El 85% de los datos son superfluos

Los problemas de rendimiento y los numerosos duplicados en los datos maestros impedían un uso óptimo del sistema en el fabricante de camas para hospitales y residencias de ancianos Stiegelmeyer. La prueba de idoneidad de Datavard aportó claridad: ahora se pueden cerrar 700 desarrollos internos y archivar el 86% de los datos.

El Grupo Stiegelmeyer es sinónimo de camas de alta calidad para el sector hospitalario y asistencial. La empresa, con sede en Herford, exporta sus productos a más de 60 países y cuenta con empresas de venta en Bélgica, Finlandia, Francia, Países Bajos, Polonia y Sudáfrica.

Stiegelmeyer lleva utilizando SAP ERP como software empresarial desde 1998. Con el paso de los años, se añadieron muchos desarrollos propios, creció la avalancha de datos y los problemas de rendimiento del sistema ERP se hicieron notar.

"El rendimiento del sistema se colapsaba a veces. Además, nuestro personal de ventas nos comentó que el sistema era confuso debido a los duplicados en los datos maestros y que no se podía encontrar al cliente adecuado a la primera".

así es como Sebastian Frensemeier, Director de Aplicaciones Informáticas de Stiegelmeyer, describe la situación inicial.

"Era una razón legítima para que actuáramos".

Con la ayuda de un análisis del sistema, debían descubrirse los puntos débiles existentes en el sistema ERP ampliado y encontrarse puntos de partida para la optimización. Además, Stiegelmeyer quería utilizar los resultados del análisis para revisar y comparar los servicios del proveedor de alojamiento SAP.

"Sabíamos que había puntos débiles en el sistema, pero no sabíamos exactamente dónde estaban ni si coincidirían con lo que decían nuestros usuarios".

dice Frensemeier.

El experto en TI esperaba un análisis del sistema que ofreciera información detallada sobre el rendimiento y la estabilidad del sistema, el almacenamiento y la calidad de los datos, así como aspectos de cumplimiento y seguridad.

Análisis de sistemas con efecto aha

La decisión se tomó a favor de la herramienta de análisis Datavard Fitness Test de la empresa de software y consultoría Datavard. La aplicación fue desarrollada por Datavard como producto estándar para analizar y optimizar los sistemas SAP en funcionamiento de la forma más eficiente posible desde el punto de vista de los recursos.

La herramienta combina un análisis automático en profundidad con una evaluación comparativa que incluye datos de más de 300 sistemas SAP de empresas internacionales. Sobre esta base, Datavard Fitness Test identifica los puntos fuertes y débiles del sistema y crea recomendaciones procesables.

Se analiza el volumen de todos los datos contenidos, junto con una previsión del crecimiento esperado, el rendimiento del sistema en términos de velocidad y fiabilidad, así como la calidad de los datos.

Además, Datavard Fitness Test comprueba los aspectos de cumplimiento y seguridad y descubre áreas con un potencial de archivado y housekeeping especialmente alto. Además, se analizan y presentan posibles conflictos de código Abap.

Tiempo de ejecución acortado por ajustes

El proyecto empezó sin contratiempos.

"Teníamos una persona de contacto fija y llamadas de estado semanales para la preparación. Todo fue muy eficiente en cuanto a recursos".

dice Frensemeier. En primer lugar, había que realizar una prueba en el sistema de control de calidad, ya que refleja exactamente el sistema productivo. Para ello, se importaron los transportes y se comprobó si eran compatibles con el sistema.

"Primero empezamos el análisis en el sistema Q. Enseguida quedó claro que, con algunas modificaciones del programa por parte de la propia Datavard, el tiempo de ejecución podía reducirse a un mes."

Frensemeier informa.

A principios de año, los participantes en el proyecto de Stiegelmeyer se prepararon para la puesta en marcha del sistema productivo.

"Consultamos a nuestro proveedor de servicios de alojamiento para poder garantizar el rendimiento deseado mediante pequeñas optimizaciones del sistema por adelantado.

Se acordó duplicar los procesos por lotes y reducir los procesos de diálogo. Al fin y al cabo, la prueba de idoneidad debía realizarse durante las operaciones en curso y el día a día de la empresa no debía verse afectado".

afirma el experto informático.

Por último, a principios de marzo comenzó en el sistema productivo la prueba de aptitud de Datavard, de cuatro semanas de duración, que se desarrolló sin contratiempos. Durante una presentación in situ, los consultores de Datavard explicaron los resultados del análisis del sistema y dieron recomendaciones concretas de actuación.

Potencial de optimización al descubierto

Los resultados del análisis del sistema muestran una clara necesidad de ponerse al día en materia de archivo de datos y desmantelamiento de aplicaciones. En el análisis comparativo, Stiegelmeyer se situó en el tercio inferior de los 300 sistemas de comparación en algunos puntos.

"El efecto aha fue especialmente elevado en el área SD y en el entorno CO".

Frensemeier resume.

"En ambas áreas, podemos archivar el 85% del stock de datos, lo que equivale a 55 GB".

Otra sorpresa la revelaron los desarrollos propios. El Fitness Test había determinado que 700 de los 1500 desarrollos propios ya no se utilizaban. El desmantelamiento de estas aplicaciones colmaría posibles lagunas de seguridad y permitiría ahorrar costes. También sorprendió el número de programas estándar modificados:

"Sabíamos que habíamos tocado algunos programas estándar, pero el número real de 918 modificaciones nos dejó atónitos"

afirma Frensemeier. El departamento informático se mostró menos sorprendido por la calidad de los datos maestros, ya que los resultados confirmaron las declaraciones de los usuarios.

En este caso, los resultados fueron útiles para las conversaciones con los departamentos especializados. Para la introducción prevista de un nuevo sistema CRM, había que mejorar considerablemente la calidad de los datos maestros.

Conclusión: "Muy eficiente en el uso de los recursos

El análisis del sistema había transcurrido sin contratiempos y había robado poco tiempo al departamento informático de Stiegelmeyer.

"Lo que más me impresionó fue que el proyecto era muy autosuficiente. No tuvimos mucho esfuerzo interno porque todo fue gestionado por Datavard. Durante toda la duración del proyecto, hubo una necesidad de personal interno de unos dos días."

Frensemeier resume.

Los objetivos asociados al análisis se habían alcanzado: Con ayuda del análisis, se pudieron identificar los "puntos ciegos" del sistema y señalar posibilidades de optimización.

"Sabíamos que teníamos potencial de optimización, pero no dónde. Nos sorprendió que pudiéramos conseguir tanto con tan poco esfuerzo".

dice Frensemeier.

La tarea del departamento de TI consiste ahora en aplicar las recomendaciones de actuación. Dentro de un año, se iniciará de nuevo la prueba de aptitud para comprobar si se han hecho todos los deberes y cómo afectan al sistema.