Digitalización desde la base
Ahora que muchos empleados han pasado a trabajar desde casa prácticamente de la noche a la mañana, las lagunas de digitalización en la empresa se hacen evidentes a más tardar. El trabajo flexible desde cualquier lugar sólo es posible si se dispone de métodos y herramientas digitales. Allí donde el trabajo sigue basándose en el papel, los procesos se paralizan porque no hay acceso a la información.
La importancia de los procesos electrónicos para las finanzas y la contabilidad, especialmente en la situación actual, también se pone de manifiesto en el actual estudio de Deloitte "Contabilidad en tiempos de Covid-19". Ilustra que las empresas han reconocido la importancia de los procesos automatizados.
Según la experiencia, cuanto más digitalizado esté el trabajo, más independiente del lugar en el que se realice. Así, entre las 5 principales soluciones permanentes en contabilidad, las empresas encuestadas nombran, entre otras cosas, el escaneado de recibos de facturas, los flujos de trabajo de aprobación electrónica y el archivo electrónico de recibos.
Escanear documentos de facturación es sólo el primer y pequeño paso hacia la digitalización. Las soluciones inteligentes digitalizan los procesos contables en su conjunto al reconocer, comprobar y contabilizar electrónicamente los recibos comerciales. Independientemente de si se recibieron originalmente como documentos en papel por correo postal, como PDF por correo electrónico o EDI.
Todos los documentos recibidos se registran en un libro central de recepción de facturas, por lo que también pueden consultarse y procesarse en la oficina central. Los flujos de trabajo de aprobación también se ejecutan electrónicamente y pueden visualizarse y editarse a través de dispositivos móviles, independientemente de la ubicación.
Este procesamiento digitalizado de las facturas entrantes reduce el esfuerzo manual en contabilidad y acelera la tramitación de los pagos. Esto se ha implementado con éxito en Ricola, por ejemplo, uno de los fabricantes de caramelos más innovadores del mundo: la empresa aprovechó la oportunidad para replantear y optimizar los procesos antiguos como parte de la implementación de S/4 Hana en el enfoque greenfield.
Entre otras cosas, la tramitación electrónica de las facturas de cuentas a pagar. Con el software de Tangro, no sólo se han acelerado los tiempos de tramitación y se han reducido los costes, sino que también se ha mejorado notablemente la transparencia. El equipo financiero puede ver de un vistazo el estado de cada documento y sabe en todo momento quién está tramitando una factura.
El tratamiento de cada documento y, en caso necesario, un flujo de trabajo también puede iniciarse directamente en la bandeja de entrada. La mayoría de los aprobadores acceden entonces a las facturas que deben aprobarse a través del flujo de trabajo web.
En el mejor de los casos, incluso estos pasos pueden eliminarse. Quienes piensan de forma holística y proceden metódicamente consiguen mejoras en todos los departamentos y cadenas de procesos. En el caso de la contabilidad, como paso final del proceso de aprovisionamiento, esto significa: si los procesos preliminares están bien organizados y el sistema de pedidos ya funciona perfectamente, al final la contabilidad funcionará sin problemas.
Si los requisitos ya están registrados en el sistema y la imputación también se aclara en esta fase inicial, la cantidad de trabajo manual en el procesamiento de facturas se reduce considerablemente. La comparación con el pedido se realiza automáticamente. Si el sistema no detecta discrepancias, la factura puede contabilizarse directamente en segundo plano, si así se desea.
El holismo también debe entenderse desde el punto de vista tecnológico. Las soluciones de digitalización en el ámbito de las finanzas se integran de forma sensata en el panorama de sistemas de la empresa. Si los sistemas están armonizados, los datos pueden utilizarse conjuntamente dentro de la empresa.
Esta es también la opinión de Ricola: al evaluar la nueva herramienta de procesamiento de cuentas por pagar, la atención se centró, entre otras cosas, en el hecho de que la solución está completamente integrada en SAP y que la herramienta es compatible con S/4. Estos son requisitos que Tangro cumple. Tangro cumple estos requisitos.
