Mit S/4HANA Cloud liegt für American Air Filter (AAF) die Zukunft der sauberen Luft in der Cloud

Dr. Angelika Schwartz, Head of IT bei AAF Europe/Dinair, und Frank Kreß, Vice President Finance/Controlling/IT bei AAF Europe, im Gespräch mit Jan Kretschmer, SAP, Center of Expertise für Cloud ERP.

AAF hat seit der Gründung 1921 das Ziel, Kunden mit frischer Luft zu versorgen. Diese Mission ist heute wichtiger denn je. Menschen brauchen saubere Luft zum Leben – mit sich schnell weiter entwickelnden Konsumverhalten z.B. durch zunehmende Klimatisierung von Wohn- und Arbeitsräumen, oder Umweltbedingungen wie Corona-Virus und Feinstaub.

Was war die Ausgangssituation bei AAF Europe?

Kreß: In Europa sind wir mit fünf Fabriken und diversen Vertriebs- und Servicegesellschaften in zwölf verschiedenen Ländern aktiv, mit unterschiedlichen Ausprägungen und IT-Systemen. Entsprechend verbesserungsfähig war die Durchgängigkeit der Prozesse, die Transparenz und die Steuerungsfähigkeit. Um dies zu verbessern, benötigten wir eine Harmonisierung der Prozesse und eine Veränderung der Organisation hin zum „Intelligenten Unternehmen“. Ziel war es, den Kunden z.B. durch valide Lieferinformationen stärker in den Mittelpunkt zu stellen, die Automatisierung der Routineprozesse z.B. durch maschinelles Lernen zu erhöhen, in Echtzeit eine konsolidierte Sicht auf die Abläufe unserer Einheiten zu erhalten, insgesamt die Unternehmensagilität z.B. für das Erschließen neuer Vertriebskanäle zu beschleunigen. Kurz gesagt, zu optimierten Kosten mehr Kunden zu gewinnen und zu halten.

Was musste sich deshalb ändern? Welche Anforderungen musste der neue Ansatz für Sie erfüllen?

Kreß: Schnell wurde klar, dass dies mehr als ein IT-Projekt ist. Es ist ein kultureller Wandel in Abläufen und Sichtweisen. Abläufe und Einheiten auf ein gemeinsames ERP-System zu bringen reichte uns nicht aus. Uns war wichtig, auch prozessual auf einen gemeinsamen Standard zu kommen. Im traditionellen Ansatz per Unternehmens-Template droht erfahrungsgemäß Komplexität statt Standard. Wir wollten daher einen Standard, der auf übergreifenden Best Practices aufbaut. Und noch wichtiger: Einen Standard, der sich automatisch weiter entwickelt.

Schwartz: Das bringt drei Anforderungen mit sich. Erstens, das System muss vom Hersteller mit breitbandigen Standardprozessen vorkonfiguriert sein. Zweitens, dieser Standard muss laufend durch den Hersteller gepflegt werden, mit automatischen Updates. Drittens, wir benötigten ein brauchbares Konzept zur Anpassung dieses Standards. Von kleinen aber wichtigen Erweiterungen wie AAF-individuellen Feldern beispielsweise im Lieferschein, damit wir vermerken konnten, in welchem Raum der Filter montiert werden soll, bis hin zu komplexeren Erweiterungen wie der spezifischen Nutzung unserer Handscanner in den Lagern.

Kreß: Die Lösung sollte mit geringem IT-Aufwand und per monatlicher Nutzungsgebühr genutzt werden können. Daher suchten wir eine skalierbare, cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung. Da das Projekt maßgeblich mit den Fachbereichen realisiert werden sollte, musste die neue Lösung diesen Ansatz konzeptionell unterstützen.

Sie haben sich für SAP S/4HANA Cloud entschieden. Was waren die ausschlaggebenden Argumente dafür?

Kreß: S/4HANA Cloud passt für uns am besten. Es ist eine vorkonfigurierte Lösung, die auf hunderten prozessualen Vorlagen aufbaut, den Best Practices. Diese erstrecken sich quer über alle Unternehmensprozesse, vom Monatsabschluss in den jeweiligen Rechnungslegungsstandards bis zur Chargenverfolgung in der Logistikkette. Die Best Practices sind zudem lokalisiert auf die jeweiligen Länder, z.B. Steuerreports.

Für die Ende-zu-Ende-Integration der Prozesse nutzen wir ebenfalls Best Practices. Das erstreckt sich von der Anbindung der Shopfloor-Systeme über die Anbindung unserer Hausbanken bis hin zu den genannten Handscannern. Die Schnittstellen sind dabei von SAP präzise beschrieben und stabil, so dass auch Updates aller Systeme jederzeit möglich sind.

Wichtig: Diese Best Practices sind auf Basis unzähliger Projekte durch SAP konzipiert und plakativ beschrieben, mit Prozessflussdiagrammen etc. Die Anwender konnten so direkt die Standards prüfen und die AAF-Konfiguration in den Fit-to-Standard-Workshops erarbeiten.

Schwartz: S/4HANA Cloud ist eine echte Cloud-Lösung. Die Anwender greifen auf die Lösung über eine sichere Internetverbindung zu, wie im Online-Banking. Die Subscription beinhaltet Lizenzen, HANA-Datenbanken und den kompletten gemanagten Rechenzentrum-Betrieb hier bei SAP in Deutschland, wie auch die Weiterentwicklung der Best Practices und Lokalisierungen, die wir mehrfach pro Jahr automatisch per Update erhalten, sowie dedizierte Ansprechpartner, die uns operativ unterstützen. Wir können uns mit dem IT-Team darauf konzentrieren, die Fachbereiche wertschöpfend zu unterstützen und Innovationen umzusetzen.

Welche Ergebnisse sehen Sie?

Kreß: Wir kommen dem Ziel des „intelligenten Unternehmens“ näher. Die Total Cost of Ownership werden reduziert, z.B. durch die beschleunigte Implementierung und den deutlich niedrigeren IT-Aufwänden im Betrieb. Wir erhalten verbesserte Transparenz und Agilität, eine einfache Skalierbarkeit – und auch ein viel besseres Anwendererlebnis, da S/4HANA Cloud einfach über Browser und mobiles Endgerät genutzt wird.

Für andere Unternehmen, die ein vergleichbares Projekt planen: Was sind aus Ihrer Sicht Erfolgsfaktoren oder Stolpersteine?

Kreß: Es ist ein Projekt aus der Unternehmensstrategie und der Fachbereiche, ein Veränderungsprozess. Es ist kein IT-Projekt. Ein Sponsor wie Geschäftsführer oder Inhaber muss maßgeblich top-down mitwirken. Sie oder er muss das Zielbild gestalten und die Belegschaft mitnehmen, die Veränderung moderieren, Leitplanken definieren, Themen priorisieren und ggf. heikle Fragen im Lenkungskreis entscheiden. Das läuft nicht einfach so nebenher.

Schwartz: Wir haben früh analysiert, welche Einheiten ähnlich sind oder ähnlich werden sollen: Welche Mitarbeiter aus den Fachbereichen vertreten diese Cluster „bottom-up“, wie mischen wir dabei Skeptiker und Unterstützer? So haben wir das interne Kernteam geformt. Wir arbeiten eng mit den SAP-Serviceorganisationen als auch dem SAP-Partner Allgeier zusammen. Diese Kombination funktioniert bei uns exzellent.

COVID-19 hat viele Unternehmen in eine schwierige Phase gebracht. Kann S/4HANA Cloud in diesen Zeiten entlasten und unterstützen?

Kreß: Definitiv! Das Corona Virus zeigt, wie wichtig Cloud und das Intelligente Unternehmen sind. Mit einer Cloud-Lösung ist es egal, ob die Mitarbeiter im Büro, beim Kunden, oder im Homeoffice sind. Und in einem intelligenten Unternehmen können wir unerwartete Bedarfsschwankungen oder Verschiebungen in den Vertriebskanälen besser bewältigen, da alle Lagerbestände, Produktionskapazitäten, Kontrakte usw. auf Knopfdruck über alle Einheiten hinweg ersichtlich sind. Wir können einfacher und validere Entscheidungen treffen, um saubere Luft für unsere Kunden zu liefern.

Allgemeine Informationen zu S/4HANA liefert z.B. der SAP Experts Podcast. Hören Sie hier in die die erste Folge hinein:

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