Automatisierung ist nicht gleich Wertschöpfung

Inzwischen weiß jeder CFO, dass ein durchgängiger Abschlussprozess neben einem Maximum an Transparenz und optimaler Datenqualität vor allem für eine signifikante Entlastung der Mitarbeiter sorgt. Viele Unternehmen haben die entsprechenden Grundlagen geschaffen und streben im Finance und Accounting durch automatisierte Record-to-Report-Prozesse Verbesserungen an. Dies mit dem Ziel, die Qualität der Daten deutlich zu erhöhen und manuelle Aufgaben zu eliminieren, etwa das Abgleichen von Tabellen, um mehr Kapazitäten zu schaffen.

Verbesserungen kanalisieren

Aber führt das durch die Automatisierung erzeugte Plus an verfügbarer Arbeitszeit unmittelbar dazu, dass sich die Mitarbeiter auf andere wichtige Aufgaben stürzen? Wie lässt sich sicherstellen, dass das Automatisieren von Fleißarbeit und Vernetzen von einzelnen Silos einen Mehrwert bringt – und zwar sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Unternehmensbilanz? Und noch etwas: Bringt die Automatisierung in Zeiten des Fachkräftemangels Vorteile im Wettbewerb um Mitarbeiter und Bewerber?

Diese Fragen sollten sich Unternehmen stellen, bevor sie Automatisierungsprojekte starten. Warum? Weil Automatisierung nicht gleichbedeutend mit einer höheren Wertschöpfung ist. Das ist nur dann der Fall, wenn die Automatisierungsstrategie von Anfang an das sogenannte Endziel im Blick hat. Das gilt auch für Automatisierungsprojekte im F&A.

Die Value Chain

Ein Mehrwert lässt sich dann erzeugen, wenn sich die Automatisierungsschritte an der sogenannten Value Chain orientieren. Wer diese „Wertekette“ als übergeordnetes Ziel seiner Automatisierungsprojekte definiert, ist auf dem richtigen Weg. Diese Herangehensweise versetzt Unternehmen in die Lage, von Plankosten-Rechnern zu Ist-Kosten-Rechnern zu werden. Das ist ein Paradigmenwechsel, der insbesondere im Umfeld von SAP im Zusammenspiel mit F&A stattfindet. Es geht darum, eine Brücke zu schlagen und genau dort auf Automatisierung zu setzen, wo sich aus dem Zusammenführen von Systemen sofort Synergien ziehen lassen.

Quick Wins und Langfristziele

Für den Abschlussprozess etwa bedeutet das, dass Unternehmen auf Automatisierungslösungen setzen sollten, die über alle relevanten Schnittstellen und Funktionen verfügen, wie etwa einen Abschlusskalender, automatisierte Journals etc. Wichtig ist auch, die manuellen Prozesse in die Automatisierungslösung zu überführen und dabei immer den Fokus auf die Value Chain zu behalten.

Damit dieser grundsätzliche Wandel erfolgreich umgesetzt werden kann, müssen die Mitarbeiter der Finanzabteilung eingebunden werden – und zwar von Anfang an. Der Grund: Auch heute noch kommen Automatisierungsprojekte einem Kulturwandel gleich. Menschen haben Angst, ihren Arbeitsplatz zu verlieren, und sind zunächst grundsätzlich nicht offen für Veränderungen.

Wer seine Geschäftsprozesse automatisiert, sollte sich im ersten Schritt Transparenz über die Abläufe verschaffen. Wer darüber hinaus einen Überblick über die Prozesse, Schnittstellen und Systeme in F&A braucht, kann sich mit der Erstellung einer Prozess- und Systemlandkarte helfen. Zu Beginn empfiehlt es sich außerdem, bestehende Abläufe vor der Automatisierung zu analysieren und optimieren. Dann geht es darum, eine Lösung einzuführen, die den Abschlussprozess zu einem Continuous-Accounting-Vorgang erhebt und sich nicht nur auf punktuelle Verbesserungen beschränkt. Schon nach kurzer Zeit sind Verbesserungen spürbar und auch der ROI eines solchen Paradigmenwechsels stellt sich schnell ein. Das Fazit: Werden Automatisierungsprojekte strategisch angelegt, mit dem Ziel, einen durchgängigen Wertefluss zu erzeugen, wirken sie sich positiv auf die Wertschöpfung eines Unternehmens aus – und zwar schnell.