Womit man Maverick Buyer über Nacht zu Beschaffern macht

Tail-End-Spend-Management, indirekte Bedarfe, Ad-hoc-Bestellungen, Freitextbestellungen, Maverick Buying – seien wir ehrlich: Dies sind nicht gerade die Lieblingsthemen einer Einkaufsabteilung.

In der Regel intransparent, schwer zu managen, unhandlich für den Besteller und viel zu teuer im Prozess, haftet der Randbedarfsbeschaffung oft ein Schmuddelkind-Image an.

Man meidet die Auseinandersetzung, weil das Thema komplex ist und meist viel Aufwand bei gleichzeitig wenig „Ruhm“ bedeutet. Hat ein Unternehmen die Herausforderung dann angenommen und die Optimierung der indirekten Beschaffung auf seine Agenda gesetzt, werden Potenziale längst nicht ausgeschöpft.

Lieferantenauswahl aus dem bestehenden Portfolio und Katalogmanagement stellen oft Herausforderungen dar. Kataloge liegen noch immer nicht selbstverständlich in elektronischer Form vor, Stammdaten werden aufwändig manuell gepflegt.

Und auch nach der Bestellung sieht es nicht viel besser aus: Im Kreditorenmanagement und beim Monitoring der zahlreichen Lieferanten fällt viel manueller Aufwand an, und dies in einem Segment, wo oft die Prozesskosten den Bestellwert übersteigen.

Kunden verlangen Gesamtpaket

Ariba hat schon vor längerer Zeit erkannt, dass es in seinen Beschaffungslösungen den Nutzern ein Gesamtpaket bieten muss – neben den strategischen Bedarfen verlangen die Kunden eben auch Lösungen für „den Rest“.

Das Feature Ariba Spot Buy vereinfacht „Suche und Einkauf spontan erforderlicher Artikel“. In Nord- und Lateinamerika sowie Australien wurde Spot Buy mit den Partnern ebay und Mercado Libre bereits erfolgreich eingeführt.

Der europäische Markt erfordert jedoch einen besonderen Partner. Die in anderen Bereichen so reizvolle europäische Vielfalt wird in der Beschaffung schnell zur Herausforderung: Seltene Nutzung von Purchasing-Cards, besondere Anforderungen an Rechnungsbelege, unterschiedliche rechtliche Voraussetzungen, Hürden und hohe Versandkosten bei grenzüberschreitendem Warenverkehr und selbst kulturelle Besonderheiten lassen eine „one fits all“-Lösung unerreichbar erscheinen.

Mit der Entscheidung, in Europa Mercateo Unite als bevorzugte Infrastruktur für Spot Buy zu nutzen, ist solch eine Lösung nun in der Realität angekommen.
Das richtige Timing

Auch zwischen Geschäftspartnern gibt es in solchen Momente so etwas wie das richtige Timing. Mercateo hatte die neue B2B-Vernetzungsplattform im März 2017 gerade auf den Markt gebracht, da hatte Ariba die Chancen für seine Spot-Buy-Lösung mit Unite schon erkannt: Dies bedeutet ein einfaches Onboarding neuer Lieferanten sowie den Zugang zu einer riesigen Angebotsvielfalt auf der Multilieferantenplattform – und das alles für den Nutzer auf einer Oberfläche.

Kein Punch-out, kein Einloggen in andere Systeme ist mehr nötig, die Nerven der Bedarfsanforderer werden geschont. Aufgrund der Schnittstellenfähigkeit (REST API) von Unite bleibt der Nutzer in seinem bekannten gewohnten E-Procurement- oder ERP-System.

Integrationsaufwendungen für neue Lieferanten gibt es nicht mehr. Notwendige Einstellungen zur Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien können wie gewohnt im SAP-Ariba-System vorgenommen werden.

Das ist aber noch nicht alles, Sie ahnen es. Durch Unite wird nicht nur die Systemlandschaft aufgeräumt, sondern auch das Kreditorenmanagement. Alle über Mercateo Unite angebundenen Lieferanten werden über einen einzigen Kreditor abgerechnet. Und spätestens hier wird indirekter Einkauf salonfähig.