Processus de validation par Power App : le meilleur de SAP et Microsoft 365

Environ 2000 validations individuelles de commandes et de limites de crédit constituent chaque année chez Roto Frank Dachsystem-Technologie (Roto DST) un élément essentiel de la gestion des risques. 

Grâce à l'adaptation individuelle des limites de commande et de crédit, Roto DST peut soutenir efficacement ses clients, même en cas de croissance rapide, de grands projets ou pendant les pics saisonniers, tout en minimisant ses propres risques. Toutefois, ce processus important est soumis à des obligations particulières en termes de transparence et de conformité dans le cadre du système de contrôle interne (SCI). Jusqu'à présent, le processus était géré de manière hétérogène dans les dix sociétés internationales de la division DST. 

La séparation de l'informatique au niveau du groupe a en outre entraîné la disparition d'une solution utilisée jusqu'alors. Tout cela a nécessité une modification du processus. C'est dans ce contexte que Roto DST a décidé d'uniformiser le processus à l'échelle de la division et de le soutenir entièrement par un processus de validation numérique. Une mise en œuvre dans SAP n'avait pas de sens sur le plan technique et économique, car avec le passage imminent de SAP ECC à S/4 Hana, l'investissement nécessaire aurait été perdu. En même temps, SAP est la source de toutes les données pertinentes et le système cible pour le résultat.

Model-driven Power App

Comme d'autres processus de validation chez Roto DST sont également représentés dans Microsoft 365, l'entreprise a décidé de réaliser le processus de validation des commandes et des limites de crédit en tant que Model-driven Power App avec une connexion à Microsoft Teams. Pour une mise en œuvre rapide et rentable, Roto DST s'est adressé à l'équipe Power Platform de Net at Work.

Au début du projet, les exigences d'un nouveau processus uniforme de validation des commandes et des limites de crédit ont été formulées pour l'ensemble des dix sociétés nationales. 

Il était clair que le processus de validation devait être déclenché à partir de SAP, que les utilisateurs devaient être intégrés de manière intuitive et également via des appareils mobiles et que le résultat devait être réinjecté dans SAP. L'ensemble du processus devait être mis en œuvre conformément au SCI - par exemple en respectant le principe du double contrôle - et être documenté sans faille sous forme de PDF dans les archives SAP.

„Nous avons beaucoup apprécié le pragmatisme des collègues de Net at Work. Grâce à l'approche itérative et aux résultats rapidement tangibles du développement low-code, nous avons pu mettre en œuvre efficacement les exigences professionnelles. L'utilité a toujours été au centre de nos préoccupations“, explique Marco Schneider, responsable de la comptabilité financière chez Roto Frank Dachsystem-Technologie. La nouvelle application Po-wer - développée par Net at Work en tant qu'application Model-driven - est alimentée avec toutes les données nécessaires à partir de SAP en utilisant l'outil d'interface MuleSoft. 

Autonome ou intégré

Elle attribue les différentes validations aux bons décideurs en fonction des données, tient compte de diverses valeurs seuils pour différentes règles et niveaux d'escalade et peut traiter différentes langues et devises. 

Une attention particulière a été accordée à la convivialité pour les utilisateurs. L'application peut être utilisée de manière autonome ou intégrée dans l'environnement habituel de l'équipe. Elle suit les modèles d'utilisation connus des applications établies et ne nécessite pas de formation importante. Elle rappelle aux décideurs par e-mail les tâches en attente et assure transparence, efficacité et rapidité.

„Nous ne voulions pas créer d'obstacles inutiles à l'harmonisation de ce processus à l'échelle de la division. C'est pourquoi il était important pour nous de ne pas imposer à nos utilisateurs une solution de workflow supplémentaire, mais d'aller les chercher là où ils se trouvent de toute façon. Microsoft 365, et en particulier Teams, est un très bon choix, notamment parce que l'accès mobile est facile“, explique Marco Schneider, responsable de la comptabilité financière chez Roto Frank Dachsystem-Technologie.

Entrée dans la stratégie de plateforme M365

L'une des principales idées directrices de l'informatique chez Roto DST est de réduire la complexité en se concentrant sur un petit nombre de plates-formes et sur des processus allégés. Ainsi, l'entreprise commence toujours par vérifier si les nouveaux besoins qui apparaissent peuvent être couverts par les solutions logicielles standard déjà existantes. Si une solution est trop chère, inadaptée ou ne peut être utilisée qu'avec des modifications importantes, l'entreprise opte pour un développement individuel.

Outre SAP, Microsoft 365 faisait déjà partie des plates-formes largement utilisées par Roto DST. Les logiciels individuels qui, comme la nouvelle Power App pour la validation des commandes et des crédits, reposent sur la plate-forme M365, s'intègrent donc parfaitement dans l'architecture informatique globale de l'entreprise. Du point de vue informatique, des synergies sont ainsi créées dans le domaine de l'exploitation, du développement et de la mise en place du savoir-faire nécessaire. 

„Microsoft 365 et la Power Platform nous offrent un potentiel considérable pour enrichir notre Modern Workplace avec des applications individuelles et ainsi réagir rapidement et de manière flexible aux nouvelles exigences des sites spécialisés. L'interaction avec SAP en tant que plateforme centrale s'est déroulée sans problème“, explique Robin -Imhof, consultant SAP chez Roto Frank Dachsystem-Technologie.

Approche Hyper Care

Deux offres de Net at Work ont particulièrement contribué au succès du projet. D'une part, une approche dite "hyper-care" a été mise en œuvre pour la phase critique de la mise en service. Les experts de Net at Work ont assisté le client en permanence afin de pouvoir résoudre rapidement les difficultés potentielles. 

En outre, un accord de service géré a été conclu entre les deux entreprises. L'équipe
de Net at Work se charge ainsi de l'entretien et de la maintenance ultérieurs de l'application, soulageant ainsi le service informatique interne du client.

„La collaboration avec Net at Work a été agréable et marquée par le professionnalisme et la rapidité de réaction. L'estimation de la charge de travail était très bonne et ils ont également réagi avec flexibilité à nos demandes de modification“, déclare Robin Imhof, consultant SAP chez Roto Frank Dachsystem-Technologie. 

Le projet a été mis en œuvre avec succès en quelques mois seulement, depuis l'idée jusqu'au déploiement international dans de nombreux pays européens. Aujourd'hui, grâce à la nouvelle solution, Roto DST réalise environ 2000 validations de commandes et de limites de crédit par an selon des directives claires, entièrement documentées et toujours transparentes et efficaces. Même en période de changement, un processus important a pu être harmonisé dans toute l'Europe à l'aide d'une Power App individuelle. 

Lieu de travail moderne

Cet exemple montre qu'avec Power Apps et Microsoft 365 comme plateforme établie, il est possible de mettre en œuvre de manière efficace et conviviale des exigences individuelles et inter-systèmes dans le Modern Workplace. L'intégration de systèmes tiers comme SAP dans l'environnement de travail habituel du Modern Workplace apporte de nouveaux processus et applications là où les utilisateurs se sentent à l'aise. (Source : Net at Work)