85 Prozent der Daten sind überflüssig
Performanceprobleme und zahlreiche Duplikate in den Stammdaten verhinderten eine optimale Systemnutzung beim Klinik- und Pflegebettenproduzenten Stiegelmeyer. Klarheit brachte der Datavard Fitness Test: Nun können 700 Eigenentwicklungen stillgelegt und 86 Prozent der Daten archiviert werden.
Die Stiegelmeyer-Gruppe steht für qualitativ hochwertige Betten für den Klinik- und Pflegebereich. Das Unternehmen mit Sitz in Herford exportiert seine Produkte in über 60 Länder und unterhält Vertriebsgesellschaften in Belgien, Finnland, Frankreich, den Niederlanden, Polen und Südafrika.
Seit 1998 nutzt Stiegelmeyer SAP ERP als Unternehmenssoftware. Im Laufe der Jahre kamen viele Eigenentwicklungen dazu, die Datenflut wuchs und es machten sich Performance-Probleme im ERP-System bemerkbar.
„Die Systemperformance brach zeitweise ein. Zusätzlich bekamen wir von unseren Vertriebsmitarbeitern Rückmeldungen, dass das System aufgrund von Duplikaten in den Stammdaten unübersichtlich sei und der richtige Kunde nicht auf Anhieb gefunden werden konnte“
beschreibt Sebastian Frensemeier, IT Application Manager bei Stiegelmeyer, die Ausgangslage.
„Das war für uns ein berechtigter Grund, aktiv zu werden.“
Mithilfe einer Systemanalyse sollten die vorhandenen Schwachstellen im gewachsenen ERP-System aufgedeckt und Ansatzpunkte für eine Optimierung gefunden werden. Zusätzlich wollte Stiegelmeyer anhand der Analyseergebnisse die Leistungen des SAP-Hosting-Anbieters überprüfen und einem Benchmarking unterziehen.
„Uns war klar, dass es Schwachstellen im System gibt, wir wussten aber nicht genau, wo diese liegen und ob sie sich mit den Aussagen unserer Anwender decken würden“
so Frensemeier.
Von einer Systemanalyse versprach sich der IT-Fachmann Detailerkenntnisse zur Systemleistung und -stabilität, Datenhaltung und -qualität sowie zu Compliance- und Sicherheitsaspekten.
Systemanalyse mit Aha-Effekt
Die Entscheidung fiel auf das Analysetool Datavard Fitness Test des Software-und Beratungsunternehmens Datavard. Die Anwendung war von Datavard als Standardprodukt entwickelt worden, um laufende SAP-Systeme möglichst ressourcenschonend zu analysieren und zu optimieren.
Das Tool kombiniert eine automatische Tiefenanalyse mit einem Benchmarking, das Daten aus über 300 SAP-Systemen internationaler Unternehmen enthält. Auf dieser Basis identifiziert Datavard Fitness Test die Stärken und Schwächen des Systems und erstellt daraus umsetzbare Handlungsempfehlungen.
Analysiert werden das Datenvolumen aller enthaltenen Daten verbunden mit einer Vorhersage des zu erwartenden Wachstums, die Systemperformance hinsichtlich Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit sowie die Datenqualität.
Darüber hinaus prüft Datavard Fitness Test Compliance- und Sicherheitsaspekte und deckt Bereiche mit besonders großem Archivierungs- und Housekeeping-Potenzial auf. Zusätzlich werden potenzielle Abap-Code-Konflikte analysiert und dargestellt.
Laufzeit durch Anpassungen verkürzt
Das Projekt lief reibungslos an.
„Wir hatten einen festen Ansprechpartner und wöchentliche Status-Calls zur Vorbereitung. Das lief alles sehr ressourcenschonend ab“
so Frensemeier. Zunächst sollte ein Testlauf im Qualitätssicherheits-System stattfinden, da es das Produktivsystem exakt widerspiegelt. Zu diesem Zweck wurden die Transporte importiert und geprüft, ob sie systemkompatibel sind.
„Wir haben die Analyse zunächst im Q-System gestartet. Schnell war klar, dass sich durch einige Programm-Modifikationen durch Datavard selbst die Laufzeit auf einen Monat reduzieren ließe“
berichtet Frensemeier.
Zum Jahreswechsel bereiteten die Projektbeteiligten bei Stiegelmeyer den Start im Produktivsystem vor.
„Wir hielten Rücksprache mit unserem Hosting-Dienstleister, um durch kleinere Systemoptimierungen im Vorfeld die gewünschte Performance sicherstellen zu können.
Vereinbart wurde, die Batchprozesse zu verdoppeln und die Dialogprozesse zu verringern. Der Fitness Test sollte schließlich im laufenden Betrieb durchgeführt und das Tagesgeschäft nicht beeinträchtigt werden“
so der IT-Fachmann.
Anfang März startete schließlich der vierwöchige Durchlauf des Datavard Fitness Test im Produktivsystem, der ohne Probleme verlief. Bei einer Vor-Ort-Präsentation erklärten die Datavard-Berater die Ergebnisse der Systemanalyse und gaben konkrete Handlungsempfehlungen.
Optimierungspotenzial aufgedeckt
Die Ergebnisse aus der Systemanalyse zeigen deutlichen Nachholbedarf hinsichtlich der Datenarchivierung und Anwendungsstilllegung. Im Benchmark lag Stiegelmeyer in einigen Punkten im unteren Drittel der 300 Vergleichssysteme.
„Der Aha-Effekt war im SD-Bereich und im CO-Umfeld besonders hoch“
resümiert Frensemeier.
„In beiden Bereichen können wir 85 Prozent des Datenbestandes archivieren, das entspricht 55 GB.“
Eine weitere Überraschung zeigte sich bei den Eigenentwicklungen. Der Fitness Test hatte ermittelt, dass 700 der 1500 Eigenentwicklungen nicht mehr benutzt werden. Eine Stilllegung dieser Anwendungen würde potenzielle Sicherheitslücken schließen, Kosteneinsparungen ermöglichen. Auch die Anzahl der modifizierten Standardprogramme erstaunte:
„Wir wussten, dass wir einige Standardprogramme angefasst hatten, die tatsächliche Anzahl von 918 Modifikationen hat uns dann aber doch verblüfft“
so Frensemeier. Weniger überrascht war die IT-Abteilung von der Datenqualität der Stammdaten, denn die Ergebnisse bestätigten die Aussagen der Anwender.
Die Ergebnisse waren in diesem Fall hilfreich für die Gespräche mit den Fachabteilungen. Denn für die geplante Neueinführung eines CRM-Systems sollte die Stammdatenqualität deutlich verbessert werden.
Fazit: Prädikat „Sehr ressourcenschonend“
Die Systemanalyse war reibungslos verlaufen und nahm wenig Zeit der IT-Abteilung von Stiegelmeyer in Anspruch.
„Am meisten beeindruckte mich, dass das Projekt sehr autark ablief. Wir hatten intern nicht viel Aufwand, da alles durch Datavard gemanagt wurde. Über die gesamte Projektlaufzeit entstand ein interner Personalbedarf von etwa zwei Tagen“
fasst Frensemeier zusammen.
Die mit der Analyse verbundenen Ziele waren erreicht worden: Mithilfe der Analyse konnten die „Blind spots“ im System identifiziert und Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt werden.
„Wir wussten, dass es bei uns Optimierungspotenzial gibt, aber nicht wo. Überrascht hat uns, dass wir mit so wenig Aufwand so viel erreichen können“
so Frensemeier.
Aufgabe der IT-Abteilung ist es nun, die Handlungsempfehlungen umzusetzen. In einem Jahr soll der Fitness Test nochmals gestartet werden, um zu sehen, ob alle Hausaufgaben erledigt wurden und wie sie sich im System auswirken.
