Daten anzapfen, Informationen gewinnen

Daten sind nur der Rohstoff, aus dem Entscheidungen gemacht sind. Bevor aus der Vielzahl an Daten, die wir täglich generieren, verlässliche Informationen und daraus wiederum fundierte Entscheidungen werden, sind häufig mehrere Zwischenschritte notwendig. Daten an sich haben noch keinen Wert, Informationen umso mehr.

Die Entscheidungstheorie hat hierfür den Begriff des Informationswertes geprägt. Darunter versteht man den Aufwand, den ein Entscheider für die Beschaffung und Strukturierung von Informationen höchstens aufwenden darf, damit er den Nutzen einer besseren Entscheidung nicht übersteigt.

So weit die Theorie. In der Praxis war die Aufbereitung von Daten für CFOs komplex. Noch bevor sie fundierte Entscheidungen treffen konnten, mussten sie häufig beträchtlichen Aufwand in die Strukturierung der Daten investieren.

Das führte nicht selten dazu, dass Entscheidungen auf Grundlage einer unzureichenden Datenbasis gefällt wurden, wie eine Studie von Horváth und Partner herausgefunden hat.

Mit S/4 öffnen sich CFOs neue Möglichkeiten der Entscheidungsfindung – die obendrein noch den Informationswert steigern. Denn mit S/4 erhalten Entscheider nicht nur eine anwenderfreundliche, standardisierte Aufbereitung aller entscheidungs­relevanten Daten. Sie kommen auch sehr schnell und einfach an die betreffenden Informationen, ohne dass sie viel Aufwand in die Strukturierung der Daten stecken müssen.

Anstatt beispielsweise eine Auswertung via „Menüposition“ aufzurufen, um das Ergebnis zu erfahren, zeigen die Kacheln des Dashboards in S/4 bereits das Ergebnis als Kennzahl an. Zusätzlich wird es in Ampelfarben bewertet.

Nicht umsonst hat die übersichtliche Fiori-Benutzeroberfläche SAP den Red Dot Design Award eingebracht. Zwischensummen müssen nicht mehr in Listen gesucht werden, sondern werden nach dem Aufruf einer App grafisch aufbereitet dargestellt.

Über Filterfunktionen lassen sich die gewünschten Informationen weiter eingrenzen. Für den Fall, dass Informationen hinterfragt werden sollen, muss der CFO nicht die jeweilige Vorgangsnummer notieren, um sie dann in einem weiteren Programmaufruf zu analysieren.

Vielmehr kann er direkt in alle Übersichten oder Detailanzeigen – bis hin zum Ursprungsbeleg – verzweigen. Will er weitere Prozessbeteiligte in seine Entscheidung einbeziehen, kann er anstelle eines Screenshots einen Link teilen, der den Empfänger ohne weitere Eingabe von Daten direkt zu der hinterfragten Anzeige führt.

Durch umfangreiche Such- und Selektionsmöglichkeiten in S/4 Finance erspart man sich, Informationsstrukturen wie Kostenstellen oder Konten vorher anzulegen, diese in den entsprechenden Hierarchien zu pflegen und dem Anwender eine Vielzahl an Kontierungsmöglichkeiten anzubieten.

Dies spart enorm viel Zeit und Verwaltungsaufwand und erhöht gleichzeitig die Flexibilität. Mit wenig Aufwand stehen dem CFO also alle Informationen zur Verfügung, die er für fundierte Entscheidungen braucht. Mehr noch: Er wird über KPIs und Ampelfunktionen sogar darauf hingewiesen, an welchen Stellen dringender Handlungs- oder Entscheidungsbedarf besteht.

Das zahlt sich in allen Bereichen des Finanzwesens aus, ganz besonders aber dort, wo regelmäßig Entscheidungen getroffen oder angepasst werden müssen, die auf aktuellen Informationen basieren, wie im Cash Management oder bei Kreditlimitprüfungen.

Mit S/4 können Entscheidungen im Finanzwesen schneller und besser getroffen werden. Da Informationen aus allen Unternehmensbereichen vorliegen, werden letztlich alle Entscheidungen mit geringerem Aufwand gefällt – und der Informationswert steigt.

Abgesehen vom betriebswirtschaftlichen Vorteil, der sich daraus ergibt, lassen sich alle Entscheidungen, die auf dieser Basis gefällt werden, einfach und nachvollziehbar dokumentieren.

Das macht den Entscheidungsprozess aus Sicht des CFO nachhaltig und transparent. Letztlich wachsen damit auch das Vertrauen in die Arbeit des CFOs und der Einfluss der FI-Kennzahlen.