Managed Invoice Service §302 vereinfacht Rezeptabrechnungsprozess

Medizinische Leistungserbringer müssen Rezepte mit den 145 gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) in Deutschland in elektronischer Form abrechnen. Hierzu ist zum Beispiel von den Hilfsmittelanbietern gemäß Paragraf 302 SGB V ein aufwändiger Prozess einzuhalten.

Daher übergeben viele Leistungserbringer diese elektronische Abrechnung in die Hände spezialisierter Abrechnungsdienstleister. Linde Healthcare Deutschland, ein Anbieter für medizinische Gase, dazugehörige Medizinprodukte und Services, wollte jedoch die hohen Kosten einsparen, die durch diese Auslagerung der Abrechnung entstehen.

Deshalb wurde eine alternative Lösung für den Rezeptabrechnungsprozess gesucht, der auch mit der weltweit eingesetzten SAP-Landschaft harmoniert. Managed Invoice Service §302 für Rezeptabrechnung von Seeburger erfüllt beide Anforderungen.

„Der Gesamtprozess der Rezeptabrechnung ist sehr kompliziert und aufwändig. Gerade dann, wenn noch ein Rechnungsprovider zwischengeschaltet ist, der aus Papierrechnungen elektronische Rechnungen erstellt. An dieser Stelle ist es sinnvoll, den Ablauf direkter sowie einfacher zu gestalten und möglichst zu automatisieren, um dadurch Kosten einzusparen“

erklärt Andreas Judt, Head of Business Unit Healthcare DACH, Seeburger.

Auch eine Studie von A.T. Kearney erkennt in dieser Komplexität einen enormen Kostenfaktor im Gesundheitswesen. So müssen bei der Rezeptabrechnung neben der elektronischen Rechnung auch alle Papierrechnungen und deren Begleitdokumente an die GKV übertragen werden.

Dabei machen die Datenannahmestellen der GKV für die Leistungserbringer jeweils unterschiedliche technische Vorgaben, wie die Rechnungsdaten auszusehen haben. Zusätzlich stören inkompatible Systeme sowie zahlreiche Schnittstellen und Insellösungen den Datentransfer.

IT-Lösungen sind gefordert

In technischer wie finanzieller Hinsicht stellen diese Voraussetzungen für Hilfsmittelanbieter wie Linde Healthcare eine große Herausforderung dar.

Rechtliche Restriktionen im Datenschutz und ständiges Rückversichern sowie das andauernde Einholen von Genehmigungen führen zu einer indirekten und langsamen Kommunikation aller am Prozess Beteiligten.

„Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben droht eine generelle Rechnungskürzung um bis zu fünf Prozent, wenn zum Beispiel die Abrechnungsdaten nicht per elektronischer Datenübertragung oder maschinell verwertbar auf Datenträgern übermittelt werden.

Dabei verlangt die technische Spezifikation zur Umsetzung des Paragrafen 302 SGB V mit seinen über 100 Seiten eine aufwändige Konfiguration. Dazu kommen noch die einzelnen Anforderungen der Krankenkassen und ihrer Datenannahmestellen. Eine EDI-Lösung muss das alles abbilden“

sagt Karin Dieckmann, Teamleitung Backoffice HC-O-CB Homecare, Linde Health­care Deutschland.

Monatlich erstellt Linde Healthcare 20.000 Rechnungen für die Krankenkassen. Bisher übermittelte das Unternehmen die dafür notwendigen Papierbelege an einen Abrechnungsprovider, der auf Krankenkassen spezialisiert ist.

Dieser erzeugte aus dem Papier elektronische Rechnungen und übersandte sie an die Datenannahmestellen der Krankenkassen.

„Die anfallenden Kosten für solche Abrechnungsdienstleister sind aufgrund ihrer Aufwände beim Handling sehr hoch. Deshalb suchte Linde Healthcare nach einer Alternative zu den traditionellen Dienstleistern, die alle ähnliche Lösungen anbieten.

Linde hat sich für unseren Managed Invoice Service §302 entschieden, da wir das Outsourcing der elektronischen Abrechnung zu deutlich niedrigeren Kosten und mit größerer Transparenz erbringen können“

sagt Andreas Judt.

Der Managed Invoice Service §302 bietet einen unkomplizierten, direkten Ansatz und ermöglicht so die hohe Kostenreduktion. Die Seeburger Healthcare Integration Suite ist dabei die zentrale Instanz, über die sämtliche Rechnungsprozesse ablaufen.

Nun erfolgt die komplette Übertragung der Inhouse-Rechnungen vom SAP-ERP-System bis zu den Datenannahmestellen der jeweiligen GKV vollständig automatisiert und direkt. Suite und SAP-Umgebung harmonieren medienbruchfrei.

Damit das komplexe Regelwerk für die verschiedenen Vorgaben der GKV und ihrer Datenannahmestellen an einer Stelle gespeichert ist, wird die Health­care Integration Suite im hochsicheren Karlsruher Rechenzentrum als Managed Service betrieben.

Dort werden die Rechnungsdaten in das geforderte Edifact-Format konvertiert und verschlüsselt. Zusätzlich wird eine sogenannte Auftragsdatei erstellt. Beide Dateien werden dann an die entsprechenden Annahmestellen der Kassen gesendet.

„Unser bisheriger Dienstleister stellte uns die komplette Summe nach 25 Tagen zur Verfügung und die Rechnungen wurden als gezahlt verbucht. Die Absetzung der Kasse folgte allerdings erst ein bis zwei Monate später, sodass wir die Forderungen wieder öffnen mussten.

Dies verzögerte die Rezeptabrechnung enorm. Mit der neuen Lösung nutzen wir nun unsere Direktverträge mit den Kassen. So erhalten wir ohne langwierige, komplizierte Buchhaltungsprozesse beispielsweise schon nach 17 Tagen unser Geld, was für uns einen großen zeitlichen und somit finanziellen Vorteil schafft“

sagt Karin Dieckmann.

Bessere Datenqualität, direkte Kommunikation

Die Linde-Mitarbeiter erhalten nun sofort eine Rückmeldung über die versandten Rechnungsdaten. Die Healthcare Integration Suite unterzieht beispielsweise die Rechnungsdaten einem ­Compliance Check, um eventuell darin vorhandene Fehler zu finden und umgehend an Linde zu melden.

Auch die Rückmeldungen der Datenannahmestellen der GKV, ob eine Rechnung bestätigt wurde oder nicht, erfolgen sofort. Dadurch kann Linde eine schnelle Korrektur durchführen. Mit dem Wegfall des Drittanbieters geht also auch eine gründliche Auseinandersetzung mit der Qualität der eigenen Daten und interner Prozesse einher.

„Mit der Seeburger-Lösung haben sich sowohl unsere Datenqualität als auch die interne Kommunikation zwischen den Abteilungen enorm verbessert“

resümiert Karin Dieckmann.

„Zum einen liegt dies an der hohen Transparenz der Lösung, zum anderen auch am sorgfältigeren Umgang mit sämtlichen Rechnungsdaten.“

Durch die direkte Kommunikation mit den Krankenkassen lassen sich inhaltliche Fehler durch einen kurzen Anruf beheben, ohne dass Rechnungen zurückgeschickt werden müssen und dadurch unnötig Zeit verlorengeht. Neben geringeren Kosten profitiert Linde Healthcare somit ebenfalls von einer verbesserten Datenqualität.

Nach der Umstellung vom bisherigen Provider auf die Managed-Service-Lösung wollen die Projektpartner bereits den nächsten Ausbauschritt angehen. Linde Healthcare Deutschland plant, den heute noch weitgehend papierbasierten Prozess der Auftragsbearbeitung und des Rezeptdurchlaufs digital abzubilden und die Daten im ERP sowie im Archivsystem zu hinterlegen.

Dabei soll künftig am Anfang des Prozesses angesetzt werden: ab dem Empfang des Rezepts vom Krankenhaus oder verschreibenden Arzt.