Proceso de publicación mediante Power App: lo mejor de SAP y Microsoft 365

En Roto Frank Dachsystem-Technologie (Roto DST), unas 2.000 autorizaciones individuales de pedidos y límites de crédito constituyen cada año una parte esencial de la gestión de riesgos. 

Mediante el ajuste individual de los límites de pedidos y créditos, Roto DST puede prestar un apoyo eficaz a sus clientes incluso en periodos de rápido crecimiento, grandes proyectos o picos estacionales, minimizando al mismo tiempo sus propios riesgos. Sin embargo, este importante proceso está sujeto a requisitos especiales en términos de transparencia y cumplimiento como parte del sistema de control interno (SCI). Hasta la fecha, el proceso se ha gestionado de forma diferente en las diez empresas internacionales de la división DST. 

La desagregación de las TI a nivel de Grupo también significó que una solución utilizada anteriormente ya no estaba disponible. Todo ello hizo necesario cambiar el proceso. En este contexto, Roto DST decidió estandarizar el proceso en toda la división y apoyarlo plenamente con un proceso de aprobación digital. Una implantación en SAP no tenía sentido desde el punto de vista técnico ni económico, ya que la inversión necesaria se habría perdido con el próximo cambio de SAP ECC a S/4 Hana. Al mismo tiempo, SAP es la fuente de todos los datos relevantes y el sistema de destino del resultado.

Aplicación de potencia basada en modelos

Dado que otros procesos de aprobación de Roto DST también están mapeados en Microsoft 365, la empresa decidió implementar el proceso de aprobación de pedidos y límites de crédito como una Power App basada en modelos con conexión a Microsoft Teams. Roto DST recurrió al equipo de Power Platform de Net at Work para una implementación oportuna y rentable.

Al inicio del proyecto, se formularon los requisitos de un nuevo proceso normalizado para la aprobación de pedidos y límites de crédito en las diez empresas nacionales. 

Estaba claro que el proceso de aprobación se activaría desde SAP, que los usuarios debían integrarse de forma intuitiva y también a través de dispositivos móviles y que el resultado debía fluir de vuelta a SAP. Todo el proceso debía implementarse de conformidad con el SCI -por ejemplo, manteniendo el principio de doble control- y documentarse íntegramente como PDF en el archivo SAP.

„Nos gustó mucho el pragmatismo de nuestros compañeros de Net at Work. Gracias al enfoque iterativo y a los resultados rápidamente tangibles del desarrollo de código bajo, pudimos implementar los requisitos técnicos de forma eficiente. Siempre nos centramos en los beneficios para nosotros“, afirma Marco Schneider, responsable de contabilidad financiera de Roto Frank Dachsystem-Technologie. La nueva aplicación Po-wer -desarrollada por Net at Work como aplicación basada en modelos- recibe todos los datos necesarios de SAP mediante la herramienta de interfaz MuleSoft. 

Independiente o integrado

Asigna las aprobaciones individuales a los responsables adecuados en función de los datos, tiene en cuenta varios valores umbral para diferentes normas y niveles de escalado y puede procesar diferentes idiomas y divisas. 

Se ha prestado especial atención a la facilidad de uso para los usuarios. La aplicación puede utilizarse tanto de forma independiente como integrada en el entorno familiar de Teams. Sigue los patrones de funcionamiento habituales de las aplicaciones establecidas y no requiere una gran formación. Recuerda a los responsables las tareas pendientes por correo electrónico y garantiza transparencia, eficacia y rapidez.

„No queríamos crear obstáculos innecesarios para la armonización de este proceso en toda la división. Por eso era importante para nosotros no imponer otra solución de flujo de trabajo a nuestros usuarios, sino recogerlos donde estuvieran de todos modos. Microsoft 365 y Teams en particular son una muy buena opción, también porque el acceso móvil es sencillo“, afirma Marco Schneider, responsable de contabilidad financiera de Roto Frank Dachsystem-Technologie.

Estrategia de entrada en la plataforma M365

Uno de los principios rectores de Roto DST en materia de TI es la reducción de la complejidad centrándose en unas pocas plataformas y procesos sencillos. Por ello, la empresa siempre empieza por comprobar si las nuevas necesidades pueden satisfacerse con las soluciones de software estándar existentes. Si una solución es demasiado cara, no es adecuada o sólo puede utilizarse con grandes cambios, la empresa se decide por un desarrollo a medida.

Junto con SAP, Microsoft 365 ya era una de las plataformas más utilizadas en Roto DST. El software personalizado basado en la plataforma M365, como la nueva Power App para la aprobación de pedidos y créditos, encaja perfectamente en la arquitectura informática general de la empresa. Desde el punto de vista informático, esto crea sinergias en las áreas de operaciones, desarrollo y creación de la experiencia necesaria. 

„Microsoft 365 y Power Platform nos ofrecen un potencial considerable para enriquecer nuestro Modern Workplace con aplicaciones personalizadas y poder reaccionar así de forma rápida y flexible a los nuevos requisitos de los especialistas. La interacción con SAP como plataforma central se desarrolló sin problemas“, afirma Robin Imhof, consultor SAP de Roto Frank Dachsystem-Technologie.

Enfoque hiperasistencial

Dos ofertas de Net at Work contribuyeron especialmente al éxito del proyecto. En primer lugar, en la fase crítica de la puesta en servicio se aplicó el denominado enfoque de hiperatención. Para ello, los expertos de Net at Work proporcionaron al cliente asesoramiento y apoyo continuos con el fin de resolver a corto plazo cualquier posible dificultad. 

Las dos empresas también han firmado un acuerdo de servicios gestionados. El equipo
Net at Work se encarga del mantenimiento posterior de la aplicación y libera así al departamento informático interno del cliente.

„La colaboración con Net at Work fue divertida y se caracterizó por la profesionalidad y la rapidez de respuesta. La estimación de costes fue muy buena y también respondieron con flexibilidad a nuestras peticiones de cambio“, afirma Robin Imhof, consultor SAP de Roto Frank Dachsystem-Technologie. 

El proyecto se implantó con gran éxito en pocos meses, desde la idea inicial hasta el despliegue internacional en numerosos países europeos. En la actualidad, Roto DST utiliza la nueva solución para llevar a cabo alrededor de 2.000 aprobaciones de pedidos y límites de crédito al año de acuerdo con especificaciones claras, totalmente documentadas y de forma transparente y eficiente en todo momento. Incluso en tiempos de cambio, un proceso importante se ha armonizado en toda Europa con la ayuda de una Power App individual. 

Lugar de trabajo moderno

El ejemplo muestra que, con Power Apps y Microsoft 365 como plataforma establecida, los requisitos individuales de varios sistemas también pueden implementarse de forma eficiente y sencilla en el Modern Workplace. La integración de sistemas de terceros, como SAP, en el entorno de trabajo familiar del Modern Workplace aporta nuevos procesos y aplicaciones allí donde los usuarios se sienten cómodos. (Fuente: Net at Work)