From horse to digital racehorse

Mit rund 2200 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 2,25 Milliarden Euro im Geschäftsjahr 2023 operiert das 1923 in Münster gegründete Familienunternehmen heute an über 20 Produk­tionsstandorten in Europa. Diese Erfolgsgeschichte wäre nicht ohne kontinuier­liche Innovation und Anpassung an neue Marktbedingungen möglich gewesen.

Ein Beispiel hierfür ist das Projekt One ­Fi­nance, das die digitale Transformation der Westfalen-Gruppe unterstützt. Das Unternehmen sieht sich systemseitig vor der Aufgabe, von SAP R/3 auf SAP S/4 Hana zu wechseln. Um den Anforderungen eines sich wandelnden Geschäftsumfelds optimal zu begegnen, legte Westfalen einen besonderen Fokus darauf, Finanz- und Geschäftsprozesse frühzeitig bereits in SAP R/3 zu modernisieren.

„Ein modernes Steuerungskonzept nach Segmenten benötigt strukturierte Finanzdaten in GuV und Bilanz, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Das war der Antrieb, in unserem bestehenden SAP R/3 das Neue Hauptbuch zu aktivieren, um eine Segmentrechnung zu realisieren, mit der wir präzise Zahlen für die einzelnen Geschäftsbereiche generieren können“, unterstreicht Tilman Heise, Leiter Controlling Systeme bei Westfalen.

Schrittweise Implementierung

Die Entscheidung einer schrittweisen Vorgehensweise durch Implementierung des Neuen Hauptbuchs (New GL) noch im aktuellen SAP R/3 war zudem davon motiviert, die Umstellung auf S/4 Hana vorzubereiten und damit Risiken zu minimieren. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, auch schon vor dem Umstieg von den verbesserten Finanzdaten zu profitieren.

„Wir haben verschiedene Optionen für die Einführung des SAP New General Ledger (New GL) durchgespielt und uns letztlich für eine Einführung im SAP R/3 mit unserem Migrationspartner cbs entschieden, um so den Umstieg auf S/4 Hana zu entzerren. Zugleich wollten wir die Chance im Rahmen des Projekts One Finance nutzen, unseren Kontenplan zu verschlanken und unser neues Steuerungskonzept mit Leben zu füllen“, erklärt Tilman Heise.

Tests und Anpassungen

Mehrere Testzyklen, darunter Unit-Tests, Integrationstests und Performance-Tests stellten sicher, dass die Migration innerhalb des geplanten Zeitrahmens erfolgreich durchgeführt werden konnte. Das bedingte auch Optimierungen der Hardware im Vorfeld der Umstellung: „Wir ­haben gemeinsam mit unseren Dienstleistern an der System-Performance gearbeitet, damit die Migration am geplanten Wochenende reibungslos verläuft“, erklärt Tilman Heise.

Das Kernteam umfasste Mitarbeitende aus den Bereichen Controlling, Fi­nance und Accounting sowie IT. Ergänzt wurde dieses Team durch den Migrationspartner cbs und weitere externe Beratende. Die enge Zusammenarbeit und frühzeitige Einbindung der Fachabteilungen waren entscheidend für den Projekt­erfolg. „Alle Beteiligten wurden früh involviert, damit sie effektiv mitarbeiten können. Besonderer Erfolgsfaktor bei dem Projekt war die offene Kommunikation.

Feedback wurde gegenseitig gegeben und angenommen. Es war eine sehr konstruktive Zusammenarbeit, wir gehen gemeinsam nach vorne“, reflektiert Stephan Tybus, Manager bei cbs Corpo­rate Business Solutions, der das Projekt mit der Westfalen-Gruppe leitete.

Präzise Steuerung

„Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden und werden jetzt die nächsten Schritte der Verbesserung und Optimierung, die wir uns vorgenommen haben, angehen. Wir haben mit One Finance schon jetzt in SAP R/3 eine gute Grundlage für eine moderne Unternehmenssteuerung geschaffen“, sagt Tilman Heise. „Die Westfalen-Gruppe zeigt eindrucksvoll, wie sich Tradition und Innovation erfolgreich verbinden lassen.

Mit der gezielten Modernisierung ihrer Finanzsysteme sichert sie sich eine zukunftsfähige Basis für nachhaltiges Wachstum. Mit präziseren Steuerungsinstrumenten und innovativen Prozessen bleibt sie auch in einem dynamischen Markt wettbewerbsfähig und ist damit ein Vorbild für erfolgreiche digitale Transformation im Mittelstand“, hebt Stephan Tybus, Manager bei cbs, hervor.

Westfalen-Gruppe

Die Westfalen-Gruppe ist in den Bereichen Technische Gase, Kälte und Wärme, Tankstellen und Mobilität sowie respiratorische Heimtherapie aktiv. Gerade der Energieträger Wasserstoff spielt im Bereich Nachhaltigkeit in immer mehr Bereichen eine wichtige Rolle. Das 1923 in Münster gegründete Familienunternehmen ist heute mit zahlreichen Tochter- und Beteiligungsgesellschaften an über 20 Produktionsstandorten in Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Frankreich, der Schweiz und Österreich vertreten. Im Geschäftsjahr 2023 wurde mit rund 2200 Mitarbeitenden ein Umsatz von über 2,25 Milliarden Euro erwirtschaftet.

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