmehr lohnt sich eine solche Lösung auch für den Mittelstand, wenn man den richtigen Partner an seiner Seite hat.“