„… doch Ordnung lehrt euch Zeit gewinnen.“

Wie jedes Thema, das zeitaufwändig und (noch) nicht so sehr dringend ist, wird der Umgang mit alten Datenbeständen im SAP Solution Manager oft vernachlässigt. Irgendwann holt einen das Thema doch ein und man muss sich mehr oder weniger umgehend damit befassen.

Wenn es so weit ist, stehen die Zuständigen vor vielen offenen Fragen und wissen erst mal nicht, wo anzufangen ist. Aber fangen wir mal mit den richtigen Fragen an: Wann ist Datenarchivierung im SAP Solution Manager notwendig? Welche Szenarien gibt es? Was soll mit den Daten passieren?

Die große Upgrade-Welle auf SAP Solution Manager 7.2 ist nun langsam vorüber. Die meisten sind spätestens vor dem gefürchteten OSS-Shutdown Anfang des Jahres umgestiegen.

Das war für viele Unternehmen das zweite Upgrade innerhalb der letzten zehn Jahre. Daher haben viele SAP-Solution-Manager-­Systeme-Datenbestände, die eventuell weit mehr als zehn Jahre alt sind.

Da liegen alte Support Notifications, Änderungsanträge und Änderungsdokumente und Sonstiges rum. Braucht man das Zeug noch? Wohin damit? Wie bekommt man das aus dem System raus?

Die Standardantwort lautet hier: Archivieren!

Mit dem Standard-Archivierungstool (SARA) können auch im SAP Solution Manager Archivierungsdurchgänge für alle CRM-Belegarten durchgeführt werden. Die entsprechenden Archivierungsobjekte sind im System bereits vorhanden.

Das Tool löscht die Belege aus der Datenbank und schreibt diese in eine Archivdatenbank. Ob das Archiv weiterhin aufbewahrt oder komplett gelöscht wird, bleibt den Zuständigen überlassen. Die Einsicht in die archivierten Daten ist weiterhin über das Archivierungstool für einige Berechtigte möglich, solange die Datenarchive extern noch aufbewahrt werden.

Bei der Archivierung über SARA bleiben allerdings einige Datenbestände, die mit CRM-Belegen verknüpft sind, wie zum Beispiel angehängte Dateien, in der entsprechenden Ablage bestehen (KW). Information Lifecycle Management (ILM) wurde spätestens im Zusammenhang mit der DSGVO für viele Unternehmen zu einer unverzichtbaren Komponente im gesamten Application-Life­cycle-Management-Kontext.

Damit kann man punktgenau steuern, wann Daten nicht mehr zugänglich sein sollen, aber immer noch im System aufbewahrt werden, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Doch einige haben sich beim Umstieg auf den SAP Solution Manager 7.2 gegen das Upgrade und für eine Neuinstallation entschieden. Das alte 7.1-System war dann in der Übergangsphase noch verfügbar und zugänglich.

Nun ist es aber an der Zeit, das alte SolMan-System einzustellen, damit Hardware- und Operations-Kosten entfallen. Was soll nun mit den Datenbeständen passieren? Incidents, Problems, Wissensartikel beinhalten wertvolle Informationen über die Lösungsvorschläge im operativen IT- Support-Betrieb für SAP- und auch Non-SAP-Landschaften.

Diese stellen eine wertvolle Wissensdatenbank dar und sind weiterhin im operativen Betrieb oft unverzichtbar. ChaRM-Belege enthalten die Dokumentation über die Änderungen in der Projekt- und Wartungslandschaft und sind damit auch weiterhin zehn Jahre lang auditrelevant.

Ein System als Read-Only oder Archiv-System zu betreiben ist aufwändig, kostspielig und schränkt den Zugang zu den Daten oft enorm ein. Nur ein kleiner Kreis von berechtigten Personen hätte Zugriff darauf. Also wäre damit die Nutzung als Wissensquelle nicht gewährleistet.

Denkbar wäre dann folgendes Szenario: Vor dem System-Sunset noch die wertvollen Daten exportieren und für die Support-Mannschaft im SAP Solution Manager und/oder den Audit sichern und zugänglich machen. Danach kann sich das alte SolMan-System in den verdienten Ruhestand verabschieden.

Selbstverständlich erfordert das Vorhaben dann gründliche Analyse der zu archivierenden Daten und ein Konzept, welche Daten wie zu sichern sind.