Digitalisierung von der Pike auf

Nachdem viele Mitarbeiter quasi über Nacht ins Homeoffice gegangen sind, werden spätestens jetzt Digitalisierungslücken im Unternehmen offensichtlich. Flexibles Arbeiten von jedem Standort aus geht nur, wenn digitale Methoden und Werkzeuge zur Verfügung stehen. Überall dort, wo noch papierbasiert gearbeitet wird, geraten Prozesse ins Stocken, weil der Zugriff auf Informationen fehlt.

Wie wichtig elektronische Prozesse für das Finanz- und Rechnungswesen gerade in der aktuellen Situation sind, zeigt auch die aktuelle Deloitte-Studie „Rechnungswesen in Zeiten von Covid-19“. Sie verdeutlicht, dass Unternehmen die Bedeutung automatisierter Abläufe erkannt haben.

Je digitaler gearbeitet wird, desto ortsunabhängiger ist man bei der Ausübung der Tätigkeit, so die Erfahrung. Unter den Top 5 der dauerhaften Lösungen im Rechnungswesen nennen die befragten Unternehmen daher unter anderem das Einscannen von Rechnungsbelegen, elektronische Freigabe-Workflows und die elektronische Ablage der Belege.

Wobei das Einscannen von Rechnungsbelegen lediglich der erste, kleine Schritt in eine digitale Richtung ist. Intelligente Lösungen digitalisieren Prozesse im Rechnungswesen im Ganzen, indem sie Geschäftsbelege elektronisch erkennen, prüfen und buchen. Ganz gleich, ob sie ursprünglich als Papierbeleg per Post, als PDF per E-Mail oder EDI eingegangen sind.

Alle eingegangenen Dokumente werden in einem zentralen Rechnungseingangsbuch aufgelistet und sind damit auch im Homeoffice einsehbar und bearbeitbar. Freigabe-Workflows laufen ebenfalls elektronisch ab und können standortunabhängig über mobile Endgeräte eingesehen und bearbeitet werden.

Eine solche digitalisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen reduziert den manuellen Aufwand im Rechnungswesen und beschleunigt die Abwicklung von Zahlungen. Erfolgreich umgesetzt hat man dies beispielsweise bei Ricola, einem der innovativsten Bonbonhersteller der Welt: Das Unternehmen hat im Rahmen der S/4-Hana-Implementierung im Greenfield-Ansatz die Chance genutzt, alte Prozesse zu überdenken und zu optimieren.

Unter anderem auch die elektronische Verarbeitung von Kreditorenrechnungen. Mit Tangro-Software hat man hier nicht nur Durchlaufzeiten beschleunigt und Kosten reduziert, sondern auch die Transparenz signifikant verbessert. Im Eingangsbuch sieht das Finanzteam auf einen Blick den Status jedes einzelnen Beleges und weiß zu jedem Zeitpunkt, bei wem sich eine Rechnung zur Bearbeitung befindet.

Direkt im Eingangsbuch kann auch die Verarbeitung jedes Belegs und bei Bedarf ein Workflow gestartet werden. Die meisten Genehmiger greifen dann per Web-Workflow auf die zu genehmigenden Rechnungen zu.

Im Idealfall fallen sogar diese Schritte weg. Wer ganzheitlich denkt und methodisch vorgeht, erreicht Verbesserungen abteilungsübergreifend und über Prozessketten hinweg. Für das Rechnungswesen als abschließender Schritt im Beschaffungsprozess heißt das: Wenn die Vorprozesse gut organisiert sind und schon das Bestellwesen perfekt funktioniert, dann läuft die Buchhaltung am Ende reibungslos.

Wenn schon Bedarfe im System erfasst sind und zu diesem frühen Zeitpunkt auch die Kontierung geklärt ist, dann wird der Anteil manueller Arbeit in der Rechnungsverarbeitung stark reduziert. Der Abgleich mit der Bestellung erfolgt automatisch. Stellt das System keine Abweichungen fest, kann die Rechnung direkt im Hintergrund gebucht werden, falls dies gewünscht ist.

Ganzheitlichkeit sollte auch technologisch verstanden werden. Digitalisierungslösungen im Finanzbereich integrieren sich sinnvollerweise in die Systemlandschaft des Unternehmens. Sind die Systeme harmonisiert, dann werden Daten innerhalb des Unternehmens gemeinsam nutzbar.

So sieht man das auch bei Ricola: Bei der Evaluation des neuen Kreditoren-Verarbeitungstools stand deshalb unter anderem im Vordergrund, dass die Lösung komplett in SAP integriert ist und dass das Tool S/4-fähig ist. Anforderungen, die Tangro erfüllt.