Freigabeprozess per Power App: Das Beste aus SAP und Microsoft 365

Rund 2000 individuelle Auftrags- und Kreditlimitfreigaben sind jedes Jahr bei Roto Frank Dachsystem-Technologie (Roto DST) ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements. 

Durch die individuelle Anpassung von Auftrags- und Kreditlimits kann Roto DST seine Kunden auch bei rasantem Wachstum, in Großprojekten oder während saisonaler Spitzen effizient unterstützen und dabei gleichzeitig eigene Risiken minimieren. Allerdings unterliegt dieser wichtige Prozess mit Blick auf Transparenz und Compliance im Rahmen des Internen Kontrollsystems (IKS) besonderen Auflagen. Bislang wurde der Prozess in den zehn internationalen Gesellschaften der Division DST heterogen gehandhabt. 

Durch eine Entflechtung der IT auf Konzernebene fiel zudem eine bisher genutzte Lösung weg. All das machte eine Veränderung des Ablaufs notwendig. Vor diesem Hintergrund entschied sich Roto DST dazu, den Prozess divisionsweit zu vereinheitlichen und vollständig mit einem digitalen Freigabeprozess zu unterstützen. Eine Umsetzung in SAP ergab technisch und wirtschaftlich keinen Sinn, da mit dem anstehenden Wechsel von SAP ECC nach S/4 Hana die notwendige Investition verloren gewesen wäre. Gleichzeitig ist SAP die Quelle für alle relevanten Daten und Zielsystem für das Ergebnis.

Model-driven Power App

Da auch andere Freigabeprozesse bei Roto DST in Microsoft 365 abgebildet sind, entschied sich das Unternehmen dafür, den Prozess für Auftrags- und Kreditlimitfreigaben als Model-driven Power App mit Anbindung an Microsoft Teams zu realisieren. Für eine zeitnahe und kosteneffiziente Umsetzung wandte sich Roto DST an das Power-Platform-Team bei Net at Work.

Zu Beginn des Projektes wurden die Anforderungen an einen neuen, einheitlichen Prozess zur Auftrags- und Kredit-limitfreigabe über alle zehn Landesgesellschaften hinweg formuliert. 

Klar war dabei, dass der Freigabeprozess aus dem SAP getriggert werden würde, die User intuitiv und auch via mobile Geräte eingebunden werden sollten und das Ergebnis ins SAP zurückfließen muss. Der gesamte Prozess sollte dabei IKS-konform – beispielsweise mit Wahrung des Vier-Augen-Prinzips – umgesetzt und lückenlos als PDF im SAP-Archiv dokumentiert werden.

„Uns hat der Pragmatismus der Kollegen von Net at Work sehr gut gefallen. Durch das iterative Vorgehen und die schnell greifbaren Ergebnisse der Low-Code-Entwicklung konnten wir die fachlichen Anforderungen effizient umsetzen. Dabei stand der Nutzen für uns stets im Fokus“, so Marco Schneider, Leiter Finanzbuchhaltung bei Roto Frank Dachsystem-Technologie. Die neue Po-wer App – von Net at Work als Model-driven-App entwickelt – wird unter Verwendung des Schnittstellen-Tools MuleSoft aus dem SAP mit allen notwendigen Daten versorgt. 

Eigenständig oder integriert

Sie ordnet datengetrieben die einzelnen Freigaben den jeweils richtigen Entscheidern zu, berücksichtigt dabei diverse Schwellenwerte für unterschiedliche Regeln und Eskalationsebenen und kann verschiedene Sprachen und Währungen verarbeiten. 

Besonders wurde auf die Usability für die Anwender geachtet. Die App kann sowohl eigenständig als auch integriert in die gewohnte Teams-Umgebung genutzt werden. Sie folgt den bekannten Bedienmustern etablierter Anwendungen und erfordert keinen großen Trainingsaufwand. Sie erinnert die Entscheider per E-Mail an ausstehende Aufgaben und sorgt für Transparenz, Effizienz und Schnelligkeit.

„Für die divisionsweite Harmonisierung dieses Prozesses wollten wir keine unnötigen Hürden aufbauen. Deshalb war es uns wichtig, unseren Usern keine weitere Workflow-Lösung zuzumuten, sondern sie dort abzuholen, wo sie sich sowieso aufhalten. Da ist Microsoft 365 und insbesondere Teams eine sehr gute Wahl – auch, weil der mobile Zugriff einfach möglich ist“, sagt Marco Schneider, Leiter Finanzbuchhaltung bei Roto Frank Dachsystem-Technologie.

Einstieg in M365-Plattformstrategie

Ein wesentlicher Leitgedanke in der IT bei Roto DST ist die Reduktion von Komplexität durch die Konzentration auf wenige Plattformen und schlanke Prozesse. So prüft das Unternehmen zunächst immer, ob neu auftretender Bedarf mit den bereits vorhandenen Standardsoftwarelösungen zu decken ist. Ist eine Lösung zu teuer, nicht passend oder nur mit umfassenden Änderungen nutzbar, entscheidet sich das Unternehmen für eine Individualentwicklung.

Neben SAP gehörte Microsoft 365 bereits zu den breit genutzten Plattformen bei Roto DST. Individualsoftware, die wie die neue Power App zur Auftrags- und -Kreditfreigabe auf der M365-Plattform aufsetzt, fügt sich daher nahtlos in die -Gesamt-IT-Architektur des Unternehmens ein. So entstehen aus IT-Sicht Synergien im Bereich des Betriebs, in der Entwicklung und beim Aufbau des notwendigen Know-hows. 

„Microsoft 365 und die Power Platform bieten uns ein erhebliches Potenzial, unseren Modern Workplace mit individuellen Anwendungen anreichern und damit schnell und flexibel auf neue Anforderungen der Fachseiten reagieren zu können. Das Zusammenspiel mit SAP als zentrale Plattform verlief reibungslos“, so Robin -Imhof, SAP-Consultant bei Roto Frank Dachsystem-Technologie.

Hyper-Care-Ansatz

Zum Erfolg des Projektes trugen zwei Angebote von Net at Work besonders bei. Zum einen wurde für die kritische Phase der Inbetriebnahme ein sogenannter Hyper-Care-Ansatz umgesetzt. Dabei standen die Experten von Net at Work dem Kunden kontinuierlich mit Rat und Tat zur Seite, um potenziell auftretende Schwierigkeiten kurzfristig beheben zu können. 

Weiterhin wurde zwischen den beiden Unternehmen eine Managed-Service–Vereinbarung geschlossen. Das Team
von Net at Work übernimmt damit die weitere Pflege und Wartung der Anwendung und entlastet so die interne IT des Kunden.

„Die Zusammenarbeit mit Net at Work hat Spaß gemacht und war von Professionalität und schneller Reaktion geprägt. Die Aufwandsschätzung war sehr gut und auch auf unsere Änderungswünsche wurde flexibel reagiert“, so Robin Imhof, SAP-Consultant bei Roto Frank Dachsystem-Technologie. 

Das Projekt wurde innerhalb nur weniger Monate von der Idee bis zum inter-nationalen Roll-out in zahlreichen europäischen Ländern sehr erfolgreich um-gesetzt. Heute führt Roto DST mit der neuen Lösung rund 2000 Auftrags- und Kreditlimitfreigaben pro Jahr nach klaren Vorgaben, vollständig dokumentiert und jederzeit transparent und effizient durch. Auch in Zeiten des Wandels ließ sich so mithilfe einer individuellen Power App ein wichtiger Prozess europaweit harmonisieren. 

Modern Workplace

Das Beispiel zeigt, dass mit Power Apps und Microsoft 365 als etablierter Plattform auch individuelle, systemübergreifende Anforderungen im Modern Workplace effizient und benutzerfreundlich umgesetzt werden können. Die Integra-tion von Drittsystemen wie SAP in die -gewohnte Arbeitsumgebung des Modern Workplace bringt neue Prozesse und Anwendungen dorthin, wo die User sich wohlfühlen. (Quelle: Net at Work)