Extrovertiert oder introvertiert?

Wer soll oder muss das führende System sein? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist immer der Anwendungsfall. Dieser Artikel zeigt, wie unterschiedlich Unternehmen in der Praxis ihre SAP- und ECM-Anwendungen gestalten und welche Gründe für die Verantwortlichen jeweils im Vordergrund stehen.

Extrovertiert oder introvertiert: Wie sehr nach außen oder innen gerichtet muss eine Software sein? Das lässt sich nicht pauschalisieren, sondern ist vom jeweiligen Anwendungsfall im Unternehmen abhängig. SAP hat seine Stärken in der Verarbeitung der Daten, während ECM-Systeme wie Doxis4 von SER führend bei der Be- und Verarbeitung der Dokumente sind.

Dort, wo Dokumente die Geschäftsprozesse dominieren, treten Enterprise-Content-Management-(ECM-)Lösungen in den Vordergrund. In diesem Kontext sind sie extrovertiert.

Geht es dagegen um eine reine Beleg­archivierung zur Ergänzung von SAP-Transaktionen, nimmt das ECM quasi die introvertierte Rolle ein und steuert für die Anwender unbemerkt die in SAP fehlende Archivfunktion bei.

Die Anwendungsszenarien im SAP-Kontext der Unternehmen sind vielfältig. In Abhängigkeit von der jeweiligen IT-Strategie und Aufgabenstellung ergeben sich Fragen, die darüber entscheiden, wie extrovertiert oder introvertiert das jeweilige System sein wird. Jedes Unternehmen findet hier eigene Antworten, wie die folgenden Beispiele zeigen.

Anwendungsvielfalt in der Versicherungsbranche

Die Bestandsverwaltungsprozesse in der Versicherungswirtschaft folgen dem Life­cycle eines Versicherungsvertrags, eines Schadenfalls etc. Die jeweiligen Teilprozesse und die Zuweisung zur Bearbeitung an die Mitarbeiter werden durch Workflow-Systeme gesteuert.

Diese überwachen auch dynamisch die Lastverteilung und differenzieren nach unterschiedlichen Servicelevels. Die zur Vorgangsbearbeitung erforderlichen Dokumente werden in elektronischen Akten wie Personen-, Vertrags-, Schaden- oder Hypothekenakte aufbewahrt, die wiederum eng mit dem Workflow-System und dem Bestandsführungssystem gekoppelt sind.

Neu hinzukommende Dokumente, wie z. B. Anträge, Schadenmeldungen etc., werden dazu bereits beim Posteingang digitalisiert, archiviert, den elektronischen Akten strukturiert zugeordnet und zur Bearbeitung in die Postkörbe des Workflows gelegt.

Je nach Bearbeitungsschritt stehen die zu bearbeitenden Daten oder das Dokument im Vordergrund. Dementsprechend ist einmal das Bestandsführungssystem und ein anderes Mal das ECM das führende System. Solchen unternehmensweiten Anwendungen müssen moderne ECM-Technologien zugrunde liegen, die sich, einmal installiert, je nach Anwendungsbereich unterschiedlich gestalten und verknüpfen lassen.

Die Prozesse, Strukturen, Komponenten und Funktionen müssen sich dazu beliebig kombinieren lassen und skalierbar sein. Dazu bedarf es einer plattform­basierten ECM-Technologie wie Doxis4 von SER, die alle Komponenten eines Enterprise Con­tent Management auf ­Basis einer einheitlichen Technologieplattform anbietet und deren Komponenten sich flexibel, beliebig und redundanzfrei kombinieren und verknüpfen lassen.

Nicht zu vergessen: Die Leistungsfähigkeit im „Maschinenraum“ muss gegeben sein, um derart komplexe unternehmens­weite Lösungen unter den Aspekten Last (z. B. Datenvolumina, Anzahl der User etc.) und Sicherheit (z. B. Hochverfügbarkeit, Clusterfähigkeit) abzudecken.

Die DEVK-Mitarbeiter betreuen bundesweit rund vier Millionen Kunden mit über 14 Millionen Risiken in allen Versicherungssparten. In den Betriebsbereichen, die sich zum Beispiel mit Neuanträgen, Vertragsänderungen etc. beschäftigen, ist Doxis4 das führende System.

Dort nutzt die DEVK auch den Workflow des ECM-Systems, um die Vorgangsbearbeitung zu steuern. Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen dient das ECM-System als Belegarchiv für SAP FI/CO. Die Rechnungsbelege sind mit den Transaktionen in SAP verknüpft.

Im Schadenbereich nutzt die Kölner Versicherungsgesellschaft die Archivkomponente der Doxis4-iECM-Suite von SER als Dokumentenarchiv für das Claims Management mit SAP CM.

Die elektronische Schadenakte kommt mit ihrer Logik und Struktur aus SAP, kann aber ebenfalls über das ECM-Frontend recherchiert werden. Prozesse in der Schadenbearbeitung werden über SAP Business Workplace gesteuert. ECM und SAP wurden im Schadenbereich parallel implementiert, um sie optimal aufeinander abstimmen zu können.

Projektmanagement in Planung und Bau

Für die Projektmanagementgesellschaft zur Planung und Baudurchführung von Bundesfernstraßen in Deutschland ist ein Enterprise Content Management unverzichtbar.

Komplexe Projekte erfordern jederzeit den vollständigen und aktuellen Überblick über die gesamte Dokumentation wie Verträge, Begleitdokumente, Planungsunterlagen, Korrespondenz etc. Aktualität heißt dabei: immer mit den neuesten Dokumentversionen zu arbeiten. Hierbei bildet das Doxis4 iECM die Informationsklammer zu SAP.

Für Jens Düssel, Abteilungsleiter IT und Organisation bei DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau, geht es darum, die SAP-Daten mit den dazugehörigen Dokumenten im ECM-System zu verknüpfen.

Die Frage nach führend oder nicht führend ist demnach hier nur zweitrangig. Im Vertragsmanagement setzt DEGES über SAP und ECM hinaus noch weitere Fachanwendungen ein, sodass die Informationsklammer in Abhängigkeit vom Anwendungsfall beliebige weitere Anwendungen einschließen kann.

ECM in der Industrie

Prozessunterstützung ist für die FEV-Gruppe, einen international führenden Dienstleister in der Fahrzeugentwicklung, ein wichtiges Argument für Enterprise Content Management. „Ein modernes ECM-System fungiert nicht einfach nur als Archivsystem für SAP, sondern erlaubt vor allem die Integration dieser Belege und Metainformationen in andere Prozesse. Hier liegt der wesentliche ECM-Mehrwert“, betont Georg P. Genender, Product and Demand Management, Corporate IT – Aachen, FEV Europe.

Collaboration in der Produktion

Für den Automobilzulieferer Eissmann Group Automotive mit Sitz im schwäbischen Bad Urach und Produktionsstätten auf drei Kontinenten gehört ECM zusammen mit SAP zu den tragenden, strategischen IT-Applikationen des Unternehmens. SAP und Doxis4 iECM sind in den verschiedensten Bereichen der Unternehmensgruppe miteinander verzahnt.

Jüngstes Beispiel im Bereich ­Collaboration ist der Doxis4 iRoom, eine Platform-as-a-Service-(PaaS-)Lösung, die soeben mit dem Digital Leader Award ausgezeichnet wurde. Die in das Eissmann-Lieferantenportal integrierte Lösung ermöglicht den weltweit mehr als 1000 Partnern des Spezialisten für Fahrzeuginnenausstattung den Austausch mit dem Eissmann-Einkauf.

Der im Portal eingebundene iRoom ist mit der elektronischen Lieferantenakte verknüpft, die – neben Dokumenten – auch Daten aus dem SAP-System enthält. Über den virtuellen Informationsraum können Lieferanten unter anderem ihre Zertifikate aktualisieren, Abbildungen von Werkzeugen hochladen und ihre Bewertungen einsehen und kommentieren.

Introvertiert oder extrovertiert – bei Software ist das keine Frage des Charakters oder des Geschmacks. In vielen Fällen ist es sogar zweitrangig, welches System führend ist. Wichtiger ist, dass die Anwender eine 360-Grad-Sicht auf Informationen erhalten und Geschäftsprozesse durchgehend unterstützt werden.