Automatisierter Finanzabschluss – Alles in Sicherheit

Die Anforderungen an betriebliche Finanzabschlüsse steigen durch die Globalisierung und Digitalisierung kontinuierlich. Die Abläufe müssen schneller und effizienter werden, sich durchgängig automatisieren und nahtlos in bestehende SAP-Umgebungen einbinden lassen.

Zudem benötigen Finanzmanager stets aktuelle, verlässliche, konsistente und stimmige Finanzdaten für weitreichende Business-Entscheidungen. Erreichen lässt sich all dies mit einer Smart-Close-Lösung im Rahmen des Continuous-Accounting-Prozesses.

Die Finanzabteilungen von Unternehmen – gleich welcher Größe – sehen sich durch zunehmende digitalisierte und internationalisierte Prozesse mit neuen Herausforderungen konfrontiert: Finanzverantwortliche auf C-Level-Ebene müssen jederzeit auf eine konsistente, medienbruchfreie Datenbasis zugreifen können, um verantwortungsvolle und tragfähige Entscheidungen zu treffen.

Dabei müssen die Daten in einem System abgebildet werden, das die nahtlose Integration in eine ganzheitliche ERP-Umgebung erlaubt – von SAP R/3 Enterprise bis S/4 Simple Finance.

Zudem ist es wichtig, dass die Finanzprozesse weitgehend automatisiert ablaufen. Dadurch lassen sich nicht nur Zeit, Aufwand und Kosten einsparen, sondern auch Fehler vermeiden.

Finanzabschlüsse werden heute in den meisten Unternehmen immer noch mit manuellen Verfahren erstellt. Diese haben sich meist schon seit vielen Jahren fest etabliert und werden aufgrund starrer Strukturen und mangelnder IT-Unterstützung nicht kritisch hinterfragt und aufgebrochen.

Immer noch sind schwerfällige und nicht durchgängige Finanzprozesse auf Basis von Tabellenkalkulation die Realität in vielen Unternehmen. Dabei handelt es sich um klassische Record-to-Report-Abläufe, die den Finanzabschluss zum Periodenende hin sicherstellen.

In diesem Rahmen werden Informationen aus Bankkonten, den Haupt- und Nebenbüchern sowie weitere Daten aus den SAP-Systemen extrahiert, aufbereitet, analysiert und ausgewertet. Die Ergebnisse dienen dann als Grundlage für die Erstellung von Berichten.

Continuous Accounting

Ein entscheidender Nachteil dieser Vorgehensweise: Sie dauert sehr lang, in der Regel mehrere Tage, und bringt eine hohe, punktuelle Arbeitsbelastung für die am Finanzabschluss beteiligten Mitarbeiter am Monatsende mit sich.

Auf der anderen Seite nehmen aber die Komplexität und Geschwindigkeit, mit der Unternehmen heute am Markt agieren, drastisch zu. Gefordert sind mehr Flexibilität und Agilität auf allen Ebenen.

Auch die Finanzabteilungen sind in der Pflicht, hier mitzuhalten: Es reicht nicht mehr aus, Finanzprognosen, Planungen und Reports zu vordefinierten, festen Zeitpunkten zu liefern. Vielmehr benötigt das Management belastbare Echtzeitinformationen, um auf dieser Basis fundierte Business-Entscheidungen treffen zu können.

Dazu müssen die Informationen zum zum Finanzabschluss tagesaktuell verfügbar sein. Ganz neue Möglichkeiten hierfür bietet das sogenannte Continuous Accounting: Die Methodik steht für einen Paradigmenwechsel, eine grundlegende Transformation von Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen – weg von periodisch dominierten Prozessen, hin zu einem kontinuierlich ablaufenden Finanzabschluss (Financial Close).

Der entscheidende Vorteil dabei: Der üblicherweise hohe Arbeitsaufwand zum Monats-, Quartals-, Halbjahres- oder Jahresende verteilt sich gleichmäßig auf die ganze Periode, was die Mitarbeiter entlastet und sich positiv auf deren Produktivität auswirkt.

Typisch für den Continuous-Accounting-Prozess sind kontinuierliche Abstimmungen, Analysen und Kontrollen. Die relevanten Informationen und Finanzdaten werden also nicht punktuell am Ende der Periode gesammelt, geprüft, analysiert und ausgewertet, sondern in einem fortlaufenden Prozess in Echtzeit.

Finanzdaten mit EPM und BI nutzen

Eine große Herausforderung dabei: Die Daten können nur dann optimal genutzt werden, wenn sie sich aus der SAP-Umgebung herauslösen und in das betriebliche Corporate Performance Management, das Enterprise Performance Management (EPM) oder in die Business Intelligence Solution (BI) überführen lassen. Nur so lässt sich die Komplexität des Finanzabschlusses komplett bis ins letzte Detail abbilden und steuern.

Diesen Grundsatz beachten manche Unternehmen jedoch nicht und behelfen sich nach wie vor mit Programmen für die Tabellenkalkulation. Die Firmen bedenken nicht, dass ein automatisierter Closing-Prozess beträchtlich Zeit einspart und eine verlässliche Datenqualität liefert.

Ein weiterer Vorteil: Durch die konsequente Automation der Finanzprozesse wie etwa der Kontenabstimmung, Erklärung, Bestätigung und Abweichungsanalyse sowie des Transaktionsabgleichs wird der Rhythmus erforderlicher Aktionen im Finanzbereich bereits vorgegeben – ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss, was Ressourcen und damit Kosten einspart.

So können sowohl C-Level-Manager als auch operative Mitarbeiter alle Prozesse kontinuierlich und in Echtzeit überprüfen sowie validieren. Damit lassen sich Kapazitäten passgenau planen und fundierte Business-Entscheidungen auf Basis tagesaktueller Finanzdaten treffen.

Smart Close direkt in SAP

Wie lässt sich nun die Idee des Continuous Accounting praktisch in die Tat umsetzen? Hierfür bedarf es einer softwareseitigen Unterstützung, die über die traditionellen Funktionalitäten des ERP-Systems deutlich hinausgeht.

BlackLine liefert hier mit Smart Close eine praktikable Lösung: Nahtlos eingebettet in die bestehende SAP-Plattform bietet das Tool direkten Zugriff auf die gesamte SAP-Datenbasis – auch auf die historischen Daten.

Es müssen weder Daten heruntergeladen noch in einem anderen System dupliziert oder Schnittstellen verwaltet werden. Alle Aufgaben rund um den Abschluss wie die Controlling- und Kostenmodule von SAP, Anlagengitter, Kontenspiegel, Risikobewertungen sowie Nebenbücher lassen sich mit nur wenigen Klicks erledigen.

Zudem ermöglicht die Software eine maximale Integrität und Sicherheit der Daten – eine der wesentlichen Voraussetzungen für den kontinuierlichen Accounting-Prozess.

Dabei ergänzt die Lösung die in SAP ECC 6.0 Finance und S/4 Simple Fi­nance bereitgestellten Funktionen in idealer Weise. Nutzer können dadurch eine Lücke im traditionellen Financial-Close-Prozess zwischen klassischen ERP-Funktionen, dem S/4-Finance-Modul und CPM/EPM-Lösungen schließen. Damit gehören jeder manueller Aufwand und der Einsatz unübersichtlicher Tabellenblätter der Vergangenheit an.

Automatisierter Finanzabschluss

Wie für das Continuous Accounting erforderlich, ermöglicht die Smart-Close-Lösung eine kontrollierte und vollständige Automatisierung des Finanzabschlusses, wodurch sich der komplette Workflow standardisieren und optimieren lässt.

So prüft die Software automatisch die Korrektheit sämtlicher Abschlusstransaktionen und löst eine Benachrichtigung im Falle von Unstimmigkeiten aus. Zudem wird eine Korrektur vorgenommen und automatisch der nächste Schritt im Finanzabschluss-Prozess eingeleitet.

Dabei visualisiert eine transparente Prozessübersicht den Fortschritt anhand roter, gelber oder grüner Symbole. Die BlackLine-Software hält alle Informationen immer auf dem neuesten Stand und ermöglicht durch die nahtlose Integration in die SAP-Umgebung stets den Zugriff auf aktuelle Live-Daten.

Bei Buchungen in letzter Minute werden die Konten mit den Änderungen für eine einfache Prüfung übersichtlich hervorgehoben. Überdies liefert die Lösung individuell anpassbare Einblicke in die Finanzabschluss-Prozesse – ob Gesamtüberblick oder detaillierte Aufschlüsselung einzelner Aspekte.

Und besonders wichtig für ganzheitliche Prozessketten: Sämtliche Vorgänge – vom Finanzabschluss bis zur Berichterstellung – lassen sich innerhalb des SAP-Systems nahtlos mit allen anderen Aspekten des Bilanzierungszyklus verknüpfen.

Durch die perfekte Interaktion mit anderen Finanzkontroll-Systemen profitieren Finanzmanager von einer durchgängigen Verwaltung des Closing-Prozesses und einem klaren, systemübergreifenden Berichtswesen.

Fazit

Continuous Accounting ist das Schlagwort, wenn es um einen automatisierten Finanzabschluss geht – unabhängig von periodischen Peaks zum Monats-, Quartals-, Halbjahres- oder Jahresende.

Mitarbeiter profitieren dabei von einer gleichmäßigen Arbeitsbelastung während der gesamten Abrechnungsperiode, CFOs von stets aktuellen Echtzeitdaten für ihre Entscheidungsprozesse.

Software-Tools wie Smart Close unterstützen dabei, das fortwährende Accounting praxisnah umzusetzen und innerhalb einer vorhandenen SAP-Umgebung effizient zu nutzen.